Wizualna automatyzacja przepływów pracy pozwala wizualizować i automatyzować procesy w organizacji. Możesz tworzyć dowolną liczbę przepływów pracy, odzwierciedlając bogactwo i złożoność Twojej organizacji. Możesz automatyzować decyzje, takie jak zatwierdzenia. Możesz automatyzować manipulację danymi w oparciu o warunki „jeśli/to”, timery i zatwierdzenia. Możesz zautomatyzować komunikację z kluczowymi interesariuszami za pomocą powiadomień e-mail.

Możesz wybierać spośród wielu aktywności:

• Generuj zadania ręczne, które są automatycznie przypisywane osobom lub grupom.
• Zatwierdzenia skutkujące różnymi zachowaniami w zależności od decyzji.
• Warunki if/then rozdzielające sekwencję przepływu pracy na różne gałęzie.
• Timery oczekujące na określony czas bezwzględny lub względny.
• Warunki oczekiwania, które wstrzymują przepływ pracy do momentu spełnienia warunku.
• Powiadomienia e-mail umożliwiające informowanie interesariuszy o postępach prac lub prośbie o podjęcie działań.
• Skrypty wykonywane jak miniprogramy podczas realizacji przepływu pracy.
• Automatyczne generowanie nowych zgłoszeń na podstawie tego samego szablonu lub innego szablonu.

Modernizacja istniejącej instalacji ESM z wykorzystaniem wizualnej automatyzacji przepływu pracy

Możliwa jest aktualizacja istniejących wdrożeń za pomocą Visual Workflow Engine. Aby włączyć Visual Workflow Automation (VWA), muszą zostać spełnione następujące wymagania wstępne:

• Licencja produktu VWA została zainstalowana.
• Funkcję VWA należy włączyć w Ustawieniach systemowych -> Ustawienia platformy -> Ustawienia przepływu pracy .
  
• Odniesienie do atrybutu zatwierdzającego w szablonie zatwierdzania musi być ustawione na szablon Osoba.
• Należy utworzyć folder zatwierdzeń i połączyć go ze szablonem zatwierdzeń.
• Rolę zatwierdzającego należy utworzyć z uprawnieniami produktu dla modułu Organizacja (patrz rozdział dotyczący zatwierdzeń poniżej) i nadać jej uprawnienie Odczyt i Aktualizacja folderu Zatwierdzenia i szablonu Zatwierdzenia.
• Szablon zatwierdzenia musi zawierać podwyższone uprawnienia użytkownika dla roli osoby zatwierdzającej.
• Utwórz folder Zadania przepływu pracy i utwórz link do szablonu zadania przepływu pracy (pamiętaj, aby podać folderowi kod!).
  • Należy pamiętać, że zadanie przepływu pracy jest szablonem systemowym.
• Dodaj uprawnienia Odczyt i Aktualizacja dla folderu zadań Przepływu pracy i szablonów dla ról wymaganych do pracy nad zadaniami.
• Dodaj parametr platformy w ustawieniach przepływu pracy workflow.approval.applicationUrl do adresu URL wskazującego na ESM, takiego jak https://baselineen.efectecloud-demo.com/itsm/ (jeśli został zaktualizowany po utworzeniu przepływu pracy, należy ponownie załadować przeglądarkę).
• Sprawdź i w razie potrzeby skonfiguruj parametry platformy dla połączenia ESS.
  • ess.url (np. https://mycompany.efectecloud-dev.com/api/ssc/).
  • ess.token (zgodnie z definicją w uid administratora ESM).
  • ess.connection.parameters (takie jak ?connectTimeout=200,allowAllHostnamesInCertificate=true,acceptSelfSignedCertificates=true).

Tworzenie przepływu pracy

Możesz utworzyć przepływ pracy w sekcji Szablony w interfejsie administracyjnym. W panelu Szablony możesz wybrać przyciskiem Przepływ pracy, czy chcesz utworzyć nowy przepływ pracy, czy zaimportować istniejący przepływ pracy z pliku.

Wizualne przepływy pracy to funkcja ESM podlegająca licencjonowaniu. Jeśli nie widzisz przycisku „Przepływ pracy” w panelu „Szablony”, oznacza to, że nie posiadasz ważnej licencji produktu Visual Workflow. Skontaktuj się z dostawcą ESM, aby uzyskać licencję Visual Workflow.

Drzewo nawigacji szablonu z klasami, atrybutami i przepływami pracy:

Przepływy pracy są zawsze powiązane z szablonami. Przed utworzeniem nowego przepływu pracy należy najpierw wybrać szablon, z którym przepływ pracy ma być powiązany. Nowy przepływ pracy będzie widoczny w drzewie nawigacyjnym szablonów, poniżej klas należących do szablonu.

ESM automatycznie zasugeruje nazwę nowego przepływu pracy na podstawie nazwy szablonu. Nazwę można w dowolnym momencie zmienić na pasku tytułu edytora przepływu pracy.

Przepływy pracy, słuchacze i osoby obsługujące

Akcje przepływu pracy zachowują się jak ostatni nasłuchiwacz przed zapisem. Nasłuchiwacz jest wywoływany automatycznie po wykonaniu każdego węzła przepływu pracy.

Gdy akcje przepływu pracy powodują zmiany w atrybutach na karcie danych, może zostać wyzwolone wykonywanie procedur obsługi.

Gdy do istniejących konfiguracji stosuje się wizualną automatyzację przepływu pracy, należy ponownie sprawdzić programy obsługi i nasłuchiwania i w razie potrzeby je zaktualizować.

Edytor przepływu pracy

Edytor przepływu pracy składa się z trzech głównych obszarów:

• Panel nawigacji szablonu po lewej stronie.
• Kanwa sekwencji przepływu pracy.
• Obszar konfiguracji przepływu pracy po prawej stronie.

Podczas projektowania wizualnych przepływów pracy można zminimalizować panel nawigacji szablonu oraz obszar konfiguracji przepływu pracy, aby zwiększyć rozmiar obszaru roboczego.

Konfiguracja warunków uruchomienia przepływu pracy

Przed zaprojektowaniem sekwencji jakiegokolwiek przepływu pracy dobrze jest zdefiniować warunki, w jakich przepływ pracy będzie uruchamiany.

Mogą istnieć – i prawdopodobnie powinny istnieć – liczne przepływy pracy dla różnych procesów przedsiębiorstwa. Możesz na przykład mieć przepływ pracy dla rutynowych zgłoszeń serwisowych, przepływ pracy dla zgłoszeń serwisowych VIP i przepływ pracy dla zgłoszeń serwisowych o niskiej wartości.

Kryteriami wyboru mogą być na przykład następujące warunki zgłoszenia serwisowego:

• Kanał żądania usługi = Efecte Self-Service AND
• Status zgłoszenia serwisowego = Nie rozpoczęto ORAZ
• Oferta usług = stanowiska robocze

Kryteria wyboru w obszarze konfiguracji przepływu pracy:

W przypadku każdego nowego problemu obsługiwanego za pomocą szablonu ESM sprawdza, czy spełnione są kryteria wyboru przepływu pracy, odpowiednio wybiera przepływ pracy i rozpoczyna jego przetwarzanie zgodnie z zaprojektowanym procesem.

Musisz wybrać co najmniej jedno kryterium wyboru dla przepływu pracy, aby móc go opublikować.

Pojedynczy warunek wystarczy, aby uruchomić przepływ pracy, ale możliwe jest tworzenie złożonych kryteriów z wieloma warunkami, wykorzystując kombinację różnych relacji AND i OR. Sposób tworzenia złożonych warunków opisano szczegółowo w rozdziale „Funkcjonalności wyszukiwania” w sekcji „Wiele warunków”.

Jeśli konieczne jest utworzenie złożonych kryteriów wyboru, na przykład w celu uruchomienia różnych przepływów pracy dla różnych ofert usług w szablonie zgłoszenia serwisowego, należy utworzyć wyraźne warunki dla wszystkich możliwych wyników. Przykład: „Status równa się Nierozpoczęte” ORAZ „Oferta usług równa się Smartfony” w przypadku obsługi zgłoszeń serwisowych dotyczących smartfonów, a także „Status równa się Nierozpoczęte” ORAZ „Oferta usług nie równa się Smartfony” dla wszystkich pozostałych zgłoszeń serwisowych.

Pro przetwarzanie istniejących problemów

Silnik Visual Workflow domyślnie przetwarza tylko nowo utworzone zgłoszenia. Czasami jednak może zaistnieć potrzeba przetworzenia również istniejących zgłoszeń.
Typowym przypadkiem, w którym przydatne jest wykonanie istniejących zgłoszeń, jest wyrejestrowanie przepływu pracy, ponieważ zawiera on nieaktualną konfigurację, a nowe zgłoszenia nie będą już przetwarzane przed aktualizacją projektu przepływu pracy. Podczas konserwacji mogły zostać zarejestrowane nowe zgłoszenia, które zostaną przetworzone wraz ze zaktualizowanym przepływem pracy po jego ponownym opublikowaniu.

Konfigurowanie kryteriów uruchomienia dla istniejących problemów:

Aby przetworzyć już zapisane, ale nigdy nieprzetworzone zgłoszenia, można zdefiniować warunek, pod jakim przepływ pracy zostanie aktywowany po opublikowaniu. Przetwarzanie zgłoszeń odbywa się asynchronicznie względem zdarzenia publikacji. Funkcja ta przetwarza tylko zgłoszenia, które spełniają skonfigurowany warunek i nie zostały wcześniej przetworzone przez przepływ pracy.

Ograniczanie liczby aktywnych Pro przepływu pracy

Ze względów wydajnościowych konieczne może być ograniczenie maksymalnej liczby zgłoszeń przetwarzanych równolegle w ramach jednego przepływu pracy. Ograniczenie to można ustawić dla każdego przepływu pracy i obowiązuje ono dla każdej opublikowanej wersji przepływu pracy.

Konfiguracja warunków zakończenia

Przepływ pracy jest projektowany tak, aby zazwyczaj działał od początku do końca. Może się jednak zdarzyć, że przepływ pracy będzie musiał zostać ręcznie zakończony, na przykład gdy problem nie jest już istotny. Konfiguracja zakończenia definiuje warunek zakończenia przepływu pracy.

Konfiguracja warunków zakończenia:

Za każdym razem, gdy zdefiniowany status zostanie ustawiony ręcznie lub przez przepływ pracy, cały przepływ pracy zostaje zakończony, a wszystkie otwarte działania zostają zakończone.

Projektowanie sekwencji przepływu pracy

Zaprojektowanie sekwencji przepływu pracy jest najważniejszym elementem automatyzacji procesów. Kolejność zdarzeń i warunki decydujące o tym, czy i co się stanie, są kluczowe dla optymalizacji usług.

Każda sekwencja przepływu pracy ma jeden element początkowy. Każda sekwencja przepływu pracy ma co najmniej jeden element końcowy. Czynności pomiędzy elementami początkowymi i końcowymi stanowią wizualną reprezentację procesu.

Po utworzeniu nowego przepływu pracy, na kanwie edytora przepływu pracy pojawi się minimalistyczny, domyślny przepływ pracy. Domyślny przepływ pracy ma element początkowy i końcowy. Po lewej stronie kanwy edytora przepływu pracy znajduje się paleta. Znajdziesz na niej wszystkie dostępne elementy wizualne do zaprojektowania przepływu pracy. Aby dodać nowy element do przepływu pracy, kliknij element na palecie i przeciągnij go w wybrane miejsce na kanwie edytora przepływu pracy.

Edytor przepływu pracy Canvas z początkowym przepływem pracy:

Aby usunąć węzeł przepływu pracy, najpierw go zaznacz, a następnie kliknij X. Nie można usunąć elementu Start. Można tymczasowo usunąć element End, ale nie będzie można go opublikować bez prawidłowego elementu End.

Płótno edytora przepływu pracy ma niewidoczną siatkę, która ułatwia projektowanie i zachowuje przejrzystość projektów przepływu pracy. Elementy wizualne będą automatycznie dopasowywane do siatki.

Siatka płótna edytora przepływu pracy:

Istnieją dwa sposoby łączenia elementów wizualnych. Po pierwsze, można przeciągnąć element wizualny nad linię ze strzałką innego elementu, co automatycznie wstawi go do sekwencji. Można również umieścić element wizualny w dowolnym miejscu siatki i połączyć go ręcznie, klikając strzałkę i przeciągając go do żądanego elementu. Edytor przepływu pracy automatycznie narysuje linię łączącą.

Projektowanie łatwych w użyciu przepływów pracy

W idealnym przypadku przepływy pracy projektuje się od lewego górnego rogu do prawego dolnego. Projektowanie przepływów pracy rozpoczynające się od lewego górnego rogu jest zgodne z naturalnym układem elementów wizualnych. Zakładany „normalny” lub „pozytywny” przepływ rzeczy jest z założenia skierowany w dół. Odchylenie od „normalnego” przepływu rzeczy zawsze następuje w prawo. Zatem projektowanie od góry do dołu, od lewej do prawej, to sposób na stworzenie przepływu pracy z maksymalną przejrzystością i minimalizacją nakładających się przejść.

Przepływ pracy zaprojektowany z myślą o maksymalnej przejrzystości:

Eksportowanie diagramów przepływu pracy do plików PDF

Diagramy sekwencji przepływu pracy można eksportować do plików PDF w wielu celach. Tworzenie pliku PDF inicjuje się z menu rozwijanego „Przepływ pracy” w drzewie nawigacji szablonu. Przed utworzeniem pliku PDF można wybrać orientację papieru. Cała sekwencja przepływu pracy zostanie przeskalowana do rozmiaru mieszczącego się na jednej stronie.

Opcje wyboru eksportu PDF:

Dokument PDF zostanie automatycznie pobrany na Twój komputer lub otwarty w przeglądarce, w zależności od tego, jakiej przeglądarki używasz.