Configuration des vues spécifiques aux rôles

Par défaut, tous les services sont accessibles à tous les utilisateurs. Cependant, certains services, comme l'offre « Nouvel employé », peuvent être réservés à des groupes spécifiques, comme les managers ou les RH. Pour répondre à ces besoins :

1. Définir le groupe de personnes dans l' AD ( Active Directory ).
2. Créez un rôle dans Efecte Self-Service.
3. Désignez les offres de services préexistantes qui doivent être visibles pour des rôles spécifiques.

Étapes pour créer des offres pour les rôles :

1. Accédez à la vue « Rôles » et cliquez sur le bouton « Nouveau rôle ».
2. Saisissez un nom pour le rôle. Remarque : ce nom ne sera pas visible pour les utilisateurs.
3. Commencez à saisir le nom du groupe AD , puis sélectionnez celui qui convient dans la liste déroulante.
4. Choisissez la ou les offres de services que vous souhaitez attribuer à ce rôle.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que l’offre sélectionnée s’affiche uniquement pour les utilisateurs du groupe AD spécifié.

Veuillez noter:

• Toute offre sera supprimée de la vue « Tous les utilisateurs ».
• Les offres peuvent être visibles par plusieurs rôles.
• La suppression de rôles est possible, mais soyez prudent. Si un service publié n'est pas associé à un rôle spécifique, il devient accessible à tous les utilisateurs. Assurez-vous que le service est associé à un rôle ou annulez sa publication avant de supprimer un rôle.
• Les rôles sont visibles sous la vue « Services », plus précisément sous la section « Visibilité » de son offre de services.

Définition des rôles administratifs

Les administrateurs d'Efecte Self-Service possèdent les droits de modifier tous les services et configurations administratives.

De plus, il est possible de définir des rôles de « Propriétaire de service », accordant des droits de modification sur les services uniquement. L'appartenance à ce rôle est déterminée via l' AD .

Étapes pour définir les groupes AD

1. Accédez à « Paramètres » > « Général ».
2. Sous « Rôles système », spécifiez quel groupe AD représente les « Propriétaires de service » et lequel désigne les « Administrateurs ».

Veuillez noter:

• Il n’est pas nécessaire de sauvegarder : les modifications sont automatiques.
• Ne modifiez ces rôles que si vous êtes certain des implications.

Commander pour d'autres

Le mode de commande identifie les utilisateurs autorisés à passer des commandes pour le compte d'autrui. Ce mode s'applique à tous les sites et services. Vous trouverez les paramètres de ce mode sous « Paramètres » > « Général » > « Rôles système ».

Il existe deux configurations pour le mode de commande :

1. Tous les utilisateurs peuvent commander des services les uns pour les autres.
2. Seuls les utilisateurs d'un groupe AD désigné sont autorisés à commander pour tout le monde, agissant ainsi en tant qu'« utilisateurs clés ».

Le champ « Commander pour » devient visible lors de la confirmation de commande lorsqu'un utilisateur a le privilège de commander pour d'autres.

Une fois les services commandés pour d'autres utilisateurs, ils peuvent accéder à la vue « Demandes pour d'autres ».

Paramètres d'approbation

Le système propose divers paramètres pour adapter les processus d'approbation aux besoins spécifiques de votre locataire. Voici comment optimiser le processus :

1. Approbation directe pour des utilisateurs spécifiques :

Pour les scénarios où certaines personnes n'ont besoin d'aucune approbation pour leurs commandes :

• Accédez à l’onglet Intégrations > Organisation.
• Définissez les groupes AD pertinents.

Les utilisateurs de ce groupe bénéficieront d'un processus simplifié. Lorsqu'ils soumettent une demande, la page de confirmation indique qu'aucune justification n'est requise. La commande est alors directement transmise au système cible pour exécution.

2. Commentaires sur les décisions d’approbation :

Vous pouvez activer cette fonctionnalité pour autoriser les commentaires sur les décisions d'approbation sur la même page. Il est important de noter que tout rejet doit toujours être motivé.

Approbations de transmission

La possibilité de transmettre les approbations offre une flexibilité dans le processus de prise de décision.

• Pour activer cette fonctionnalité, accédez à l’onglet Paramètres.
• Cochez la case intitulée Approbations de transfert activées.

Une fois cette fonctionnalité activée, toute approbation en attente peut être transmise à toute personne répertoriée dans les données de l'organisation.