Mit Visual Workflow Automation können Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen visualisieren und automatisieren. Erstellen Sie beliebig viele Workflows, die die Vielfalt und Komplexität Ihres Unternehmens abbilden. Automatisieren Sie Entscheidungen wie Genehmigungen. Automatisieren Sie die Datenmanipulation basierend auf Wenn/Dann-Bedingungen, Timern und Genehmigungen. Automatisieren Sie die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern durch E-Mail-Benachrichtigungen.

Sie können aus einer Vielzahl von Aktivitäten wählen:

• Manuelle Aufgaben werden automatisch Personen oder Gruppen zugewiesen.
• Genehmigungen mit unterschiedlichen resultierenden Verhaltensweisen basierend auf der Entscheidung.
• Wenn/Dann-Bedingungen verzweigen die Workflow-Sequenz in verschiedene Zweige.
• Timer, die auf eine absolute oder relative Zeit warten.
• Wartebedingungen, die den Workflow anhalten, bis eine Bedingung erfüllt ist.
• Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um die Beteiligten über den Fortschritt zu informieren oder eine Aktion anzufordern.
• Skripte, die während der Workflow-Ausführung wie Miniprogramme ausgeführt werden.
• Automatisches Generieren neuer Probleme aus derselben oder einer anderen Vorlage.

Upgrade einer vorhandenen ESM-Installation mit Visual Workflow Automation

Es ist möglich, vorhandene Bereitstellungen mit der Visual Workflow Engine zu aktualisieren. Um Visual Workflow Automation (VWA) zu aktivieren, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• VWA-Produktlizenzen sind installiert.
• VWA muss unter Systemeinstellungen->Plattformeinstellungen->Workfloweinstellungen aktiviert sein.
  
• Der Verweis auf das Genehmigerattribut in der Genehmigungsvorlage muss auf „Personenvorlage“ eingestellt sein.
• Der Genehmigungsordner muss erstellt und mit der Genehmigungsvorlage verknüpft werden.
• Die Genehmigerrolle muss mit der Produktberechtigung für das Organisationsmodul erstellt werden (siehe Kapitel zu Genehmigungen weiter unten) und ihr müssen Lese- und Aktualisierungsberechtigungen für den Genehmigungsordner und die Genehmigungsvorlage erteilt werden.
• Für die Rolle des Genehmigers müssen erhöhte Benutzerberechtigungen für die Genehmigungsvorlage festgelegt werden.
• Erstellen Sie einen Ordner mit Workflow-Aufgaben und verknüpfen Sie ihn mit der Workflow-Aufgabenvorlage (denken Sie daran, dem Ordner einen Code zu geben!).
  • Beachten Sie, dass es sich bei der Workflow-Aufgabe um eine Systemvorlage handelt.
• Fügen Sie Lese- und Aktualisierungsberechtigungen für Workflow-Aufgabenordner und Vorlagen für Rollen hinzu, die zum Arbeiten an den Aufgaben erforderlich sind.
• Fügen Sie in den Workflow-Einstellungen den Plattformparameter workflow.approval.applicationUrl zur URL hinzu, die auf ESM verweist, z. B. https://baselineen.efectecloud-demo.com/itsm/ (bei einer Aktualisierung nach der Erstellung eines Workflows muss der Browser neu geladen werden).
• Überprüfen und konfigurieren Sie ggf. die Plattformparameter für die ESS-Verbindung, einschließlich.
  • ess.url (z. B. https://mycompany.efectecloud-dev.com/api/ssc/).
  • ess.token (wie im ESM-Admin- uid definiert).
  • ess.connection.parameters (wie etwa ?connectTimeout=200,allowAllHostnamesInCertificate=true,acceptSelfSignedCertificates=true).

Workflow-Erstellung

Sie können einen Workflow im Bereich Vorlagen der Administrationsoberfläche erstellen. Im Bereich Vorlage können Sie über die Schaltfläche Workflow auswählen, ob Sie einen neuen Workflow erstellen oder einen vorhandenen Workflow aus einer Datei importieren möchten.

Visuelle Workflows sind eine lizenzierbare Funktion von ESM. Wenn die Schaltfläche „Workflow“ im Vorlagenbereich nicht angezeigt wird, verfügen Sie nicht über eine gültige Produktlizenz für Visual Workflow. Wenden Sie sich an Ihren ESM-Anbieter, wenn Sie die Visual Workflow-Lizenz erwerben möchten.

Vorlagen-Navigationsbaum mit Klassen, Attributen und Workflows:

Workflows sind immer mit Vorlagen verknüpft. Bevor Sie einen neuen Workflow erstellen können, müssen Sie zunächst auswählen, mit welcher Vorlage ein Workflow verknüpft werden soll. Der neue Workflow wird im Vorlagen-Navigationsbaum unterhalb der zur Vorlage gehörenden Klassen angezeigt.

ESM schlägt automatisch einen Namen für den neuen Workflow basierend auf dem Vorlagennamen vor. Sie können den Namen jederzeit in der Titelleiste des Workflow-Editors bearbeiten.

Workflows, Listener und Handler

Workflow-Aktionen verhalten sich wie der letzte Pre-Save-Listener. Der Listener wird automatisch aufgerufen, nachdem jeder Workflow-Knoten ausgeführt wurde.

Wenn Workflow-Aktionen Änderungen an Attributen auf einer Datenkarte vornehmen, kann die Ausführung von Handlern ausgelöst werden.

Wenn die visuelle Workflow-Automatisierung auf vorhandene Konfigurationen angewendet wird, müssen Handler und Listener erneut überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Workflow-Editor

Der Workflow-Editor besteht aus drei Hauptbereichen:

• Vorlagennavigationsbereich auf der linken Seite.
• Workflow-Sequenz-Leinwand.
• Workflow-Konfigurationsbereich rechts.

Der Vorlagennavigationsbereich und der Workflow-Konfigurationsbereich können minimiert werden, um die Leinwandgröße beim Entwerfen visueller Workflows zu erhöhen.

Konfiguration der Workflow-Ausführungsbedingungen

Bevor Sie die Abfolge eines Workflows entwerfen, sollten Sie definieren, unter welchen Bedingungen ein Workflow ausgeführt werden soll.

Für verschiedene Unternehmensprozesse können und sollten mehrere Workflows vorhanden sein. Beispielsweise könnten Sie einen Workflow für Routine-Serviceanfragen, einen Workflow für VIP-Serviceanfragen und einen Workflow für Serviceanfragen mit geringem Wert haben.

Als Auswahlkriterien können beispielsweise folgende Bedingungen für eine Serviceanfrage dienen:

• Service-Anforderungskanal = Efecte Self-Service UND
• Serviceanforderungsstatus = Nicht gestartet UND
• Leistungsangebot = Arbeitsplätze

Auswahlkriterien im Bereich Workflow-Konfiguration:

ESM prüft bei allen neuen Problemen, die mit einer Vorlage bearbeitet werden, ob die Workflow-Auswahlkriterien erfüllt sind, wählt entsprechend einen Workflow aus und beginnt mit der Verarbeitung des Workflows gemäß dem entworfenen Prozess.

Sie müssen mindestens ein Auswahlkriterium für einen auszuführenden Workflow auswählen, bevor Sie den Workflow veröffentlichen können.

Eine einzige Bedingung reicht aus, um den Workflow auszulösen. Es ist jedoch möglich, komplexe Kriterien mit mehreren Bedingungen durch die Kombination verschiedener UND- und ODER-Beziehungen zu erstellen. Die Erstellung komplexer Bedingungen wird im Kapitel „Suchfunktionen“ unter „Mehrere Bedingungen“ ausführlicher beschrieben.

Wenn komplexe Auswahlkriterien erstellt werden müssen, um beispielsweise für verschiedene Serviceangebote in der Serviceanforderungsvorlage unterschiedliche Workflows auszulösen, müssen für alle möglichen Ergebnisse explizite Bedingungen erstellt werden. Beispiel: „Status ist gleich Nicht gestartet“ UND „Serviceangebot ist gleich Smartphones“ für die Bearbeitung von Smartphone-Serviceanforderungen sowie „Status ist gleich Nicht gestartet“ UND „Serviceangebot ist ungleich Smartphones“ für alle anderen Serviceanforderungen.

Pro bestehender Probleme

Die Visual Workflow Engine verarbeitet standardmäßig nur neu erstellte Issues. Es kann jedoch gelegentlich erforderlich sein, auch bestehende Issues zu verarbeiten.
Ein typischer Fall, in dem die Ausführung bestehender Probleme sinnvoll ist, ist das Auschecken eines Workflows, da dieser veraltete Konfigurationen enthält und neue Probleme vor der Aktualisierung des Workflow-Designs nicht mehr bearbeitet werden sollen. Während der Wartungszeit sind möglicherweise neue Probleme aufgetreten, die mit dem aktualisierten Workflow bearbeitet werden sollen, sobald dieser erneut veröffentlicht wird.

Konfigurieren von Ausführungskriterien für vorhandene Probleme:

Um auch bereits gespeicherte, noch nicht bearbeitete Vorgänge zu verarbeiten, kann eine Bedingung definiert werden, unter der der Workflow nach der Veröffentlichung aktiviert wird. Die Bearbeitung der Vorgänge erfolgt asynchron zum Veröffentlichungsereignis. Es werden nur Vorgänge bearbeitet, die die konfigurierte Bedingung erfüllen und zuvor noch nicht vom Workflow bearbeitet wurden.

Begrenzung der Anzahl aktiver Workflow- Pro

Aus Leistungsgründen kann es notwendig sein, die maximale Anzahl parallel pro Workflow verarbeiteter Probleme zu begrenzen. Die Begrenzung kann pro Workflow festgelegt werden und gilt für jede veröffentlichte Version des Workflows.

Konfiguration der Beendigungsbedingungen

Ein Workflow ist so konzipiert, dass er typischerweise von Anfang bis Ende ausgeführt wird. Ein Workflow muss jedoch möglicherweise manuell beendet werden, beispielsweise wenn das Problem nicht mehr relevant ist. Die Beendigungskonfiguration definiert die Bedingung, unter der ein Workflow beendet wird.

Konfiguration der Abbruchbedingungen:

Immer wenn der definierte Status entweder manuell oder durch den Workflow gesetzt wird, wird der gesamte Workflow beendet und alle offenen Aktivitäten werden beendet.

Workflow-Sequenzdesign

Die Gestaltung der Workflow-Sequenz ist der wichtigste Teil der Prozessautomatisierung. Die Reihenfolge der Vorgänge und die Bedingungen, unter denen entschieden wird, ob und was passiert, sind entscheidend für die Optimierung Ihrer Services.

Jede Workflow-Sequenz verfügt über ein Startelement. Jede Workflow-Sequenz verfügt über mindestens ein Endelement. Die Aktivitäten zwischen den Start- und Endelementen stellen die visuelle Darstellung eines Prozesses dar.

Sobald Sie einen neuen Workflow erstellt haben, wird Ihnen auf der Workflow-Editor-Leiste ein minimalistischer Standard-Workflow angezeigt. Der Standard-Workflow verfügt über ein Start- und ein Endelement. Auf der linken Seite der Workflow-Editor-Leiste befindet sich die Palette. Dort finden Sie alle verfügbaren visuellen Elemente zur Gestaltung eines Workflows. Sie fügen Ihrem Workflow ein neues Element hinzu, indem Sie auf ein Element in der Palette klicken und es an die gewünschte Stelle auf der Workflow-Editor-Leiste ziehen.

Workflow-Editor-Canvas mit anfänglichem Workflow:

Sie löschen einen Workflow-Knoten, indem Sie ihn zuerst auswählen und dann auf das X klicken, um ihn zu löschen. Das Startelement kann nicht gelöscht werden. Sie können ein Endelement vorübergehend entfernen, es ist jedoch ohne ein gültiges Endelement nicht publizierbar.

Die Arbeitsfläche des Workflow-Editors verfügt über ein unsichtbares Raster, um die Gestaltung zu vereinfachen und die Übersichtlichkeit der Workflow-Designs zu wahren. Visuelle Elemente werden automatisch am Raster ausgerichtet.

Raster der Workflow-Editor-Leinwand:

Es gibt zwei Möglichkeiten, visuelle Elemente miteinander zu verbinden. Erstens können Sie ein visuelles Element über die Pfeillinie eines anderen Elements ziehen, wodurch das Element automatisch in die Sequenz eingefügt wird. Sie können das visuelle Element auch an einer beliebigen Stelle im Raster platzieren und manuell verbinden, indem Sie auf den Pfeil klicken und ihn zum gewünschten Element ziehen. Der Workflow-Editor zeichnet die Verbindungslinie automatisch neu.

Entwerfen benutzerfreundlicher Workflows

Idealerweise werden Arbeitsabläufe von oben links nach unten rechts gestaltet. Die Gestaltung von Arbeitsabläufen, die von der oberen linken Ecke aus beginnen, folgt dem natürlichen Design visueller Elemente. Der angenommene „normale“ oder „positive“ Arbeitsfluss verläuft konzeptbedingt nach unten. Abzweigungen vom „normalen“ Arbeitsfluss erfolgen immer nach rechts. Daher ist die Gestaltung von oben nach unten und von links nach rechts der Weg, um Ihren Arbeitsablauf mit maximaler Klarheit und möglichst wenigen überlappenden Übergängen zu gestalten.

Workflow für maximale Übersichtlichkeit:

Exportieren von Workflow-Diagrammen in PDF-Dateien

Workflow-Sequenzdiagramme können für verschiedene Zwecke in PDF-Dateien exportiert werden. Die Erstellung der PDF-Datei erfolgt über das Dropdown-Menü „Workflow“ im Vorlagen-Navigationsbaum. Vor der PDF-Erstellung können Sie die Papierausrichtung auswählen. Die gesamte Workflow-Sequenz wird auf eine Seite skaliert.

Auswahlmöglichkeiten für den PDF-Export:

Das PDF-Dokument wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen oder je nach verwendetem Browser im Browser geöffnet.