Visuaalisen työnkulun automatisoinnin avulla voit visualisoida ja automatisoida organisaatiosi prosesseja. Voit luoda niin monta työnkulkua kuin haluat, jotka edustavat organisaatiosi monipuolisuutta ja monimutkaisuutta. Voit automatisoida päätöksiä, kuten hyväksyntöjä. Voit automatisoida tietojen käsittelyn jos/niin-ehtojen, ajastimien ja hyväksyntöjen perusteella. Voit automatisoida viestinnän tärkeiden sidosryhmien kanssa sähköposti-ilmoitusten avulla.

Voit valita useista aktiviteeteista:

• Manuaalisten tehtävien luominen määritetään automaattisesti henkilöille tai ryhmille.
• Hyväksynnät, joilla on erilaisia tuloksia päätöksen perusteella.
• Jos/niin-ehdot haarauttavat työnkulun eri haaroihin.
• Ajastimet odottavat absoluuttista aikaa tai suhteellisen ajan.
• Odotusehdot, jotka pidättävät työnkulkua, kunnes ehto on täytetty.
• Sähköposti-ilmoituksia, joilla sidosryhmät saavat tiedon edistymisestä tai pyytääkseen toimenpiteitä.
• Skriptit, jotka suoritetaan miniohjelmien tavoin työnkulun suorituksen aikana.
• Uusien numeroiden automaattinen luominen samasta tai toisesta mallista.

Olemassa olevan ESM-asennuksen päivittäminen visuaalisen työnkulun automatisoinnilla

Visual Workflow Enginen avulla on mahdollista päivittää olemassa olevia käyttöönottoja. Visual Workflow Automationin (VWA) käyttöönotto edellyttää seuraavien ennakkovaatimusten täyttymistä:

• VWA-tuotelisenssi on asennettu.
• VWA on oltava käytössä kohdassa Järjestelmäasetukset->Alustan asetukset->Työnkulun asetukset .
  
• Hyväksyntämallin hyväksyjän attribuuttiviittauksen on oltava Henkilömalli.
• Hyväksyntäkansio on luotava ja linkitettävä hyväksyntämalliin.
• Hyväksyjän rooli on luotava Organisaatio-moduulin tuotekäyttöoikeuksilla (katso alla oleva Hyväksyntöihin liittyvä luku) ja sille on annettava Luku- ja Päivitysoikeudet Hyväksynnät-kansioon ja Hyväksynnät-malliin.
• Hyväksyntämallin mukaan hyväksyjän roolille on asetettava korotetut käyttöoikeudet.
• Luo Työnkulun tehtävät -kansio ja linkitä Työnkulun tehtäväpohjaan (muista antaa kansiolle koodi!).
  • Huomaa, että työnkulun tehtävä on järjestelmämalli.
• Lisää luku- ja päivitysoikeudet työnkulun tehtäväkansioon ja malleihin rooleille, joita tarvitaan tehtävien käsittelyyn.
• Lisää alustaparametri työnkulun asetuksiin workflow.approval.applicationUrl-kohtaan URL-osoitteeseen, joka osoittaa ESM:ään, kuten https://baselineen.efectecloud-demo.com/itsm/ (jos päivitetään työnkulun luomisen jälkeen, selain on latauduttava uudelleen).
• Tarkista ja tarvittaessa määritä ESS-yhteyden alustaparametrit, mukaan lukien.
  • ess.url (kuten https://omayritys.efectecloud-dev.com/api/ssc/).
  • ess.token (kuten ESM:n järjestelmänvalvojan uid on määritelty).
  • ess.connection.parameters (kuten ?connectTimeout=200,allowAllHostnamesInCertificate=true,acceptSelfSignedCertificates=true).

Työnkulun luominen

Voit luoda työnkulun hallintakäyttöliittymän Mallit-osiossa. Malli-ruudussa voit valita Työnkulku-painikkeesta, haluatko luoda uuden työnkulun vai tuoda olemassa olevan työnkulun tiedostosta.

Visuaaliset työnkulut ovat ESM:n lisensoitava ominaisuus. Jos et näe Työnkulku-painiketta Mallit-ruudussa, sinulla ei ole voimassa olevaa Visual Workflow -tuotteen lisenssiä. Ota yhteyttä ESM-toimittajaasi, jos haluat hankkia Visual Workflow -lisenssin.

Mallipohjan navigointipuu luokkineen, määritteineen ja työnkulkuineen:

Työnkulut on aina linkitetty malleihin. Sinun on ensin valittava, mihin malliin työnkulku linkitetään, ennen kuin voit luoda uuden työnkulun. Uusi työnkulku näkyy mallipohjan navigointipuussa mallipohjaan kuuluvien luokkien alapuolella.

ESM ehdottaa automaattisesti uudelle työnkululle nimeä mallin nimen perusteella. Voit muokata nimeä milloin tahansa työnkulun editorin otsikkorivillä.

Työnkulut, kuuntelijat ja käsittelijät

Työnkulun toiminnot toimivat kuten viimeisin tallennusta edeltävä kuuntelija. Kuuntelija kutsutaan automaattisesti jokaisen työnkulun solmun suorittamisen jälkeen.

Kun työnkulun toiminnot tekevät muutoksia datakortin määritteisiin, käsittelijöiden suoritus saattaa käynnistyä.

Kun visuaalisen työnkulun automaatiota sovelletaan olemassa oleviin kokoonpanoihin, käsittelijät ja kuuntelijat on tarkistettava uudelleen ja tarvittaessa päivitettävä.

Työnkulun editori

Työnkulun editori koostuu kolmesta pääalueesta:

• Mallin navigointiruutu vasemmalla.
• Työnkulun sekvenssipohja.
• Oikeanpuoleinen työnkulun määritysalue.

Mallin navigointiruutu ja työnkulun määritysalue voidaan pienentää, mikä suurentaa piirtoalueen kokoa visuaalisia työnkulkuja suunniteltaessa.

Työnkulun suoritusehtojen määritys

Ennen kuin suunnittelet minkään työnkulun järjestyksen, on hyvä määritellä, millä ehdoilla työnkulku suoritetaan.

Erilaisille yritysprosesseille voi olla – ja luultavasti pitäisikin olla – useita työnkulkuja. Sinulla voi esimerkiksi olla rutiininomainen palvelupyyntöjen työnkulku, VIP-palvelupyyntöjen työnkulku ja vähäarvoisten palvelupyyntöjen työnkulku.

Valintaperusteita voivat olla esimerkiksi seuraavat palvelupyynnön ehdot:

• Palvelupyyntökanava = Efecte SelfService JA
• Palvelupyynnön tila = Ei aloitettu JA
• Palvelutarjonta = työasemat

Valintakriteerit työnkulun määritysalueella:

ESM tarkistaa mallipohjalla käsiteltävien uusien ongelmien osalta, täyttyvätkö työnkulun valintakriteerit, valitsee työnkulun sen mukaisesti ja aloittaa työnkulun käsittelyn suunnitellun prosessin mukaisesti.

Sinun on valittava vähintään yksi valintakriteeri työnkululle, joka suoritetaan, ennen kuin voit julkaista työnkulun.

Yksi ehto riittää käynnistämään työnkulun, mutta on mahdollista luoda monimutkaisia kriteerejä useilla ehdoilla käyttämällä yhdistelmää erilaisia JA- ja TAI-suhteita. Monimutkaisten ehtojen luominen on kuvattu tarkemmin Hakutoiminnot-luvussa kohdassa Useita ehtoja.

Jos on tarpeen luoda monimutkaisia valintakriteerejä esimerkiksi eri työnkulkujen käynnistämiseksi eri palvelutarjouksille palvelupyyntömallissa, kaikille mahdollisille tuloksille on luotava eksplisiittiset ehdot. Esimerkki: ”Tila on yhtä kuin Ei aloitettu” JA ”Palvelutarjous on yhtä kuin Älypuhelimet” älypuhelinpalvelupyyntöjen käsittelyä varten sekä ”Tila on yhtä kuin Ei aloitettu” JA ”Palvelutarjous ei ole yhtä kuin Älypuhelimet” kaikille muille palvelupyynnöille.

Pro olevien ongelmien joukkokäsittely

Visual Workflow -moottori käsittelee oletusarvoisesti vain äskettäin luodut ongelmat. Joskus voi kuitenkin olla tarpeen käsitellä myös olemassa olevia ongelmia.
Tyypillinen tapaus, jossa olemassa olevien ongelmien suorittaminen on hyödyllistä, on silloin, kun työnkulkua uloskirjataan, koska se sisältää vanhentuneita konfiguraatioita, eikä uusia ongelmia enää käsitellä ennen työnkulun suunnittelun päivitystä. Ylläpitoaikana on saatettu tallentaa uusia ongelmia, jotka käsitellään päivitetyllä työnkululla, kun se julkaistaan uudelleen.

Suorituskriteerien määrittäminen olemassa oleville ongelmille:

Jotta voidaan käsitellä jo tallennettuja, mutta käsittelemättömiä ongelmia, on mahdollista määrittää ehto, jonka täyttyessä työnkulku aktivoidaan julkaisun jälkeen. Ongelmien käsittely tapahtuu asynkronisesti julkaisutapahtuman kanssa. Tällä ominaisuudella käsitellään vain sellaisia ongelmia, jotka täyttävät määritetyn ehdon ja joita työnkulku ei ole aiemmin käsitellyt.

Aktiivisten Pro määrän rajoittaminen

Suorituskyvyn syistä voi olla tarpeen rajoittaa työnkulkua kohden rinnakkain käsiteltävien ongelmien enimmäismäärää. Rajoitus voidaan asettaa työnkulkukohtaisesti, ja sitä sovelletaan jokaiseen työnkulun julkaistuun versioon.

Päätetilan konfigurointi

Työnkulku on suunniteltu tyypillisesti suoritettavaksi alusta loppuun. Työnkulku saatetaan kuitenkin joutua lopettamaan manuaalisesti esimerkiksi silloin, kun ongelma ei ole enää relevantti. Lopetusmääritykset määrittelevät ehdon, jonka vallitessa työnkulku lopetetaan.

Päätetilan konfigurointi:

Aina kun määritetty tila asetetaan joko manuaalisesti tai työnkulun toimesta, koko työnkulku ja kaikki avoimet toiminnot lopetetaan.

Työnkulkujärjestyksen suunnittelu

Työnkulkujärjestyksen suunnittelu on prosessiautomaation tärkein osa. Asioiden tapahtumisjärjestys ja ehdot, jotka ratkaisevat, tapahtuvatko ja mitä tapahtuu, ovat ratkaisevan tärkeitä palveluidesi optimoinnissa.

Jokaisella työnkulkusekvenssillä on yksi Aloitus-elementti. Jokaisella työnkulkusekvenssillä on vähintään yksi Loppu-elementti. Aloitus- ja Loppu-elementtien väliset toiminnot ovat prosessin visuaalinen esitys.

Kun olet luonut uuden työnkulun, työnkulun muokkausohjelman kanvaalelle tulee näkyviin minimalistinen oletustyönkulku. Oletustyönkulussa on alku- ja loppu-elementti. Työnkulun muokkausohjelman kanvaasin vasemmalla puolella on paletti. Löydät kaikki käytettävissä olevat visuaaliset elementit työnkulun suunnitteluun paletista. Voit lisätä uuden elementin työnkulkuusi napsauttamalla elementtiä paletissa ja vetämällä sen haluamaasi paikkaan työnkulun muokkausohjelman kanvaaleella.

Työnkulun muokkaustyökalun alustava työnkulku:

Voit poistaa työnkulun solmun valitsemalla sen ensin ja napsauttamalla sitten X:ää sen poistamiseksi. Et voi poistaa Start-elementtiä. Voit poistaa End-elementin väliaikaisesti, mutta et voi julkaista sitä ilman kelvollista End-elementtiä.

Työnkulun editorin pohjassa on näkymätön ruudukko, joka helpottaa suunnittelua ja säilyttää työnkulun suunnittelun selkeyden. Visuaaliset elementit napsahtavat ruudukkoon automaattisesti.

Työnkulun editorin kanvaasin ruudukko:

Visuaalisten elementtien yhdistämiseen on kaksi tapaa. Ensinnäkin voit vetää visuaalisen elementin toisen elementin nuolen osoittaman viivan yli, jolloin elementti lisätään automaattisesti sarjaan. Voit myös sijoittaa visuaalisen elementin mihin tahansa kohtaan ruudukossa ja yhdistää sen manuaalisesti napsauttamalla nuolta ja vetämällä sen haluttuun elementtiin. Työnkulun editori piirtää yhdistävän viivan automaattisesti uudelleen.

Helppokäyttöisten työnkulkujen suunnittelu

Ihannetapauksessa työnkulut suunnitellaan vasemmalta yläkulmasta oikeaan alakulmaan. Työnkulkujen suunnittelu vasemmasta yläkulmasta alkaen noudattaa visuaalisten elementtien luonnollista suunnittelua. Oletettu "normaali" tai "positiivinen" asioiden virtaus on suunnilleen alaspäin. "Normaalista" kulusta poikkeaminen tapahtuu aina oikealle. Näin ollen ylhäältä alas, vasemmalta oikealle, suunnitteleminen on tapa luoda työnkulku mahdollisimman selkeästi ja mahdollisimman vähän päällekkäisiä siirtymiä.

Työnkulku on suunniteltu maksimaalista selkeyttä silmällä pitäen:

Työnkulkukaavioiden vieminen PDF-tiedostoihin

Työnkulkukaavioita voi viedä PDF-tiedostoihin useisiin tarkoituksiin. PDF-tiedoston luominen aloitetaan mallipohjan navigointipuun Työnkulku-pudotusvalikosta. Voit valita paperin suunnan ennen PDF-tiedoston luomista. Koko työnkulkukaavio skaalataan kokoon, joka sopii yhdelle sivulle.

PDF-viennin valintavaihtoehdot:

PDF-dokumentti latautuu tietokoneellesi automaattisesti tai avautuu selaimessa käyttämästäsi selaimesta riippuen.