Generera manuella uppgifter

Ett visuellt arbetsflöde kan skapa manuella uppgifter som ska utföras av grupper eller individer. En manuell uppgift skapas baserat på en dedikerad mall, som registrerar uppgifter i en specifik mapp. Uppgifter kan tilldelas en grupp och en medlem i gruppen kan sedan tilldela uppgiften till sig själv.

Det är möjligt att visualisera endast manuella uppgifter utan att skapa ett faktiskt datakort som följer upp själva uppgiften. Avmarkera och sedan flaggan "Skapa uppgift" om du bara vill visualisera och dokumentera en manuell uppgift utan att skapa ett separat datakort.

Arbetsflödesdesignern måste definiera namnet på den manuella uppgiften, en kort beskrivande beskrivning av uppgiften och villkoren för vad som behöver ändras för att slutföra uppgiften.

Manuell uppgiftskonfiguration:

Som standard skapas ett nytt datakort för varje uppgift under arbetsflödets exekvering. Därför måste den manuella uppgiftskonfigurationen definiera enligt vilken mall datakortet ska skapas. Den visuella arbetsflödesmotorn kommer endast att föreslå de mallar för arbetsflödesuppgifter som inkluderar den obligatoriska systemklassen Uppgiftsinformation.

Det krävs också att definiera vilken mapp datakortet för uppgiften ska skrivas till. Kom ihåg att en mall kan skapa datakort i flera olika mappar, till exempel för servicegrupper på olika platser.

Status för uppgiftsdatakortet kan också ställas in med aktiviteten Manuell uppgift. Vanligtvis är den manuella uppgiften initialt inställd på antingen "Öppen" eller "Tilldelad", men denna konfiguration kan anpassas.

Den manuella uppgiften kan tilldelas antingen en grupp personer, en dedikerad person eller en refererad person, men inte flera samtidigt. Du kan först välja en supportgrupp och sedan en dedikerad person från den valda gruppen.

Det rekommenderas att skapa färdiga vyer för arbetsflödesuppgifterna i arbetsytan för Efecte Service Management.

Skapa mallar för arbetsflödesuppgifter

Ett datakort för manuella uppgifter skapas enligt en motsvarande malldefinition. Standardkonfigurationen för Efecte Service Management inkluderar minst en mall för arbetsflödesuppgifter. Ytterligare mallar för arbetsflödesuppgifter kan skapas från grunden i vilken modul som helst. Det är obligatoriskt att lägga till systemklassen Uppgiftsinformation till alla nya mallar för arbetsflödesuppgifter, annars kommer arbetsflödet inte att känna igen mallen. Kom ihåg att mallen måste länkas till en mapp innan den visas i konfigurationen för manuella uppgifter.

Mall för arbetsflödesuppgift:

Aktiviteter som sätter värden

En av de enklaste aktiviteterna i ett arbetsflöde är att ange ett nytt värde för valfritt attribut i motsvarande mall eller ett refererat attribut.

Alla arbetsflödesnoder måste ha ett namn. Arbetsflödesnoder kan också ha en längre beskrivning som förklarar vad den specifika noden gör och varför.

Även om det är möjligt att uppdatera värdet på ett attribut inom många andra aktiviteter som ett resultat av aktiviteten, såsom godkännanden eller villkor, kan aktiviteten "Set Value" användas för samma ändamål. Det kan vara fördelaktigt att använda aktiviteten "Set Value" för att uppdatera värdet på ett attribut för att skapa mer transparens kring vad som händer när.

Arbetsflödesdesignern kan ange ett nytt värde för ett eller flera attribut i arbetsflödet.

Konfiguration av inställt värde:

När värden för attribut av typen flervärde anges kan arbetsflödesdesignern välja om värdet ska sättas till det konfigurerade värdet, om värdet ska läggas till de befintliga värdena eller om värdet ska tas bort från de befintliga värdena.

Det är också möjligt att lägga till eller ta bort värden till attribut som tillåter flera värden.

Ställ in konfiguration för flera värden:

Om/då-villkor

Om/då-villkor förgrenar arbetsflödessekvensen till två individuella nya förgreningar baserat på ett enda villkor eller en kombination av flera villkor. Om/då-villkor är idealiska för att modellera olika processbeteenden under olika förhållanden. När Om/då-villkorselementet blir aktivt kontrolleras villkoret omedelbart och ett beslut fattas baserat på de aktuella värdena i databasen.

Namnet på Om/Då-villkoret ska vara beskrivande för elementet.

Om/Då-villkor med flera villkor:

Baserat på resultatet av villkorsutvärderingen förgrenar sig arbetsflödet i separata grenar. Innan arbetsflödet fortsätter på de olika grenarna kan If/Then-villkorselementet ange nya värden till mallens attribut för att automatisera processer. Olika värden kan anges om villkoret är uppfyllt (Then) eller när villkoret inte är uppfyllt (Else).

Godkännanden

Aktiviteten Godkännanden möjliggör kommunikation med intressenter gällande ett ärende. Syftet med aktiviteten Godkännanden är att avgöra om ärendet som bearbetas av arbetsflödet ska godkännas eller avvisas. Ett godkännande eller avslag kan också vara resultatet av en granskning av en ändringsaktivitet eller kunskapsbasartikel.

Godkännanden kan göras med Efecte Service Management eller via Efectes självbetjäningsportal.

Gruppgodkännanden

Arbetsflödesmotorn kan behandla godkännanden av både en enskild person och en grupp av personer. En grupp av personer kan bestå av dedikerade personer som är registrerade i ESM-organisationens data eller personer relaterade till mallen eller en blandning av båda.

Om gruppgodkännande används kan godkännandebeslutet vara av två slag:

• Bestäm när den första godkännaren fattar beslutet.
• Bestäm när alla godkännare har fattat ett beslut.

I båda fallen, om en godkännare avvisar ärendet som ska godkännas, stoppas hela gruppgodkännandet och arbetsflödet fortsätter enligt grenen för avvisade ärenden.

Godkännanden med Efecte Service Management

Vid godkännanden inom Efecte Service Management skickas ett godkännandemeddelande till godkännarna, som kan följa en inbäddad länk för att komma direkt till godkännandevyn för det relaterade ärendet.

Godkännanden via ESM kan skickas till:

• Dedikerade, fasta godkännare som är kända av ESM.
• Relaterade, dynamiskt valda godkännare, till exempel chefens chefer.

Godkännandekonfiguration för godkännanden inom ESM:

Länken till godkännandemallens datakort måste läggas till manuellt i godkännandemeddelandets brödtext. Det är det översta alternativet på listan över föreslagna attribut. Länken och texten som används för hyperlänken kan anpassas i plattformens arbetsflödesinställningar. Länken till meddelandet visas som standard i HTML-format som "Gå till godkännande". Denna text kan ändras i plattformsinställningarna/arbetsflödesinställningarna.

Godkännanden lagras som standard i en mapp i godkännandemallen. Användare kan skapa vyer för att granska godkännandena. Godkännanden med tidsstämpel är endast läsbara för vanliga användare. Användare med administratörsrättigheter kan ändra värdet på godkännandestämpeln manuellt. Detta kommer dock att skapa en post i säkerhetsloggen för granskningsändamål.

Konfigurera godkännanden med ESM

Följande konfigurationssteg är redan implementerade i baskonfigurationen för nya ESM-distributioner. Uppgraderingar eller förbättringar av befintliga installationer måste inkludera följande steg om godkännanden ska aktiveras via ESM-gränssnittet.

En ny dedikerad godkännandemall måste skapas i organisationsmodulen. Du kan importera den här mallen.

Godkännandemall:

En ny roll som godkännare måste skapas för att tilldela utökade användarbehörigheter för att godkänna det relaterade ärendet. Rollen Godkännare måste ha läs- och uppdateringsbehörighet till mappen Godkännanden och godkännandemallen.

Referensmallen ReferredEntityViewer måste vara inställd på Person-mallen.

Ange referens för godkännarmall till personmall:

Tilldela läs- och uppdateringsrättigheter till mappen Godkännanden:

Tilldela en utökad användarbehörighet till godkännandemallen för att säkerställa att rätt användare har behörighet att fatta ett godkännandebeslut (uppdatera attributet Godkännandebeslut).

Konfiguration av godkännandemall med utökade användarbehörigheter:

ESM-användare kopplad till persondatakort:

Godkännanden via Efectes självbetjäningsportal

Serviceförfrågningar kan också godkännas via Efectes självbetjäningsportal (ESS). Godkännandeförfrågan skickas till självbetjäningsportalen för bearbetning. Självbetjäningsportalen verifierar sedan om det för närvarande finns en aktiv ombud (ersättare) för godkännaren och skickar ett e-postmeddelande till godkännaren eller dennes ombud.

Visual Workflow Analyzer (VWA) stöder att godkännandeförfrågningar skickas till flera Efecte Self-Service-portaler. Du kan ange godkännandeportalens token och godkännandeportalens URL per godkännandenod:

Konfiguration av gruppgodkännande för godkännanden inom självbetjäningsportalen:

Visual Workflow Automation skapar en godkännandestämpel för beslutet när beslutet har informerats och fortsätter arbetsflödet enligt beslutet. När godkännaren har fattat beslutet kommer självbetjäningsportalen att kommunicera resultatet tillbaka till ESM inklusive godkännarens namn, vilket kan skilja sig från den begärande godkännarens namn på grund av delegeringsfunktionen. ESM skapar sedan en godkännandestämpel för beslutet och fortsätter arbetsflödet enligt beslutet. Meddelandemallen för godkännarmeddelandet ställs i detta fall in av självbetjäningsportalen.

När godkännanden hanteras via ESS kan arbetsflödesdesigners välja att skicka godkännanden till en enda person:

• Dedikerade, fasta godkännare som är kända av ESM.
• Relaterade, dynamiskt valda godkännare, till exempel chefschefer eller relaterade kostnadsställechefer.

För godkännande av serviceförfrågningar via ESS måste godkännandekonfigurationen för serviceerbjudandet i ESS konfigureras till "Inställt av Efecte Service Management".

Godkännandekonfiguration för godkännanden inom ESS-administrationsvyn:

Timers

Timers i arbetsflödesmotorn skapar fördröjningar för att synkronisera med affärsprocesser. ESM stöder två typer av timers: en som håller arbetsflödet under en absolut tidsperiod och en annan som håller arbetsflödet till en fast, återkommande tidpunkt, till exempel varje måndag.

Timernodkonfiguration med absolut vänteintervall:

Arbetsflödesmotorn går bara framåt till nästa steg när timern har gått ut.

Timernodkonfiguration med fast, återkommande väckningstid:

Timern kan också konfigureras i förhållande till valfritt datumattribut i mallen.

Timernodkonfiguration utlöstes 2 dagar före ett valt attribut:

Väntetider

Funktionen Väntevillkor gör det möjligt att pausa arbetsflödet tills ett eller flera villkor är uppfyllda. Konfigurationen av villkoret är lika med konfigurationen för Om/Då-villkoret. Medan noden Om/Då-villkor omedelbart kontrollerar om ett villkor är uppfyllt eller inte, väntar noden Väntevillkor tills ett villkor är uppfyllt och går bara framåt då.

Konfiguration av väntevillkor:

E-postmeddelanden

E-postmeddelandenoden möjliggör kommunikation med alla intressenter medan ett arbetsflöde körs. E-postmeddelanden kan läggas till var som helst i arbetsflödet. Arbetsflödesdesigners kan definiera om e-postmeddelanden ska skickas i HTML-format eller i vanlig textformat. Det kan också konfigureras när arbetsflödet går vidare till nästa nod.

Konfiguration av e-postmeddelanden:

Ämnes- och brödtextmeddelandet i e-postmeddelandet kan innehålla dynamiskt tillagda värden från mallen för att göra meddelandets innehåll mer relevant i kontexten. Dynamiskt innehåll kan läggas till genom att infoga attributets kod omgiven av ett $-tecken.

Administratörer kan kontrollera från fliken Underhåll i meddelandekön om och när e-postmeddelandena skickas ut.

Skriptkörningsnod

Det är möjligt att köra Python-skript under arbetsflödessekvensen som dedikerad aktivitet. Definitionen av skriptet följer de skript som redan kan programmeras för enskilda attribut som uttryck i ESM. För mer information om hur man skapar uttryck, se uid från administratörsgränssnittet.

Skript i Visual Workflow Automation kan manipulera värden för attributen för den mall som arbetsflödet körs på, men inte värden för andra mallar. Skriptet låter arbetsflödesdesigners göra matematiska beräkningar med hjälp av operander som +, -, / och * samt hakparenteser. Skript kan också generera slumptal, beräkna skillnaden mellan två datum/tider eller beräkna summor eller medelvärden av flera värden.

Skriptnod som beräknar ett slumpmässigt lotterinummer:

Det är av yttersta vikt att definiera villkoret "gå vidare" för noden Script Execution, vilket konfigurerar när arbetsflödet ska anta att skriptet har körts och gå vidare. Det är också bra att använda villkoret för arbetsflödesavslutning om skriptet oväntat avbryter arbetsflödet.

Ny generation datakort

Visuell arbetsflödesautomation kan skapa helt nya problem samtidigt som ett problem bearbetas. Detta är ofta användbart när problem är relaterade eller när ett problem behöver utlösa ett annat problem automatiskt. I incidenthantering är det till exempel vanligt att skapa en ny ändringsbegäran eller ett problem om incidenten inte kan lösas enkelt.

Ny nod för generering av datakort skapar nytt ärende från Ändra mall:

Ett annat användningsfall är att skapa granskningscykler för tillgångar som företagsapplikationer eller kontrakt. När ett arbetsflöde för en granskning har slutförts väntar lösningen i 6 månader för att utlösa skapandet av ett nytt granskningsärende, vilket återigen startar arbetsflödet för nästa granskning. Fält för det nya ärendet kan enkelt ställas in på ett nytt värde via konfiguration eller mappas till värden för det ärende som utlöser skapandet av det nya ärendet.

Återställning

Återställningsfunktionen gör det möjligt för arbetsflödesdesigners att hoppa tillbaka till en tidigare aktivitet i arbetsflödessekvensen om ett specifikt villkor är uppfyllt. Återställningsfunktionen återställer många av aktiviteterna till deras ursprungliga tillstånd som finns mellan återställningsnoden och den aktivitet som arbetsflödet hoppar tillbaka till:

• Tidigare godkännanden annulleras och en ny godkännandeförfrågan skapas.
• Timrarna återställs.
• Manuella uppgifter återställs till ångrade.

Konfiguration av återställningsnod för enkelt incidentarbetsflöde:

Återställning kan inte återställa eller ångra aktiviteter från noder som:

• Orkestreringsaktiviteter.
• E-postmeddelanden.
• Ny nod för skapande av datakort.

Dessa aktiviteter bör inte finnas i arbetsflödessekvensen för återställningssökvägen.

Återställningen måste alltid peka på en sekvens av arbetsflödet som redan har körts före återställningen, dvs. det är inte tillåtet att hoppa till en annan gren av ett Om/Sedan-villkor.

För att undvika att loopar skapas som kan orsaka allvarliga prestandaproblem i systemet måste arbetsflödessekvensen mellan återställningsnoden och omstartsaktiviteten inkludera en fördröjningsaktivitet såsom:

• Timer.
• Godkännande.
• Väntevillkor.
• Manuell uppgift (om noden inte markeras direkt som klar när den återställs).

Återställningsnoden innehåller en parameter för att definiera antalet återställningsrundor som är tillåtna för ett enskilt problem. Arbetsflödesdesignern kan justera värdet från 1 till 20. När alla tillåtna iterationsrundor har körts fortsätter arbetsflödet vid återställningsnoden även om återställningsvillkoren är uppfyllda. Om arbetsflödet fortfarande flyttas till en återställningsnod som redan har körts för ofta avslutas arbetsflödet med ett fel.

Slutnodkonfiguration

Slutnoder är det sista steget i varje arbetsflödessekvens. Ett arbetsflöde måste ha minst en slutnod. Ett arbetsflöde kan också ha flera slutnoder för att ange olika resultat av arbetsflödet.

Slutnodkonfiguration:

Varje slutnod har ett namn som ska anges för att beskriva resultatet av arbetsflödet. Problemets status ska också sättas till ett värde som motsvarar resultatet. Det är valfritt möjligt att automatiskt ställa in valfritt attributvärde för mallen för att återspegla arbetsflödets slutliga tillstånd.