Dodawanie notatki

Użyj przycisku „Dodaj notatkę”, aby dodać swoją nazwę użytkownika i aktualną datę do pola, co ułatwia dodawanie kontekstu lub komentarzy. Funkcjonalność jest podobna w interfejsie Agent i klasycznym.

Praca z polami tekstu sformatowanego

Pola tekstu sformatowanego oferują narzędzia edycyjne, które poprawiają czytelność i formatowanie:

• Nagłówki, wyrównanie, stylizacja w tekście
• Pogrubiony tekst, kolory czcionek
• Punkty wypunktowane, listy numerowane
• Hiperłącza
• Wstawianie obrazu
• Kopiowanie i wklejanie sformatowanego tekstu i obrazów (zalecane formaty: jpg, png, gif)

Uwaga: Obrazów nie można przesyłać do Portalu Samoobsługowego.

Funkcjonalność jest podobna w obu interfejsach użytkownika: Agent i klasycznym.

Edycja wielu kart danych

Możesz edytować wiele kart danych jednocześnie, wykonując następujące kroki:

1. Wybierz żądane karty danych z listy.
2. Kliknij „Edytuj” i z menu rozwijanego wybierz opcję „Edytuj wybrane karty danych”.

W wyświetlonym oknie dialogowym możesz określić pole, które chcesz edytować, oraz nową wartość, która ma zostać do niego zastosowana.

Wskazówki dotyczące efektywnej edycji:

• Aby dodać nową wartość do wszystkich wybranych kart danych, kliknij przycisk plus (+). Spowoduje to zastosowanie wartości do określonego pola we wszystkich wybranych kartach.
• Aby usunąć wartość z wybranych kart danych, kliknij przycisk X. Spowoduje to wyczyszczenie określonego pola na wszystkich wybranych kartach.
  

Zapisywanie zmian:

• Kliknij przycisk „Zapisz”, aby zastosować zmiany na wybranych kartach danych. W razie potrzeby możesz kontynuować edycję tych samych kart danych.
• Użyj przycisku „Zapisz i zamknij”, aby zapisać zmiany i wyjść z okna dialogowego edycji wielokrotnej. Pamiętaj, że karty danych pozostaną zaznaczone na liście nawet po zamknięciu okna dialogowego.

Przekształcanie kart danych

Funkcja „Przekształć” jest szczególnie przydatna, gdy rozwiązanie problemu zgłoszonego przez Service Desk musi zostać udokumentowane w Knowledge Base . Oto jak użyć polecenia „Przekształć do xxx”, które jest dostępne w menu Edycja po otwarciu karty danych i skonfigurowaniu szablonu tak, aby zezwalał na transformację.

Kroki transformacji:

1. Przejdź do karty danych, którą chcesz przekształcić i otwórz ją.
2. Kliknij przycisk „Więcej”, a następnie wybierz „Przekształć do xxx”. Jeśli system oferuje wiele szablonów jako cel transformacji, musisz wybrać odpowiedni.
   1. Podczas procesu transformacji wstępnie zdefiniowane pola z oryginalnej karty danych zostaną automatycznie skopiowane do nowej karty danych.
3. Po skopiowaniu zawartości należy wprowadzić wszelkie dodatkowe, niezbędne informacje w polach nowej karty danych. Po uzupełnieniu danych należy zapisać nową kartę danych. Oryginalna (źródłowa) karta danych pozostanie niezmieniona. W zależności od konfiguracji, oryginalna i nowa karta danych mogą zostać połączone po transformacji.
   

Ważne uwagi:

Proces transformacji nie może zostać ukończony, jeśli w którymkolwiek z wymaganych pól na karcie danych brakuje wartości. Przed próbą transformacji karty danych upewnij się, że wszystkie pola obowiązkowe są wypełnione.

Kopiowanie kart danych

Aby powielić istniejące karty danych, możesz skorzystać z funkcji kopiowania bezpośrednio z widoku listy. Oto proces kopiowania wybranych kart danych:

1. Na liście zaznacz pola wyboru obok kart danych, które chcesz skopiować.
2. Przejdź do menu „Edycja” i wybierz opcję „Kopiuj wybrane karty danych”.

Uwaga: Aby polecenie kopiowania było dostępne, opcja kopiowania kart danych musi być włączona w ustawieniach szablonu.

Podczas kopiowania kart danych system wygeneruje identyczny duplikat każdej wybranej karty. Jedyne różnice to:

• Nazwa każdej skopiowanej karty danych będzie zawierała sufiks „_copy”, który pozwoli odróżnić ją od oryginału.
• Czas utworzenia skopiowanych kart danych zostanie ustawiony na czas wykonania operacji kopiowania, odzwierciedlając rzeczywisty czas duplikacji.

Przenoszenie kart danych

Aby uporządkować karty danych, przenosząc je do innych folderów, wykonaj następujące kroki:

1. Na liście zaznacz pola wyboru obok kart danych, które chcesz przenieść.
2. Kliknij menu „Edycja” i wybierz opcję „Przenieś wybrane karty danych”.
3. Pojawi się lista rozwijana, z której należy wybrać żądany nowy folder.
4. Potwierdź przeniesienie klikając „OK”.

Ważna uwaga: Zdarzają się przypadki, gdy karty danych są automatycznie sortowane do określonych folderów na podstawie wartości konkretnego pola. W takim przypadku zmiana folderu karty danych odbywa się poprzez zmianę wartości w tym konkretnym polu.

Usuwanie kart danych

Proces usuwania kart danych jest zazwyczaj zarezerwowany dla usuwania zbędnych lub błędnych wpisów, ponieważ większość systemów preferuje przechowywanie rekordów w celach referencyjnych lub do analizy danych historycznych. Oto jak możesz usunąć karty danych, jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia:

Standardowy Pro usuwania:

1. Na liście wybierz karty danych, które chcesz usunąć, zaznaczając odpowiednie pola.
2. Kliknij „Edytuj” i wybierz „Usuń wybrane karty danych”.
3. Pojawi się monit o potwierdzenie. Potwierdź przeniesienie kart danych do Kosza.

Usuwanie z trybu widoku:

1. Podczas przeglądania pojedynczej karty danych możesz ją usunąć, klikając „Więcej” i wybierając opcję „Usuń kartę danych”.
2. Jeśli nie masz wymaganych uprawnień do usunięcia karty danych, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

Usuwanie karty danych w interfejsie nowego Agent

W interfejsie Agent otwórz kartę danych i kliknij menu „Więcej”. Następnie kliknij „Usuń kartę danych”:

Zarządzanie koszami na śmieci

Kosz to tymczasowe miejsce przechowywania wszystkich usuniętych kart danych. Użytkownicy widzą tylko te karty, do których mają uprawnienia dostępu.

Przywracanie: Jeśli masz uprawnienia do usuwania, możesz także przywrócić karty danych z Kosza do ich oryginalnych folderów.

Trwałe usunięcie: W podobny sposób osoby posiadające odpowiednie uprawnienia mogą trwale usunąć karty danych z Kosza.

Pamiętaj, że usunięcie danych jest zazwyczaj nieodwracalne, zwłaszcza po trwałym usunięciu karty. Ważne jest, aby upewnić się, że usunięte dane nie są już potrzebne lub że w razie potrzeby masz kopię zapasową.