Roolikohtaisten näkymien määrittäminen

Oletusarvoisesti kaikki palvelut ovat kaikkien käyttäjien käytettävissä. Jotkin palvelut, kuten "Uusi työntekijä" -tarjous, saatetaan kuitenkin tarkoittaa vain tietyille ryhmille, kuten esihenkilöille tai HR:lle. Tällaisia tarpeita varten:

1. Määritä henkilöryhmä AD:ssä (Active Directory).
2. Luo rooli Efecte Self-Servicessä.
3. Määritä, mitkä olemassa olevat palvelutarjoukset näkyvät tietyille rooleille.

Näin luot tarjouksia rooleille:

1. Siirry "Roolit"-näkymään ja napsauta "Uusi rooli" -painiketta.
2. Anna roolille nimi. Huomio: tätä nimeä ei näytetä käyttäjille.
3. Ala kirjoittaa AD-ryhmän nimeä ja valitse sitten oikea ryhmä pudotusvalikosta.
4. Valitse palvelutarjous tai -tarjoukset, jotka haluat liittää tähän rooliin.

Näitä vaiheita noudattamalla valittu tarjous näytetään vain määritetyn AD-ryhmän käyttäjille.

Huomioitavaa:

• Kaikki tarjoukset poistetaan "Kaikki käyttäjät" -näkymästä.
• Tarjoukset voivat olla näkyvissä useille rooleille.
• Roolien poistaminen on mahdollista, mutta ole varovainen. Jos julkaistua palvelua ei ole liitetty mihinkään tiettyyn rooliin, se tulee kaikkien käyttäjien saataville. Varmista, että palvelu on liitetty rooliin, tai peruuta palvelun julkaisu ennen roolin poistamista.
• Roolit näkyvät "Palvelut"-näkymässä, kyseisen palvelutarjouksen "Näkyvyys"-osiossa.

Pääkäyttäjäroolien määrittäminen

Efecte Self-Servicen pääkäyttäjillä on oikeudet muokata kaikkia palveluita ja pääkäyttäjän asetuksia.

Lisäksi on mahdollista luoda "Palvelun omistaja" -rooleja, jotka antavat oikeuden muokata pelkästään palveluita. Tähän rooliin kuuluminen määräytyy AD:n kautta.

Näin määrität AD-ryhmät

1. Siirry kohtaan "Asetukset" > "Yleiset".
2. Määritä kohdassa "Järjestelmäroolit", mikä AD-ryhmä vastaa "Palvelun omistajia" ja mikä "Pääkäyttäjiä".

Huomioitavaa:

• Tallennusta ei tarvita — muutokset tallentuvat automaattisesti.
• Muuta näitä rooleja vain, jos olet varma vaikutuksista.

Tilaaminen toisten puolesta

Tilaustila määrittää, ketkä käyttäjät saavat tilata palveluita toisten puolesta. Tämä tila koskee kaikkia sivustoja ja palveluita. Löydät tämän tilan asetukset kohdasta "Asetukset" > "Yleiset" > "Järjestelmäroolit".

Tilaustilalle on kaksi määritystapaa:

1. Kaikki käyttäjät voivat tilata palveluita toistensa puolesta.
2. Vain määrätyn AD-ryhmän käyttäjillä on oikeus tilata kaikkien puolesta, jolloin he toimivat käytännössä "avainkäyttäjinä".

"Tilaa puolesta" -kenttä tulee näkyviin tilausvahvistuksen yhteydessä, kun käyttäjällä on oikeus tilata toisten puolesta.

Kun palveluita on tilattu toisten käyttäjien puolesta, he pääsevät "Toisten puolesta tehdyt pyynnöt" -näkymään.

Hyväksyntäasetukset

Järjestelmä tarjoaa monenlaisia asetuksia, joilla hyväksyntäprosessit voidaan mukauttaa asiakasympäristön tarpeisiin. Näin optimoit prosessin:

1. Suora hyväksyntä tietyille käyttäjille:

Tilanteissa, joissa tietyt henkilöt eivät tarvitse minkäänlaista hyväksyntää tilauksilleen:

• Siirry kohtaan Integraatiot-välilehti > Organisaatio.
• Määritä asiaankuuluvat AD-ryhmät.

Tähän ryhmään kuuluville käyttäjille prosessi on sujuvampi. Kun he tekevät pyynnön, vahvistussivulla ilmoitetaan, ettei perustelua tarvita. Tilaus etenee tällöin suoraan kohdejärjestelmään toteutettavaksi.

2. Kommentointi hyväksyntäpäätöksiin:

Voit ottaa käyttöön ominaisuuden, joka sallii kommentoinnin hyväksyntäpäätösten yhteydessä samalla sivulla. On tärkeää huomata, että hylkäystapauksessa perustelu on aina pakollinen.

Hyväksyntöjen välittäminen eteenpäin

Mahdollisuus välittää hyväksyntöjä eteenpäin tuo joustavuutta päätöksentekoprosessiin.

• Ota ominaisuus käyttöön siirtymällä Asetukset-välilehdelle.
• Valitse valintaruutu Hyväksyntöjen välittäminen käytössä.

Kun tämä ominaisuus on käytössä, minkä tahansa vireillä olevan hyväksynnän voi välittää eteenpäin kenelle tahansa organisaation tiedoissa luetellulle henkilölle.