Ajouter une note

Utilisez le bouton « Ajouter une note » pour ajouter votre nom d'utilisateur et la date du jour à un champ, ce qui facilite l'ajout de contexte ou de commentaires. La fonctionnalité est similaire dans les interfaces utilisateur Agent et classique.

Travailler avec des champs de texte enrichi

Les champs de texte enrichi offrent des outils d'édition pour améliorer la lisibilité et la mise en forme :

• Titres, alignement, style en ligne
• Texte en gras, couleurs de police
• Puces, listes numérotées
• Hyperliens
• Insertion d'images
• Copier-coller du texte et des images formatés (formats recommandés : jpg, png, gif)

Remarque : les images ne peuvent pas être envoyées au portail libre-service.

La fonctionnalité est similaire dans les interfaces utilisateur Agent et classique.

Modification de plusieurs cartes de données

Vous pouvez modifier plusieurs cartes de données simultanément en suivant ces étapes :

1. Sélectionnez les cartes de données souhaitées dans la vue de liste.
2. Cliquez sur « Modifier » et choisissez « Modifier les cartes de données sélectionnées » dans le menu déroulant.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous avez la possibilité de spécifier le champ que vous souhaitez modifier et la nouvelle valeur qui doit lui être appliquée.

Conseils pour un montage efficace :

• Pour ajouter une nouvelle valeur à toutes les cartes de données sélectionnées, cliquez sur le bouton plus (+). La valeur sera alors appliquée au champ spécifié pour toutes les cartes sélectionnées.
• Pour supprimer une valeur des cartes de données sélectionnées, cliquez sur le bouton X. Cela effacera le champ spécifié sur toutes les cartes sélectionnées.
  

Sauvegarder vos modifications :

• Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour appliquer vos modifications aux cartes de données sélectionnées. Vous pouvez ensuite continuer à modifier ces mêmes cartes si nécessaire.
• Utilisez le bouton « Enregistrer et fermer » pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue d'édition multiple. Notez que les cartes de données resteront sélectionnées dans la liste même après la fermeture de la boîte de dialogue.

Transformer les cartes de données

La fonction « Transformer » est particulièrement utile lorsqu'une résolution d'incident Service Desk doit être documentée dans la Knowledge Base . Voici comment utiliser la commande « Transformer en xxx », accessible depuis le menu Édition lorsque la fiche de données est ouverte et que le modèle est configuré pour autoriser la transformation.

Étapes de la transformation :

1. Accédez à la carte de données que vous souhaitez transformer et ouvrez-la.
2. Cliquez sur le bouton « Plus », puis sélectionnez « Transformer en xxx ». Si le système propose plusieurs modèles comme cible de transformation, vous devrez choisir celui qui vous convient.
   1. Pendant le processus de transformation, les champs prédéfinis de la carte de données d'origine seront automatiquement copiés vers la nouvelle carte de données.
3. Une fois le contenu copié, saisissez les informations supplémentaires nécessaires dans les champs de la nouvelle fiche de données. Après avoir complété les informations, enregistrez la nouvelle fiche. La fiche d'origine (source) restera inchangée. Selon la configuration, les fiches d'origine et de nouvelle fiche pourront être liées après la transformation.
   

Considération importante :

Le processus de transformation ne peut être terminé si des champs obligatoires de la carte de données sont manquants. Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont renseignés avant de tenter de transformer une carte de données.

Copie de cartes de données

Pour dupliquer des fiches de données existantes, vous pouvez utiliser la fonction de copie directement depuis la liste. Voici la procédure à suivre :

1. Dans la vue liste, cochez les cases à côté des cartes de données que vous souhaitez copier.
2. Accédez au menu « Edition » et sélectionnez « Copier les cartes de données sélectionnées ».

Remarque : l’option de copie des cartes de données doit être activée dans les paramètres du modèle pour rendre la commande de copie disponible.

Lorsque vous copiez des cartes de données, le système génère un duplicata identique de chaque carte sélectionnée. Les seules différences sont :

• Le nom de chaque carte de données copiée inclura le suffixe « _copy » pour la distinguer de l'original.
• L'heure de création des cartes de données copiées sera définie sur l'heure à laquelle l'action de copie a été effectuée, reflétant l'heure réelle de duplication.

Déplacement de cartes de données

Pour réorganiser les cartes de données en les déplaçant vers différents dossiers, procédez comme suit :

1. Dans la vue liste, cochez les cases en regard des cartes de données que vous souhaitez déplacer.
2. Cliquez sur le menu « Modifier » et choisissez « Déplacer les cartes de données sélectionnées ».
3. Une liste déroulante apparaîtra ; sélectionnez le nouveau dossier souhaité dans cette liste.
4. Confirmez le déplacement en cliquant sur « OK ».

Remarque importante : Il arrive que les fiches de données soient automatiquement classées dans des dossiers spécifiques en fonction de la valeur d'un champ particulier. Dans ce cas, le changement de dossier d'une fiche de données s'effectue en modifiant la valeur de ce champ.

Suppression des cartes de données

La suppression des fiches de données est généralement réservée au nettoyage des entrées redondantes ou erronées, car la plupart des systèmes préfèrent conserver les enregistrements à des fins de référence ou d'analyse historique. Voici comment supprimer les fiches de données si vous disposez des autorisations nécessaires :

Processus Pro suppression standard :

1. Dans la vue liste, sélectionnez les cartes de données que vous souhaitez supprimer en cochant les cases correspondantes.
2. Cliquez sur « Modifier » et sélectionnez « Supprimer les cartes de données sélectionnées ».
3. Une invite de confirmation apparaîtra. Confirmez votre action pour déplacer les cartes de données vers la corbeille.

Suppression du mode d'affichage :

1. Lorsque vous consultez une seule carte de données, vous pouvez la supprimer en cliquant sur « Plus » et en sélectionnant « Supprimer la carte de données ».
2. Si vous ne disposez pas de l'autorisation requise pour supprimer la carte de données, un message d'erreur s'affichera.

Suppression de la carte de données dans la nouvelle interface utilisateur Agent

Dans l'interface Agent , ouvrez la carte de données et cliquez sur le menu « Plus ». Cliquez ensuite sur « Supprimer la carte de données » :

Gestion des poubelles

La corbeille est un espace de stockage temporaire pour toutes les cartes de données supprimées. Les utilisateurs ne peuvent voir que les cartes auxquelles ils ont accès.

Restauration : si vous disposez des autorisations de suppression, vous pouvez également restaurer les cartes de données de la corbeille vers leurs dossiers d'origine.

Suppression permanente : De même, ceux qui disposent des autorisations appropriées peuvent supprimer définitivement les cartes de données de la corbeille.

N'oubliez pas que les suppressions sont généralement irréversibles, surtout après la suppression définitive d'une carte de données. Il est important de vous assurer que les données supprimées ne sont plus nécessaires ou de disposer d'une sauvegarde si nécessaire.