Visuell automatisering av arbetsflöden låter dig visualisera och automatisera processer i din organisation. Du kan skapa så många arbetsflöden du vill som representerar organisationens rikedom och komplexitet. Du kan automatisera beslut som godkännanden. Du kan automatisera datahantering baserat på om/då-villkor, timers och godkännanden. Du kan automatisera kommunikationen med viktiga intressenter med e-postmeddelanden.

Du kan välja mellan en mängd olika aktiviteter:

• Generera manuella uppgifter tilldelas automatiskt till personer eller grupper.
• Godkännanden med olika resulterande beteenden baserat på beslutet.
• Om/sedan-villkor förgrenar arbetsflödessekvensen till olika grenar.
• Timers som väntar på en absolut tid eller en relativ tidsmängd.
• Väntevillkor som håller arbetsflödet kvar tills ett villkor är uppfyllt.
• E-postmeddelanden för att meddela intressenter om framstegen eller begära en åtgärd.
• Skript som körs som miniprogram under arbetsflödets körning.
• Generera nya ärenden automatiskt från samma mall eller en annan mall.

Uppgradera befintlig ESM-installation med visuell arbetsflödesautomation

Det är möjligt att uppgradera befintliga distributioner med Visual Workflow Engine. För att aktivera Visual Workflow Automation (VWA) måste följande förutsättningar vara uppfyllda:

• VWA-produktlicensen är installerad.
• VWA måste vara aktiverat i Systeminställningar->Plattformsinställningar->Arbetsflödesinställningar .
  
• Attributreferensen för godkännare i godkännandemallen måste vara inställd på personmall.
• Godkännandemappen måste skapas och länkas till godkännandemallen.
• Godkännarrollen måste skapas med produktbehörighet för organisationsmodulen (se kapitlet om godkännanden nedan) och ges läs- och uppdateringsbehörighet till mappen Godkännanden och mallen Godkännanden.
• Godkännandemall Utökad användarbehörighet måste vara inställd för rollen Godkännare.
• Skapa mappen Workflow Tasks och länka till mallen för Workflows-uppgifter (Kom ihåg att ge mappen en kod!).
  • Observera att arbetsflödesuppgiften är en systemmall.
• Lägg till läs- och uppdateringsbehörigheter för arbetsflödesuppgiftsmappen och mallar för roller som krävs för att arbeta med uppgifterna.
• Lägg till plattformsparametern i arbetsflödesinställningarna för workflow.approval.applicationUrl till en URL som pekar mot ESM, till exempel https://baselineen.efectecloud-demo.com/itsm/ (om den uppdateras efter att ett arbetsflöde skapats måste webbläsaren laddas om).
• Verifiera och om nödvändigt konfigurera plattformsparametrar för ESS-anslutning inklusive.
  • ess.url (till exempel https://mycompany.efectecloud-dev.com/api/ssc/).
  • ess.token (enligt definitionen i ESM- uid ).
  • ess.connection.parametrar (såsom ?connectTimeout=200,allowAllHostnamesInCertificate=true,acceptSelfSignedCertificates=true).

Skapande av arbetsflöden

Du kan skapa ett arbetsflöde i avsnittet Mallar i administrationsgränssnittet. I mallpanelen kan du välja med knappen Arbetsflöde om du vill skapa ett nytt arbetsflöde eller importera ett befintligt arbetsflöde från en fil.

Visuella arbetsflöden är en licensierbar funktion i ESM. Om du inte ser knappen Arbetsflöde i rutan Mallar har du inte en giltig produktlicens för Visual Workflow. Kontakta din ESM-leverantör om du vill skaffa Visual Workflow-licensen.

Mallens navigeringsträd med klasser, attribut och arbetsflöden:

Arbetsflöden är alltid länkade till mallar. Du måste först välja vilken mall ett arbetsflöde ska länkas till innan du kan skapa ett nytt arbetsflöde. Det nya arbetsflödet visas i mallens navigeringsträd under de klasser som tillhör mallen.

ESM kommer automatiskt att föreslå ett namn för det nya arbetsflödet baserat på mallnamnet. Du kan redigera namnet när som helst i namnlisten i arbetsflödesredigeraren.

Arbetsflöden, lyssnare och hanterare

Arbetsflödesåtgärder beter sig som den senaste lyssnaren före sparning. Lyssnaren anropas automatiskt efter att varje arbetsflödesnod har körts.

När arbetsflödesåtgärder gör ändringar i attribut på ett datakort kan körningen av hanterare utlösas.

När visuell arbetsflödesautomation tillämpas på befintliga konfigurationer måste hanterare och lyssnare kontrolleras igen och vid behov uppdateras.

Arbetsflödesredigerare

Arbetsflödesredigeraren består av tre huvudområden:

• Mallens navigeringsfönster till vänster.
• Arbetsflödessekvensens arbetsyta.
• Arbetsflödeskonfigurationsområde till höger.

Mallens navigeringsruta och arbetsflödeskonfigurationsområdet kan minimeras för att öka arbetsytans storlek när du utformar visuella arbetsflöden.

Konfiguration av arbetsflödeskörningsvillkor

Innan du utformar sekvensen för ett arbetsflöde är det bra att definiera under vilka förhållanden ett arbetsflöde ska köras.

Det kan finnas – och borde förmodligen finnas – flera arbetsflöden för olika företagsprocesser. Du kan till exempel ha ett arbetsflöde för rutinmässiga serviceförfrågningar, ett arbetsflöde för VIP-serviceförfrågningar och ett arbetsflöde för serviceförfrågningar med lågt värde.

Urvalskriterierna kan till exempel vara följande villkor för en serviceförfrågan:

• Serviceförfrågningskanal = Efecte självbetjäning OCH
• Status för serviceförfrågan = Inte startad OCH
• Tjänsteutbud = arbetsstationer

Urvalskriterier i området Arbetsflödeskonfiguration:

ESM kontrollerar om det finns nya problem som hanteras med en mall och om urvalskriterierna för arbetsflödet är uppfyllda, väljer ett arbetsflöde i enlighet med detta och börjar bearbeta arbetsflödet enligt den utformade processen.

Du måste välja minst ett urvalskriterium för att ett arbetsflöde ska köras innan du kan publicera arbetsflödet.

Ett enda villkor räcker för att utlösa arbetsflödet, men det är möjligt att bygga komplexa kriterier med flera villkor med hjälp av en kombination av olika OCH- och ELLER-relationer. Hur man bygger komplexa villkor beskrivs mer detaljerat i kapitlet Sökfunktioner under Flera villkor.

Om det är nödvändigt att skapa komplexa urvalskriterier, till exempel för att utlösa olika arbetsflöden för olika tjänsteerbjudanden i tjänsteförfrågningsmallen, måste explicita villkor skapas för alla möjliga utfall. Exempel: ”Status är lika med Inte startad” OCH ”Tjänsteerbjudande är lika med Smartphones” för hantering av smartphone-tjänsteförfrågningar utöver ”Status är lika med Inte startad” OCH ”Tjänsteerbjudande är inte lika med Smartphones” för alla andra tjänsteförfrågningar.

Pro av befintliga problem

Visual Workflow-motorn bearbetar som standard endast nyskapade problem. Det kan dock ibland vara nödvändigt att bearbeta även befintliga problem.
Ett typiskt fall där det är användbart att köra befintliga problem är när ett arbetsflöde kontrolleras eftersom det innehåller en föråldrad konfiguration och nya problem inte längre ska bearbetas innan arbetsflödesdesignen uppdateras. Under underhållstiden kan nya problem ha registrerats som ska bearbetas med det uppdaterade arbetsflödet när det publiceras igen.

Konfigurera körkriterier för befintliga problem:

För att bearbeta redan sparade, aldrig bearbetade ärenden, är det möjligt att definiera ett villkor under vilket arbetsflödet aktiveras när det publiceras. Bearbetningen av ärendena sker asynkront med publiceringshändelsen. Endast ärenden som uppfyller det konfigurerade villkoret och inte har bearbetats tidigare av arbetsflödet bearbetas med den här funktionen.

Begränsa antalet aktiva Pro

Av prestandaskäl kan det vara nödvändigt att begränsa det maximala antalet ärenden som bearbetas parallellt per arbetsflöde. Begränsningen kan ställas in per arbetsflöde och tillämpas för varje publicerad version av arbetsflödet.

Konfiguration av avslutningsvillkor

Ett arbetsflöde är utformat så att det vanligtvis körs från början till slut. Emellertid kan ett arbetsflöde behöva avslutas manuellt, till exempel när problemet inte längre är relevant. Avslutningskonfigurationen definierar villkoret under vilket ett arbetsflöde avslutas.

Konfiguration av avslutningsvillkor:

Närhelst den definierade statusen anges antingen manuellt eller av arbetsflödet avslutas hela arbetsflödet och alla öppna aktiviteter avslutas.

Arbetsflödessekvensdesign

Att utforma arbetsflödessekvensen är den viktigaste delen av processautomation. Ordningen i när saker händer och de villkor som avgör om och vad som händer är avgörande för att optimera dina tjänster.

Varje arbetsflödessekvens har ett Start-element. Varje arbetsflödessekvens har minst ett Slut-element. Aktiviteterna mellan Start- och Slut-elementen är den visuella representationen av en process.

När du har skapat ett nytt arbetsflöde visas ett minimalistiskt standardarbetsflöde på arbetsflödesredigerarens arbetsyta. Standardarbetsflödet har ett startelement och ett slutelement. På vänster sida av arbetsflödesredigerarens arbetsyta finns paletten. Du hittar alla tillgängliga visuella element för att designa ett arbetsflöde på paletten. Du lägger till ett nytt element i ditt arbetsflöde genom att klicka på ett element i paletten och dra det till önskad plats på arbetsflödesredigerarens arbetsyta.

Arbetsflödesredigerarens arbetsyta med initialt arbetsflöde:

Du tar bort en arbetsflödesnod genom att först markera den och sedan klicka på X:et för att ta bort den. Du kan inte ta bort Start-elementet. Du kan tillfälligt ta bort ett End-element, men du kommer inte att kunna publicera det utan ett giltigt End-element.

Arbetsflödesredigerarens arbetsyta har ett osynligt rutnät för att göra designen enkel och bevara arbetsflödesdesignens tydlighet. Visuella element fästs automatiskt mot rutnätet.

Rutnät för arbetsflödesredigerarens arbetsyta:

Det finns två sätt att koppla samman visuella element. För det första kan du dra ett visuellt element över linjen med en pil för ett annat element, vilket automatiskt infogar elementet i sekvensen. Du kan också placera det visuella elementet var som helst i rutnätet och koppla det manuellt genom att klicka på pilen och dra det till önskat element. Arbetsflödesredigeraren ritar automatiskt om den anslutande linjen.

Utforma lättanvända arbetsflöden

Idealiskt sett utformas arbetsflöden från övre vänstra hörnet till nedre högra hörnet. Att designa arbetsflöden med början från det övre vänstra hörnet följer den naturliga designen av visuella element. Det antagna "normala" eller "positiva" flödet är avsiktligt nedåt. Att förgrena sig bort från det "normala" flödet är alltid åt höger. Att designa uppifrån och ner, från vänster till höger, är därför sättet att skapa ditt arbetsflöde med maximal tydlighet och minsta möjliga överlappande övergångar.

Arbetsflöde utformat för maximal tydlighet:

Exportera arbetsflödesdiagram till PDF-filer

Det är möjligt att exportera arbetsflödessekvensdiagram till PDF-filer för flera ändamål. Du initierar skapandet av PDF-filen från rullgardinsmenyn Arbetsflöde i mallens navigeringsträd. Du kan välja pappersorientering innan PDF-filen skapas. Hela arbetsflödessekvensen kommer att skalas till en storlek som får plats på en enda sida.

Alternativ för PDF-export:

PDF-dokumentet laddas ner automatiskt till din dator eller öppnas i webbläsaren beroende på vilken webbläsare du använder.