Manuaalisten tehtävien luominen

Visuaalinen työnkulku voi luoda manuaalisia tehtäviä ryhmien tai yksilöiden suoritettavaksi. Manuaalinen tehtävä luodaan erillisen mallin perusteella, joka tallentaa tehtävät tiettyyn kansioon. Tehtävät voidaan kohdistaa ryhmälle, ja ryhmän jäsen voi sitten osoittaa tehtävän itselleen.

Manuaalisten tehtävien visualisointi on mahdollista ilman varsinaisen tehtävän jatkoa koskevan datakortin luomista. Poista sitten valinta kohdasta ”Luo tehtävä”, jos haluat visualisoida ja dokumentoida vain manuaalisen tehtävän ilman erillistä datakorttia.

Työnkulun suunnittelijan on määriteltävä manuaalisen tehtävän nimi, tehtävän lyhyt kuvaus aiheesta ja ehto sille, mitä tehtävän suorittamiseksi on muutettava.

Manuaalinen tehtävien määritys:

Oletusarvoisesti jokaiselle tehtävälle luodaan uusi datakortti työnkulun suorituksen aikana. Siksi manuaalisen tehtäväkonfiguraation on määritettävä, minkä mallin mukaan datakortti luodaan. Visuaalinen työnkulkumoottori ehdottaa työnkulun tehtäville vain niitä malleja, jotka sisältävät pakollisen järjestelmäluokan Tehtävätiedot.

On myös määriteltävä, mihin kansioon tehtävän datakortti kirjoitetaan. Muista, että yksi mallipohja voi luoda datakortteja useisiin eri kansioihin, esimerkiksi eri paikoissa sijaitseville palveluryhmille.

Tehtävätietokortin tilan voi määrittää myös Manuaalinen tehtävä -toiminnolla. Manuaalinen tehtävä on yleensä aluksi asetettu joko Avoin- tai Määrätty-tilaan, mutta tätä määritystä voidaan mukauttaa.

Manuaalinen tehtävä voidaan osoittaa joko henkilöryhmälle, nimetylle henkilölle tai suositellulle henkilölle, mutta ei useammalle samanaikaisesti. Voit ensin valita tukiryhmän ja sitten nimetyn henkilön valitusta ryhmästä.

On suositeltavaa luoda valmiit näkymät työnkulun tehtäville Efecte Service Managementin työtilaan.

Työnkulun tehtävämallien luominen

Manuaalisen tehtävän datakortti luodaan vastaavan mallipohjan määritelmän mukaisesti. Efecte Service Managementin oletuskokoonpano sisältää vähintään yhden työnkulun tehtävämallin. Lisää työnkulun tehtävämalleja voidaan luoda alusta alkaen missä tahansa moduulissa. Tehtävätiedot-järjestelmäluokan lisääminen kaikkiin uusiin työnkulun tehtävämalleihin on pakollista, muuten työnkulku ei tunnista tätä mallipohjaa. Muista, että mallipohja on linkitettävä kansioon ennen kuin se näkyy manuaalisen tehtävän kokoonpanossa.

Työnkulun tehtävämalli:

Aseta arvotoiminnot

Yksi työnkulun yksinkertaisimmista toiminnoista on asettaa uusi arvo vastaavan mallin tai viitatun määritteen mille tahansa määritteelle.

Kaikilla työnkulun solmuilla on oltava nimi. Työnkulun solmuilla voi olla myös pidempi kuvaus, joka selittää, mitä tietty solmu tekee ja miksi.

Vaikka attribuutin arvoa on mahdollista päivittää monien muiden aktiviteettien, kuten hyväksyntöjen tai ehtojen, seurauksena aktiviteetista, Arvon asetus -aktiviteettia voidaan käyttää samaan tarkoitukseen. Arvon asetus -aktiviteetin käyttäminen attribuutin arvon päivittämiseen voi olla hyödyllistä, jotta voidaan luoda enemmän läpinäkyvyyttä siitä, mitä tapahtuu ja milloin.

Työnkulun suunnittelija voi asettaa uuden arvon yhdelle tai useammalle työnkulun määritteelle.

Aseta arvo -konfiguraatio:

Kun määritetään moniarvoisten ominaisuuksien arvoja, työnkulun suunnittelija voi valita, asetetaanko arvoksi määritetty arvo, lisätäänkö arvo olemassa oleviin arvoihin vai poistetaanko arvo olemassa olevista arvoista.

On myös mahdollista lisätä tai poistaa arvoja määritteistä, jotka sallivat useita arvoja.

Aseta moniarvoinen konfiguraatio:

Jos/niin-ehdot

Jos/niin-ehdot haarauttavat työnkulun kahteen erilliseen haaraan yhden ehdon tai useiden ehtojen yhdistelmän perusteella. Jos/niin-ehdot sopivat ihanteellisesti mallintamaan erilaisia prosessikäyttäytymisiä eri olosuhteissa. Kun Jos/niin-ehtoelementti aktivoituu, ehto tarkistetaan välittömästi ja päätös tehdään tietokannan nykyisten arvojen perusteella.

Jos/Niin-ehdon nimen tulisi olla elementtiä kuvaava.

Jos/niin-ehto useilla ehdoilla:

Ehtoarvioinnin tuloksen perusteella työnkulku haarautuu erillisiin haaroihin. Ennen kuin työnkulku jatkuu eri haaroissa, If/Then-ehtoelementti voi asettaa mallipohjan attribuuteille uusia arvoja prosessien automatisoimiseksi. Eri arvoja voidaan asettaa, jos ehto täyttyy (Then) tai kun ehto ei täyty (Else).

Hyväksynnät

Hyväksyntäaktiviteetti mahdollistaa ongelmaan liittyvän viestinnän sidosryhmien kanssa. Hyväksyntäaktiviteetin tarkoituksena on päättää, hyväksytäänkö vai hylätäänkö työnkulun käsittelemä ongelma. Hyväksyntä tai hylkäys voi olla myös muutosaktiviteetin tai tietämyskannan artikkelin tarkistuksen tulos.

Hyväksynnät voidaan tehdä Efecte Service Managementin tai Efecte Self Service -portaalin kautta.

Ryhmähyväksynnät

Työnkulkumoottori voi käsitellä sekä yksittäisen henkilön että henkilöryhmän hyväksyntöjä. Henkilöryhmä voi koostua ESM-organisaatiotietoihin tallennetuista nimetyistä henkilöistä tai mallipohjaan liittyvistä henkilöistä tai näiden yhdistelmästä.

Jos käytetään ryhmähyväksyntää, hyväksymispäätös voi olla kahdenlainen:

• Päätä, milloin ensimmäinen hyväksyjä tekee päätöksen.
• Päätä, kun kaikki hyväksyjät ovat tehneet päätöksensä.

Kummassakin tapauksessa, jos yksi hyväksyjä hylkää hyväksyttävän asian, koko ryhmän hyväksyntä pysäytetään ja työnkulku jatkuu hylättyjen asioiden haaran mukaisesti.

Efecte Service Managementin hyväksynnät

Jos Efecte Service Managementissa hyväksytään asioita, hyväksyjille lähetetään hyväksymisilmoitus. Upotetun linkin kautta he pääsevät suoraan kyseisen asian hyväksyntänäkymään.

ESM:n kautta haettavat hyväksynnät voidaan lähettää osoitteeseen:

• Kiinteät, nimetyt hyväksyjät, jotka ESM tuntee.
• Aiheeseen liittyvät, dynaamisesti valitut hyväksyjät, kuten esimiesten esimiehet.

Hyväksyntöjen konfigurointi ESM:ssä:

Hyväksyntämallin datakortin linkki on lisättävä manuaalisesti hyväksyntäilmoituksen viestiin. Se on ehdotettujen ominaisuuksien luettelon ylin kohta. Hyperlinkissä käytettävää linkkiä ja tekstiä voidaan mukauttaa alustan työnkulun asetuksissa. Viestin linkki on HTML-muodossa ja näytetään oletusarvoisesti muodossa "Siirry hyväksyntään". Tätä tekstiä voidaan muokata alustan asetuksissa/työnkulun asetuksissa.

Hyväksynnät tallennetaan oletusarvoisesti Hyväksynnät-mallin kansioon. Käyttäjät voivat luoda näkymiä hyväksyntöjen tarkastelemiseksi. Aikaleimalla varustetut hyväksynnät ovat vain tavallisten käyttäjien luettavissa. Järjestelmänvalvojan oikeuksilla varustetut käyttäjät voivat muuttaa hyväksymisleiman arvoa manuaalisesti. Tämä kuitenkin luo merkinnän suojauslokiin tarkastustarkoituksiin.

Hyväksyntöjen määrittäminen ESM:n avulla

Seuraavat määritysvaiheet on jo toteutettu uusien ESM-käyttöönottojen peruskokoonpanossa. Olemassa olevien asennusten päivitysten tai parannusten on sisällettävä seuraavat vaiheet, jos hyväksynnät otetaan käyttöön ESM-käyttöliittymän kautta.

Organisaatiomoduulissa on luotava uusi erillinen hyväksyntämalli. Voit tuoda tämän mallin.

Hyväksyntämalli:

Uusi hyväksyjän rooli on luotava, jotta käyttäjälle voidaan määrittää laajennetut käyttöoikeudet asiaan liittyvän ongelman hyväksymistä varten. Hyväksyjän roolilla on oltava luku- ja päivitysoikeudet Hyväksynnät-kansioon ja Hyväksyntämalliin.

ReferredEntityViewer-viittausmallin on oltava asetettu Person-malliksi.

Hyväksyjämallin viittauksen asettaminen henkilömalliksi:

Luku- ja päivitysoikeuksien määrittäminen Hyväksynnät-kansiolle:

Määritä Hyväksyntämallille laajennetut käyttöoikeudet varmistaaksesi, että oikealla käyttäjällä on oikeudet tehdä hyväksymispäätös (päivitä Hyväksymispäätös-attribuutti).

Hyväksyntämallin määritys laajennetuilla käyttöoikeuksilla:

Henkilötietokorttiin liitetty ESM-käyttäjä:

Hyväksynnät Efecten itsepalveluportaalin kautta

Palvelupyyntöjä voidaan hyväksyä myös Efecten itsepalveluportaalin (ESS) kautta. Hyväksymispyyntö lähetetään itsepalveluportaaliin käsiteltäväksi. Itsepalveluportaali tarkistaa sitten, onko hyväksyjällä aktiivinen edustaja (sijainen), ja lähettää sähköposti-ilmoituksen hyväksyjälle tai hänen edustajalleen.

Visual Workflow Analyzer (VWA) tukee hyväksymispyyntöjen lähettämistä useille Efecte Self Service -portaaleille. Voit asettaa hyväksyntäportaalin tunnuksen ja hyväksyntäportaalin URL-osoitteen hyväksyntäsolmukohtaisesti:

Ryhmähyväksynnän määritys itsepalveluportaalin hyväksynnöille:

Visual Workflow Automation luo päätökselle hyväksymisleiman, kun se on saanut tiedon päätöksestä, ja jatkaa työnkulkua päätöksen mukaisesti. Kun hyväksyjä on tehnyt päätöksen, itsepalveluportaali ilmoittaa tuloksen takaisin ESM:lle, mukaan lukien hyväksyjän nimen, joka voi olla eri kuin pyynnön tehneen hyväksyjän nimi delegointitoiminnon vuoksi. ESM luo sitten päätökselle hyväksymisleiman ja jatkaa työnkulkua päätöksen mukaisesti. Hyväksyjäilmoituksen viestimallin asettaa tässä tapauksessa itsepalveluportaali.

Kun hyväksyntöjä hallitaan ESS:n kautta, työnkulkujen suunnittelijat voivat lähettää hyväksynnät yhdelle henkilölle:

• Kiinteät, nimetyt hyväksyjät, jotka ESM tuntee.
• Liittyvät, dynaamisesti valitut hyväksyjät, kuten esimiesten esimiehet tai asiaankuuluvat kustannuspaikkapäälliköt.

Jotta palvelupyyntöjä voidaan hyväksyä ESS:n kautta, palvelutarjouksen hyväksyntäasetukset ESS:ssä on määritettävä arvoon ”Efecte Service Managementin asettamat”.

Hyväksyntöjen konfigurointi ESS-hallintanäkymässä:

Ajastimet

Työnkulkumoottorin ajastimet luovat viiveitä synkronoidakseen liiketoimintaprosessien kanssa. ESM tukee kahdenlaisia ajastimia: yhtä, joka pitää työnkulun käynnissä tietyn ajan, ja toista, joka pitää työnkulun käynnissä tiettyyn, toistuvaan ajankohtaan, kuten joka maanantai.

Ajastinsolmun konfigurointi absoluuttisella odotusvälillä:

Työnkulkumoottori siirtyy seuraavaan vaiheeseen vasta, kun ajastimet ovat kuluneet loppuun.

Ajastinsolmun konfigurointi kiinteällä, toistuvalla herätysajalla:

Ajastin voidaan määrittää myös suhteessa mihin tahansa mallin päivämääräattribuuttiin.

Ajastinsolmun määritys käynnistettiin 2 päivää ennen valittua ominaisuutta:

Odotusehdot

Odota-ehtoja -ominaisuuden avulla työnkulkua voidaan pitää, kunnes yksi tai useampi ehto on täytetty. Ehdon määritys on sama kuin Jos/Sitten-ehdon määritys. Jos/Sitten-ehtosolmu tarkistaa välittömästi, täyttyykö ehto vai ei, kun taas Odota-ehtosolmu odottaa, kunnes ehto täyttyy, ja siirtyy eteenpäin vasta sen jälkeen.

Odotusehtojen määritys:

Sähköposti-ilmoitukset

Sähköposti-ilmoitussolmu mahdollistaa viestinnän kaikkien sidosryhmien kanssa työnkulun suorittamisen aikana. Sähköposti-ilmoituksia voidaan lisätä mihin tahansa työnkulun kohtaan. Työnkulun suunnittelijat voivat määrittää, lähetetäänkö sähköpostit HTML-muodossa vai pelkkänä tekstinä. Se voidaan myös määrittää, milloin työnkulku siirtyy seuraavaan solmuun.

Sähköposti-ilmoitusten määritys:

Sähköpostin otsikkoon ja viestiin voidaan lisätä dynaamisesti mallipohjan arvoja, jotta viestin sisällöstä tulisi kontekstiin sopivampi. Dynaamista sisältöä voidaan lisätä lisäämällä attribuutin koodi $-merkin sisään.

Ylläpitäjät voivat tarkistaa viestijonon Ylläpito-välilehdeltä, lähetetäänkö sähköpostit ja milloin.

Skriptin suoritussolmu

Python-skriptejä on mahdollista suorittaa työnkulun aikana omana aktiviteettinaan. Skriptin määritelmä seuraa skriptejä, jotka voidaan jo ohjelmoida yksittäisille määritteille lausekkeina ESM:ssä. Lisätietoja lausekkeiden luomisesta on järjestelmänvalvojan käyttöliittymän määritteiden käsittelijän uid .

Visual Workflow Automationin skriptit voivat käsitellä työnkulun käyttämän mallin ominaisuuksien arvoja, mutta eivät minkään muun mallin arvoja. Skriptin avulla työnkulun suunnittelijat voivat suorittaa matemaattisia laskutoimituksia käyttämällä operandeja, kuten +, -, / ja *, sekä hakasulkeita. Skriptit voivat myös luoda satunnaislukuja, laskea kahden päivämäärän/kellonajan välisen eron tai laskea useiden arvojen summia tai keskiarvoja.

Skriptisolmu, joka laskee satunnaisen lottonumeron:

On äärimmäisen tärkeää määritellä Script Execution -solmulle "siirry eteenpäin"-ehto, joka määrittää, milloin työnkulun oletetaan skriptin suoritetuksi ja siirrytään eteenpäin. On myös hyvä käyttää työnkulun lopetusehtoa, jos skripti peruuttaa työnkulun odottamatta.

Uusi datakorttisukupolvi

Visuaalisen työnkulun automaatio voi luoda kokonaan uusia ongelmia yhden ongelman käsittelyn aikana. Tämä on yleensä hyödyllistä, kun ongelmat liittyvät toisiinsa tai yhden ongelman on laukaistava toinen ongelma automaattisesti. Esimerkiksi tapaustenhallinnassa on tyypillistä luoda uusi muutospyyntö tai ongelma, jos tapausta ei voida ratkaista helposti.

Uusi datakortin luontisolmu luo uuden ongelman muutosmallista:

Toinen käyttötapaus on luoda tarkistussyklejä resursseille, kuten yrityssovelluksille tai sopimuksille. Kun tarkistuksen työnkulku on valmis, ratkaisu odottaa kuusi kuukautta ennen kuin se käynnistää uuden tarkistusongelman luomisen, mikä jälleen käynnistää seuraavan tarkistuksen työnkulun. Uuden ongelman kentät voidaan helposti asettaa uuteen arvoon konfiguraation kautta tai ne voidaan yhdistää uuden ongelman luomisen käynnistävän ongelman arvoihin.

Palautus

Palautusominaisuuden avulla työnkulun suunnittelijat voivat hypätä takaisin edelliseen aktiviteettiin työnkulkujärjestyksessä, jos tietty ehto täyttyy. Palautustoiminto palauttaa monet aktiviteetit alkuperäiseen tilaansa palautussolmun ja sen aktiviteetin välillä, johon työnkulku hyppää takaisin:

• Aiemmat hyväksynnät peruutetaan ja uusi hyväksyntäpyyntö luodaan.
• Ajastimet nollataan.
• Manuaaliset tehtävät palautetaan tekemättömiksi.

Palautussolmun määritys yksinkertaiselle tapausten työnkululle:

Palautus ei voi nollata tai kumota toimintoja solmuista, kuten:

• Orkestrointitoiminta.
• Sähköposti-ilmoitukset.
• Uusi datakortin luontisolmu.

Näiden toimintojen ei pitäisi olla peruutuspolun työnkulkujärjestyksessä.

Palautuksen on aina osoitettava työnkulun sellaiseen järjestykseen, joka on suoritettu jo ennen palautusta, eli hyppy If/Then-ehdon toiseen haaraan ei ole sallittua.

Jotta vältetään silmukoiden syntyminen, jotka voivat aiheuttaa järjestelmän vakavia suorituskykyongelmia, peruutussolmun ja uudelleenkäynnistystoiminnon välisen työnkulkusekvenssin on sisällettävä viivästyttävä toiminto, kuten:

• Ajastin.
• Hyväksyminen.
• Odotusehto.
• Manuaalinen tehtävä (jos solmua ei merkitä välittömästi valmiiksi, kun se palautetaan takaisin).

Palautussolmu sisältää parametrin, joka määrittää yksittäisen ongelman sallittujen palautusten määrän. Työnkulun suunnittelija voi säätää arvoa välillä 1–20. Kun kaikki sallitut iteraatiokierrokset on suoritettu, työnkulku jatkuu palautussolmusta, vaikka palautusehdot täyttyisivät. Jos työnkulku silti siirtyy palautussolmuun, joka on jo suoritettu liian usein, työnkulku päättyy virheeseen.

Päätesolmun konfigurointi

Loppusolmut ovat jokaisen työnkulkusekvenssin viimeinen vaihe. Työnkulussa on oltava vähintään yksi loppusolmu. Työnkulussa voi olla myös useita loppusolmuja, jotka määrittävät työnkulun eri tuloksia.

Päätesolmun kokoonpano:

Jokaisella päätesolmulla on nimi, joka tulee määrittää kuvaamaan työnkulun lopputulosta. Myös ongelman tila tulee asettaa tulosta vastaavaan arvoon. Valinnaisesti on mahdollista asettaa automaattisesti mikä tahansa mallipohjan attribuutin arvo heijastamaan työnkulun lopullista tilaa.