Lägga till en anteckning

Använd knappen "Lägg till en anteckning" för att lägga till ditt användarnamn och aktuellt datum i ett fält, vilket underlättar att lägga till sammanhang eller kommentarer. Funktionaliteten är liknande i både Agent och klassiska användargränssnitt.

Arbeta med RTF-fält

Rich text-fält erbjuder redigeringsverktyg för att förbättra läsbarhet och formatering:

• Rubriker, justering, inline-formatering
• Fet text, teckenfärger
• Punktlistor, numrerade listor
• Hyperlänkar
• Bildinsättning
• Kopiera och klistra in formaterad text och bilder (rekommenderade format: jpg, png, gif)

Obs: Bilder kan inte skickas till självbetjäningsportalen.

Funktionaliteten är liknande i både Agent och klassiska användargränssnitt.

Redigera flera datakort

Du kan redigera flera datakort samtidigt genom att följa dessa steg:

1. Välj önskade datakort från listvyn.
2. Klicka på "Redigera" och välj "Redigera valda datakort" från rullgardinsmenyn.

I dialogrutan som visas kan du ange vilket fält du vill redigera och det nya värde som ska tillämpas på det.

Tips för effektiv redigering:

• För att lägga till ett nytt värde till alla valda datakort, klicka på plusknappen (+). Detta kommer att tillämpa värdet på det angivna fältet på alla valda kort.
• För att ta bort ett värde från de valda datakorten, klicka på X-knappen. Detta rensar det angivna fältet för alla valda kort.
  

Sparar dina redigeringar:

• Klicka på knappen "Spara" för att tillämpa dina ändringar på de valda datakorten. Du kan sedan fortsätta att redigera samma datakort om det behövs.
• Använd knappen "Spara och stäng" för att spara dina ändringar och avsluta dialogrutan för flerredigering. Observera att datakorten förblir markerade i listvyn även efter att du stänger dialogrutan.

Transformera datakort

Funktionen "Transformera" är särskilt användbar när en lösning från en Service Desk incident behöver dokumenteras i Knowledge Base . Så här använder du kommandot "Transformera till xxx", som är tillgängligt i Redigera-menyn när datakortet är öppet och mallen är konfigurerad för att tillåta transformation.

Steg för transformation:

1. Navigera till och öppna det datakort du vill transformera.
2. Klicka på knappen "Mer" och välj sedan "Transformera till xxx". Om systemet erbjuder flera mallalternativ som transformationsmål måste du välja det lämpligaste.
   1. Under omvandlingsprocessen kommer fördefinierade fält från det ursprungliga datakortet automatiskt att kopieras till det nya datakortet.
3. När innehållet har kopierats, fortsätt med att ange eventuell ytterligare nödvändig information i de nya datakortsfälten. När du har fyllt i uppgifterna sparar du det nya datakortet. Det ursprungliga (käll-) datakortet kommer att förbli oförändrat. Beroende på inställningarna kan det ursprungliga och det nya datakortet länkas efter omvandlingen.
   

Viktig övervägning:

Transformationsprocessen kan inte slutföras om några obligatoriska fält på datakortet saknar värden. Se till att alla obligatoriska fält är ifyllda innan du försöker transformera ett datakort.

Kopiera datakort

För att replikera befintliga datakort kan du använda kopieringsfunktionen direkt från listvyn. Så här kopierar du valda datakort:

1. Markera kryssrutorna bredvid de datakort du vill kopiera i listvyn.
2. Navigera till menyn "Redigera" och välj "Kopiera valda datakort".

Obs! Alternativet att kopiera datakort måste vara aktiverat i mallinställningarna för att kopieringskommandot ska vara tillgängligt.

När du kopierar datakort genererar systemet en identisk kopia av varje valt kort. De enda skillnaderna är:

• Namnet på varje kopierat datakort kommer att innehålla suffixet "_copy" för att skilja det från originalet.
• Skapandetiden för de kopierade datakorten ställs in på den tidpunkt då kopieringsåtgärden utfördes, vilket återspeglar den faktiska tiden för dupliceringen.

Flytta datakort

Så här omorganiserar du datakort genom att flytta dem till andra mappar:

1. Markera rutorna bredvid de datakort du vill flytta i listvyn.
2. Klicka på menyn "Redigera" och välj "Flytta valda datakort".
3. En rullgardinsmeny visas; välj önskad nya mapp från listan.
4. Bekräfta flytten genom att klicka på 'OK'.

Viktig anmärkning: Det finns fall där datakort automatiskt sorteras i specifika mappar baserat på värdet i ett visst fält. Om så är fallet ändras mappen för ett datakort genom att ändra värdet i det specifika fältet.

Radera datakort

Processen för att ta bort datakort är vanligtvis reserverad för att rensa bort överflödiga eller felaktiga poster, eftersom de flesta system föredrar att behålla poster för referens eller historisk dataanalys. Så här kan du ta bort datakort om du har nödvändiga behörigheter:

Pro :

1. I listvyn väljer du de datakort du vill ta bort genom att markera motsvarande rutor.
2. Klicka på "Redigera" och välj "Ta bort valda datakort".
3. En bekräftelsefråga visas. Bekräfta din åtgärd för att flytta datakorten till papperskorgen.

Borttagning från visningsläge:

1. När du visar ett enskilt datakort kan du radera det genom att klicka på "Mer" och välja "Radera datakort".
2. Om du inte har den behörighet som krävs för att radera datakortet visas ett felmeddelande.

Borttagning av datakort i det nya Agent

I Agent öppnar du datakortet och klickar på menyn Mer. Klicka sedan på ”Ta bort datakort”:

Hantering av papperskorgar

Papperskorgen är en tillfällig lagringsplats för alla raderade datakort. Användare kan bara se de kort de har behörighet att komma åt.

Återställning: Om du har behörighet att ta bort filer kan du även återställa datakort från papperskorgen till deras ursprungliga mappar.

Permanent radering: På samma sätt kan de med lämplig behörighet permanent radera datakort från papperskorgen.

Kom ihåg att borttagningsåtgärder vanligtvis är oåterkalleliga, särskilt när ett datakort har raderats permanent. Det är viktigt att se till att all data du tar bort inte längre behövs eller att du har en säkerhetskopia om det behövs.