Muistiinpanon lisääminen

Lisää käyttäjätunnuksesi ja nykyinen päivämäärä kenttään Lisää muistiinpano -painikkeella. Tämä auttaa kontekstin tai kommenttien lisäämisessä. Toiminnot ovat samankaltaisia sekä Agent että klassisen käyttöliittymän versioissa.

RTF-kenttien käyttö

Räätälöidyn tekstin kentät tarjoavat muokkaustyökaluja luettavuuden ja muotoilun parantamiseksi:

• Otsikot, tasaus, tekstin sisäinen tyyli
• Lihavoitu teksti, fontin värit
• Luettelomerkit, numeroidut luettelot
• Hyperlinkit
• Kuvan lisäys
• Muotoillun tekstin ja kuvien kopiointi ja liittäminen (suositellut muodot: jpg, png, gif)

Huomautus: Kuvia ei voi lähettää itsepalveluportaaliin.

Toiminnallisuus on samanlaista sekä Agent että klassisen käyttöliittymän välillä.

Useiden datakorttien muokkaaminen

Voit muokata useita datakortteja samanaikaisesti noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Valitse haluamasi datakortit luettelonäkymästä.
2. Napsauta 'Muokkaa' ja valitse avattavasta valikosta 'Muokkaa valittuja datakortteja'.

Näyttöön tulevassa valintaikkunassa voit määrittää muokattavan kentän ja siihen käytettävän uuden arvon.

Vinkkejä tehokkaaseen editointiin:

• Lisää uusi arvo kaikkiin valittuihin datakortteihin napsauttamalla plus-painiketta (+). Tämä käyttää arvoa määritettyyn kenttään kaikissa valituissa korteissa.
• Voit poistaa arvon valituista datakorteista napsauttamalla X-painiketta. Tämä tyhjentää määritetyn kentän kaikista valituista korteista.
  

Muokkausten tallentaminen:

• Tallenna muutokset valittuihin datakortteihin napsauttamalla Tallenna-painiketta. Voit sitten jatkaa samojen datakorttien muokkaamista tarvittaessa.
• Tallenna muutokset ja poistu usean muokkausikkunasta napsauttamalla Tallenna ja sulje -painiketta. Huomaa, että datakortit pysyvät valittuina luettelonäkymässä, vaikka sulkisit valintaikkunan.

Datakorttien muuntaminen

'Muunna'-funktio on erityisen hyödyllinen, kun Service Desk -tapauksen ratkaisu on dokumentoitava Knowledge Base . Näin käytät 'Muunna muotoon xxx' -komentoa, joka on käytettävissä Muokkaa-valikossa, kun datakortti on auki ja mallipohja on määritetty sallimaan muunnos.

Muutoksen vaiheet:

1. Siirry muunnettavan tietokortin kohdalle ja avaa se.
2. Napsauta 'Lisää'-painiketta ja valitse sitten 'Muunna muotoon xxx'. Jos järjestelmä tarjoaa useita mallipohjia muunnoskohteeksi, sinun on valittava niistä sopiva.
   1. Muunnosprosessin aikana alkuperäisen datakortin ennalta määritetyt kentät kopioidaan automaattisesti uuteen datakorttiin.
3. Kun sisältö on kopioitu, syötä tarvittavat lisätiedot uuden datakortin kenttiin. Kun olet täyttänyt tiedot, tallenna uusi datakortti. Alkuperäinen (lähde)datakortti pysyy muuttumattomana. Asetuksista riippuen alkuperäinen ja uusi datakortti voidaan linkittää muunnoksen jälkeen.
   

Tärkeä huomioitava asia:

Muunnosprosessia ei voida suorittaa loppuun, jos datakortin pakollisista kentistä puuttuu arvoja. Varmista, että kaikki pakolliset kentät on täytetty ennen datakortin muuntamista.

Datakorttien kopiointi

Voit kopioida olemassa olevia datakortteja kopioimalla ne suoraan luettelonäkymästä. Näin kopioit valitut datakortit:

1. Valitse luettelonäkymästä kopioitavien datakorttien valintaruudut.
2. Siirry Muokkaa-valikkoon ja valitse Kopioi valitut datakortit.

Huomautus: Datakorttien kopiointivaihtoehdon on oltava käytössä mallipohjan asetuksissa, jotta kopiointikomento on käytettävissä.

Kun kopioit datakortteja, järjestelmä luo identtisen kopion jokaisesta valitusta kortista. Ainoat erot ovat:

• Kunkin kopioidun datakortin nimessä on "_copy"-liite, joka erottaa sen alkuperäisestä.
• Kopioitujen datakorttien luontiaika asetetaan kopiointitoiminnon suoritusajan mukaan, mikä vastaa kopioinnin todellista ajankohtaa.

Datakorttien siirtäminen

Voit järjestää datakortit uudelleen siirtämällä ne eri kansioihin seuraavasti:

1. Valitse luettelonäkymässä niiden tietokorttien vieressä olevat ruudut, jotka haluat siirtää.
2. Napsauta 'Muokkaa'-valikkoa ja valitse 'Siirrä valitut datakortit'.
3. Näyttöön tulee pudotusvalikko; valitse haluamasi uusi kansio tästä luettelosta.
4. Vahvista siirto napsauttamalla 'OK'.

Tärkeä huomautus: On tapauksia, joissa datakortit lajitellaan automaattisesti tiettyihin kansioihin tietyn kentän arvon perusteella. Tässä tapauksessa datakortin kansion muuttaminen tapahtuu muuttamalla kyseisen kentän arvoa.

Datakorttien poistaminen

Datakorttien poistaminen on yleensä varattu tarpeettomien tai virheellisten merkintöjen puhdistamiseen, koska useimmat järjestelmät haluavat säilyttää tietueet viitteeksi tai historiallisen datan analysointia varten. Näin voit poistaa datakortit, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet:

Pro :

1. Valitse luettelonäkymässä poistettavat datakortit valitsemalla niiden vastaavat ruudut.
2. Napsauta 'Muokkaa' ja valitse 'Poista valitut datakortit'.
3. Vahvistuskehote tulee näkyviin. Vahvista toimenpide siirtääksesi datakortit roskakoriin.

Poistaminen katselutilasta:

1. Kun tarkastelet yksittäistä datakorttia, voit poistaa sen napsauttamalla "Lisää" ja valitsemalla "Poista datakortti".
2. Jos sinulla ei ole tarvittavia oikeuksia datakortin poistamiseen, näyttöön tulee virheilmoitus.

Datakortin poistaminen uuden Agent käyttöliittymässä

Avaa Agent käyttöliittymässä datakortti ja napsauta Lisää-valikkoa. Napsauta sitten ”Poista datakortti”:

Roskakorin hallinta

Roskakori on väliaikainen säilytyspaikka kaikille poistetuille datakorteille. Käyttäjät näkevät vain ne kortit, joihin heillä on käyttöoikeudet.

Palauttaminen: Jos sinulla on poisto-oikeudet, voit myös palauttaa datakortit roskakorista takaisin alkuperäisiin kansioihinsa.

Pysyvä poistaminen: Vastaavasti asianmukaiset käyttöoikeudet omaavat voivat poistaa datakortteja pysyvästi roskakorista.

Muista, että poistotoimenpiteet ovat yleensä peruuttamattomia, varsinkin kun datakortti on poistettu pysyvästi. On tärkeää varmistaa, että poistamiasi tietoja ei enää tarvita tai että sinulla on tarvittaessa varmuuskopio.