Lorsque votre organisation a des besoins variés en matière de contenu de catalogue Efecte Self-Service, le concept multisite est avantageux. Il est préférable de disposer d'un maximum de services communs et partagés au sein de l'organisation. Si vous disposez déjà de ce système, vous pouvez choisir d'éviter la gestion multisite.

Raisons des sites multiples :

• Des groupes distincts nécessitant des services différents.
• Variations dans les processus d’approbation.
• Différents canaux de soutien pour des groupes particuliers.
• Écarts de prix des services selon les sections.
• Délais de livraison variés en raison de fournisseurs divers.

Recommandation : En cas d'écarts mineurs, pensez à standardiser pour éviter les complications (petites différences de prix, modèles quasi identiques, etc.).

Site de tous les services

Cette plateforme est essentielle à la gestion des services de l'organisation. Bien qu'elle ne soit pas directement accessible aux utilisateurs, elle sert de base de référence pour tous les services. Les ajouts et suppressions de services commencent ici et, une fois mis en place, ces services peuvent être distribués à tous les sites grâce à l'option « Publier pour tous ».

Création de site

Efecte Self-Service prend en charge un maximum de 200 sites, mais il est conseillé de conserver ce nombre minimal pour faciliter la gestion du catalogue.

Étapes pour créer un nouveau site :

1. Accéder à la vue « Sites ».
2. Utilisez le bouton « Nouveau site ».
3. Entrez le nom du site.
4. Définissez les affiliations des utilisateurs à l'aide des unités d'organisation AD (UO). Notez que chaque utilisateur ne peut être associé qu'à une seule UO, et donc à un seul site. Veillez à ce qu'il n'y ait pas de chevauchement entre les UO.

La liste des sites devient visible sous « Intégrations - Organisation » après avoir cliqué sur « Afficher les données de test ».

Édition de services

Tous les services, même ceux spécifiques à des sites particuliers, proviennent du site « Tous les services ». Pour affecter un service non publié à un site spécifique :

1. Choisissez le site.
2. Sélectionnez le service non publié.
3. Cliquez sur « Publier ».

Le service sera désormais accessible uniquement aux utilisateurs affiliés au site sélectionné. Vous pouvez définir la visibilité du service en fonction des rôles et des sites dans la section Visibilité de l'offre.

Nos demandes - Configuration

« Nos demandes » permet aux utilisateurs de consulter les tickets des autres utilisateurs sur le portail libre-service. L'accessibilité de cette fonctionnalité est réglable depuis les paramètres du site de l'administrateur ESS.

Les options incluent :

• Afficher les incidents : rend les problèmes de type incident visibles.
• Afficher les demandes de service : permet de visualiser les problèmes de type demande de service.
• « Visibilité de nos demandes » : détermine qui peut accéder à « Nos demandes ». Choix possibles :
  • Visibilité pour tous sur le site.
  • Accès restreint basé sur l'appartenance au groupe AD .

Notamment, la fonction « Nos demandes » affiche uniquement les demandes de service et les incidents créés au cours des 30 derniers jours. Cette valeur par défaut peut être ajustée en envoyant une demande à notre service desk . Veuillez noter que la vue est limitée à 1 000 problèmes visibles. Si les incidents et/ou les demandes de service sont activés sans restrictions AD , toute personne du même site peut les consulter.

Pour une visibilité plus contrôlée, l'administrateur ESS peut spécifier que seuls les membres de certains groupes AD peuvent accéder à « Nos demandes ». Il est essentiel de comprendre que :

• La fonctionnalité « Nos demandes » affiche uniquement les incidents et/ou demandes de service relatifs à un site spécifique. Si un utilisateur est affilié à un site, il n'aura pas accès aux demandes d'un autre site, même s'il appartient au même groupe AD .
  
• Les commentaires et les pièces jointes ne sont pas affichés dans « Nos demandes ».
• Si un environnement utilise plusieurs connecteurs, toutes les demandes signalées pour un site sont visibles si « Nos demandes » est activé.
• Assurez-vous toujours de paramètres de configuration précis dans la visibilité « Nos demandes » pour préserver la confidentialité des utilisateurs et empêcher le partage involontaire d'informations sensibles entre différents groupes d'utilisateurs.

En utilisant et en gérant efficacement ces configurations, les administrateurs peuvent personnaliser l'expérience utilisateur dans Efecte Self-Service pour répondre aux besoins et aux structures uniques de leurs organisations, garantissant ainsi une prestation de services efficace et la satisfaction des utilisateurs.