En tant qu'administrateur ESM, vous avez accès à la vue Licences, qui vous permet de gérer les licences utilisateur. Vous pouvez importer des licences dans ESM, les affecter aux dossiers appropriés et attribuer des licences dédiées aux utilisateurs.

Vous ne pouvez cependant pas changer une licence dédiée en licence flottante, ou l'inverse, ni changer une licence de lecture en licence d'écriture ou vice versa.

Pour accéder à la vue Licences, cliquez sur Licences dans l’interface utilisateur d’administration.

Lorsque vous accédez à la vue Licences pour la première fois, le volet d'arborescence des dossiers à gauche est vide, sauf si vous avez créé des dossiers dans la vue Utilisateur. Les dossiers situés sous Utilisateurs et rôles dans le volet d'arborescence Autorisations sont identiques à la structure de dossiers de la vue Licences. En effet, la fonction principale des dossiers de licences est de réserver des licences flottantes aux utilisateurs des dossiers Utilisateur correspondants.

Si vous travaillez sur une nouvelle installation ESM à laquelle vous n'avez pas encore accédé, vous pouvez vous connecter en tant qu'utilisateur root. ESM affiche automatiquement la vue Licences, depuis laquelle vous pouvez commencer à importer des licences.

Importation de licences utilisateur

Vous pouvez importer des licences utilisateur depuis la vue « Importer des licences ». Cliquez sur « Licences » dans le menu principal et sélectionnez le dossier où stocker la licence dans l'arborescence. Si vous ne souhaitez pas importer les licences dans un dossier spécifique ou si vous n'en possédez pas, sélectionnez la racine de l'arborescence. Le nœud sélectionné apparaît en surbrillance.

Cliquez sur Importer des licences dans le menu d’affichage pour ouvrir la vue Importer des licences :

Sélectionnez la source d'importation :

• Source : Fichier pour importer une licence à partir d'un fichier XML (cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier dans le système de fichiers).
• Source : Importer manuellement une licence à partir d'un texte XML (tapez ou copiez-collez le texte dans le champ de texte XML).

Après avoir sélectionné la source d’importation, cliquez sur OK pour terminer l’importation de la licence.

Les licences importées apparaissent dans la vue « Licences » sous le dossier sélectionné dans l'arborescence. Vous pouvez accéder aux informations de licence dans l'espace de travail en cliquant dessus dans l'arborescence. Si le contenu du dossier est visible dans l'espace de travail, vous pouvez accéder aux informations de licence en cliquant sur l'icône d'affichage (loupe) devant la ligne de licence.

Informations sur la licence

Chaque licence utilisateur possède des informations spécifiques à la licence :

• Valide – La validité de la licence est soit Oui (valide), soit Non (invalide). La licence peut être invalide si elle a expiré ou si le nom de votre serveur ne correspond pas aux informations chiffrées de la clé de licence.
• Pro – Le module ESM auquel s’applique la licence.
• Titulaire – Propriétaire de la licence. Généralement, le titulaire de la licence est une entreprise.
• Émetteur – Nom du fournisseur de licence, généralement Efecte Plc.
• Expire – Date d’expiration de la licence (par exemple, jj.mm.aaaa).
• Type – Le type de licence : flottante ou dédiée ; lecture ou écriture.
• Attribué à – Personne à qui la licence dédiée est actuellement attribuée.
• Numéro de série – Numéro de série de la licence.
• Clé – Clé de licence.
• Utilisateur actuel – Personne qui réserve la licence (le cas échéant).
• Dossier – Dossier dans lequel se trouve la licence.

Depuis la vue Licences, vous pouvez attribuer une licence dédiée à un utilisateur ou la libérer, et déplacer une licence vers un dossier approprié. Les sections suivantes décrivent la gestion d'une licence unique.

Attribution de licences dédiées aux utilisateurs

Le moyen le plus simple d'attribuer toutes les licences dédiées nécessaires à un utilisateur est d'aller dans Autorisations > Utilisateurs et rôles et d'ouvrir le dossier contenant les utilisateurs. La vue Utilisateurs est visible dans la zone d'affichage. Cochez la case à gauche des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer des licences, puis cliquez sur le bouton Attribuer des licences . Notez que les licences ne peuvent être attribuées qu'aux utilisateurs disposant de rôles.

Une fois la licence attribuée, le message « Licences attribuées à l'utilisateur [nom d'utilisateur] » s'affiche dans le menu d'affichage. L'icône de licence dédiée et le type d'autorisation s'affichent sous les modules pour lesquels des licences étaient disponibles.

Une autre façon d'attribuer toutes les licences dédiées nécessaires à un utilisateur consiste à le sélectionner dans l'arborescence des dossiers, sous « Autorisations > Utilisateurs et rôles » . Tous les types de licences nécessaires pour tous les modules autorisés (définis par les rôles de l'utilisateur) sont attribués lorsque vous sélectionnez « Paramètres » dans le menu d'affichage, puis « Attribuer des licences dédiées ».

Vous pouvez modifier l'utilisateur assigné à une licence en sélectionnant la licence dédiée dans le menu « Licences ». Cliquez sur la licence dédiée dans l'arborescence des dossiers ou, si le contenu du dossier est visible dans l'espace de travail, cliquez sur la loupe. La vue « Informations sur la licence » s'ouvre dans l'espace de travail.

Cliquez sur le bouton Sélectionner. La fenêtre contextuelle « Sélectionner un utilisateur » s'ouvre et affiche la liste des utilisateurs auxquels vous pouvez attribuer la licence. Sélectionnez un utilisateur et confirmez votre sélection. Son nom apparaît dans le champ « Dédié à » de la vue « Informations sur la licence ».

REMARQUE ! Si vous modifiez le titulaire de la licence alors que le titulaire actuel est connecté à ESM, la modification n'est effective qu'après la déconnexion du titulaire actuel.

Libération d'une licence dédiée

Vous pouvez libérer des licences s'il est nécessaire de changer le titulaire des licences dédiées ; les licences libérées resteront dans ESM, mais elles ne peuvent être réservées par personne jusqu'à ce que vous les attribuiez à un nouvel utilisateur.

Sous l'onglet Licences , sélectionnez Licences dans l'arborescence des dossiers, puis sélectionnez les licences à libérer en cochant leurs cases dans la zone d'affichage. Cliquez sur le bouton Libérer .

(Si vous avez placé des licences dans des dossiers, vous pouvez également sélectionner un dossier approprié dans le volet de l'arborescence des dossiers au lieu du dossier Licences, puis procéder à la libération des licences comme indiqué ci-dessus.)

Il est également possible de libérer une licence en cliquant sur l'icône d'affichage d'une licence pour ouvrir la vue d'informations de licence dans la zone d'affichage, puis en cliquant sur Libérer. ESM supprime le nom de l'utilisateur affecté du champ « Attribué à », et la licence dédiée est libérée.

Licences de déménagement

Vous pouvez déplacer une licence vers un nouveau dossier ou à la racine de l'arborescence. Sélectionnez la licence en cliquant dessus dans l'arborescence ou en cliquant sur la loupe si son contenu est visible dans l'espace de travail. La vue « Informations sur la licence » s'ouvre alors.

Dans le menu déroulant « Dossier » en bas de la vue, sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez déplacer la licence. Cliquez sur le bouton « Déplacer ».

Si le contenu du dossier de licences est visible, vous pouvez déplacer plusieurs licences simultanément. Cochez la case correspondant aux licences à déplacer et cliquez sur le bouton « Déplacer ». Sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les licences.

Attribution des licences

Lorsqu'un utilisateur se connecte à ESM, celui-ci recherche une licence disponible pour tous les modules auxquels il a accès. Chaque module nécessite une licence. Celle-ci doit être en lecture ou en écriture, selon les autorisations de son rôle. N'accordez pas de licence d'écriture à un utilisateur disposant uniquement d'autorisations de lecture, ni de licence de lecture à un utilisateur disposant d'une ou plusieurs autorisations d'écriture. Si une licence appropriée est trouvée pour tous les modules requis, l'utilisateur est autorisé à se connecter à ESM.

L'attribution d'une licence appropriée à un utilisateur comporte plusieurs aspects à prendre en compte après l'importation des licences dans ESM. Tenir compte des points suivants vous permettra de vous assurer que tous les utilisateurs ESM disposent des licences nécessaires pour accéder aux modules sous licence :

1. Placer les licences dans des dossiers appropriés : pour garantir l'attribution de licences flottantes appropriées à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs, placez les licences importées dans des dossiers appropriés. Si vous placez des licences flottantes dans un dossier, assurez-vous que le dossier utilisateur correspondant contient les utilisateurs qui les utiliseront. Si vous souhaitez mettre les licences flottantes à la disposition des utilisateurs d'un dossier utilisateur, placez-les à la racine de l'arborescence des licences.
   1. Par exemple, si un utilisateur dont la carte est stockée dans le dossier Helpdesk se connecte, ESM recherche d'abord les licences appropriées dans le dossier de licences Helpdesk correspondant. Si ni le dossier de licences ni l'arborescence ne contiennent de licence appropriée, l'utilisateur ne peut pas accéder à ESM, même si une licence libre du type approprié existe dans un autre dossier.
2. Pro toutes les licences nécessaires à un utilisateur : pour se connecter à ESM, un utilisateur a besoin d'une licence gratuite pour chaque module auquel il a accès. Lors de sa connexion, ESM lui réserve les licences nécessaires. Si l'une des licences réservées est indisponible, l'utilisateur ne peut pas se connecter à ESM.
   1. Par exemple, si un utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour utiliser les modules Efecte CMDB et Efecte IT Pro , il a besoin d'une licence gratuite pour Efecte CMDB et d'une licence gratuite pour Efecte IT Pro pour accéder à l'un ou l'autre des ESM. Si l'une des licences est réservée ou indisponible, l'utilisateur ne peut y accéder. S'il existe des licences « Tous les modules », une seule suffit, car elles contiennent tous les modules.
3. Placez un nombre approprié de licences dans un dossier de licences . Lors de l'utilisation de licences flottantes, il est impératif d'allouer un nombre approprié de licences flottantes aux dossiers de licences concernés. Cela garantit un nombre suffisant de licences disponibles pour les utilisateurs visés.
   1. Si le dossier utilisateur Helpdesk compte, par exemple, 20 utilisateurs, vous devez leur fournir suffisamment de licences flottantes Efecte IT Pro , soit dans le dossier de licences correspondant, soit à la racine de l'arborescence des licences. Si vous prévoyez que cinq utilisateurs seront connectés simultanément, vous devez placer au moins cinq licences flottantes dans le dossier de licences. Placer les licences à la racine de l'arborescence des dossiers permet à tout utilisateur d'autres dossiers de les réserver. Pour plus d'informations, consultez la section 8.8.1 Licences flottantes.
4. Attribuer systématiquement les types de licences : pour se connecter à ESM, un utilisateur ne doit posséder qu'un seul type de licence. Si vous lui attribuez une licence dédiée, toutes les autres licences que vous lui attribuez doivent être dédiées. N'attribuez pas les deux types de licences à l'utilisateur, même si elles concernent des modules ESM différents.

Dans un exemple, vous avez attribué à l'utilisateur une licence dédiée à Efecte IT Pro , et il a besoin d'une licence pour Efecte CMDB . Pour accéder à l'un des modules ESM, il a également besoin d'une licence dédiée pour Efecte CMDB . Si l'utilisateur dispose d'une licence dédiée pour Efecte IT Pro et d'une licence flottante pour Efecte CMDB , il ne peut pas se connecter à ESM.

Sinon, les autorisations d'accès ne sont pas limitées du point de vue de la connexion : cela ne fait aucune différence si des licences distinctes de l'utilisateur autorisent la lecture et l'écriture des cartes de données, toute combinaison de celles-ci est autorisée.

Licences flottantes

Une licence flottante confère à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs le droit de partager une licence unique, spécifique à un module. Elle est destinée à tous les utilisateurs dont :

• Les autorisations de rôle utilisateur incluent les droits de module correspondants.
• La carte utilisateur est stockée dans un dossier utilisateur qui correspond au dossier dans lequel la licence est stockée.

Attribuez une licence flottante à un groupe d'utilisateurs en plaçant les licences dans un dossier correspondant au dossier utilisateur où vous avez placé le groupe d'utilisateurs dans la vue Utilisateur. Les licences flottantes étant destinées à l'usage commun d'un groupe d'utilisateurs, la correspondance entre les dossiers de licences et d'utilisateurs est importante.

Par exemple, pour allouer des licences flottantes Efecte IT Pro à un groupe d'utilisateurs du service d'assistance local, déplacez-les vers le dossier des licences du service d'assistance local. Les licences placées dans le dossier du service d'assistance local (onglet « Licences ») sont utilisables uniquement par les utilisateurs dont les cartes utilisateur sont stockées dans le dossier du service d'assistance local (onglet « Autorisations »).

ESM n'autorise pas l'utilisation simultanée d'une licence flottante actuellement réservée par un autre utilisateur. Autrement dit, si une licence est actuellement réservée, les autres utilisateurs ne peuvent pas l'utiliser lors de la connexion. Un utilisateur ne peut réserver une licence flottante que si elle est libre et située dans le dossier de licences correspondant ou à la racine de l'arborescence des licences.

Pour garantir que les licences flottantes sont disponibles pour le groupe d'utilisateurs visé, veillez à la correspondance du contenu dans les volets « Licences » et « Utilisateurs ». Lors de l'attribution de licences flottantes à vos utilisateurs ESM, tenez compte des points suivants :

• Si vous placez les licences flottantes dans un dossier, assurez-vous que le dossier de licences correspond au dossier utilisateur dans lequel sont stockées les cartes utilisateur du groupe d'utilisateurs prévu.
• Assurez-vous que les droits des utilisateurs pour lesquels vous avez destiné les licences correspondent au module auquel s'applique la licence.
  • Assurez-vous que les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez utiliser les licences flottantes ne disposent pas de licences dédiées pour aucun module ESM.
• N'oubliez pas qu'un utilisateur disposant d'une autorisation d'écriture a besoin d'une licence d'écriture.

Licences dédiées

Les licences dédiées améliorent considérablement la gestion des licences. Grâce à elles, vous garantissez l'accès du titulaire à l'ESM dès sa connexion.

Une licence dédiée donne à un utilisateur le droit de réserver sa licence à tout moment. Elle est liée à son titulaire. Elle ne peut être utilisée par aucun autre utilisateur sans changement préalable de titulaire. En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier le titulaire de la licence librement et aussi souvent que nécessaire.

Une licence dédiée n'a pas besoin d'être placée dans un dossier correspondant au dossier utilisateur du titulaire. Pour garantir la disponibilité des licences dédiées pour l'utilisateur visé, veuillez tenir compte des points suivants :

• Assurez-vous que les droits d’un titulaire de licence correspondent au module auquel s’applique la licence.
• Assurez-vous que les utilisateurs auxquels vous attribuez une licence dédiée disposent de licences dédiées pour tous les modules auxquels ils peuvent accéder.
• N'oubliez pas qu'un utilisateur disposant d'une autorisation d'écriture a besoin d'une licence d'écriture.

CONSEIL ! Pour mieux suivre les types de licences attribués à chaque utilisateur, il peut être judicieux de créer un dossier dédié aux licences dédiées. Créez un dossier utilisateur appelé « Dédié » et laissez-le vide dans la vue Utilisateur, mais placez-y toutes vos licences dédiées dans la vue Licences.

Licences de lecture et d'écriture

L'autorisation d'écriture pour un module nécessite toujours une licence d'écriture. L'autorisation de lecture seule nécessite toujours une licence. Si l'utilisateur dispose de l'autorisation de lecture seule, une licence de lecture seule lui est attribuée, si une licence est disponible. Dans le cas contraire, une licence d'écriture libre lui est attribuée. Si aucune de ces licences n'est disponible, l'utilisateur ne peut pas se connecter.

Dans la section « Paramètres de connexion » des paramètres de la plateforme (modifiable via Administration > Maintenance > Modifier les paramètres), vous pouvez configurer si une autorisation de lecture seule est requise pour accéder à la plateforme. Vous pouvez également choisir d'attribuer une licence d'écriture à un utilisateur disposant d'autorisations de lecture seule. En l'absence de licence de lecture seule, l'utilisateur n'est pas autorisé à se connecter. Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée. Pour l'activer, définissez la valeur du paramètre license.deny_use_of_write_for_read sur « true ».

Suppression des licences

Vous pouvez supprimer des licences en sélectionnant « Licences » dans l'interface d'administration et en ouvrant le dossier où elles sont stockées dans l'arborescence. La liste des licences s'affiche dans la zone d'affichage.

Pour localiser les licences à supprimer, vous pouvez trier la liste en cliquant, par exemple, sur l'en-tête « Attribué à ». Vous pouvez supprimer une ou plusieurs licences à la fois. Sélectionnez les licences en cochant les cases appropriées, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Pour supprimer toutes les licences du dossier, cochez la case Sélectionner tout et cliquez sur Supprimer.

Gestion des sessions et attribution des licences lorsque l'utilisateur se connecte

Une session est ouverte à la connexion de l'utilisateur et est fermée ou invalidée lorsqu'il se déconnecte ou est inactif pendant une durée suffisante. À sa connexion, les licences requises par ses autorisations lui sont attribuées. Ces licences sont liées à la session ouverte. Elles ne sont libérées qu'à la fermeture de la session en fin de journée ou à la fin de la session d'authentification unique.

L'expiration de la session et la libération des licences peuvent prendre un certain temps. Dans certains cas, il est préférable de pouvoir invalider les sessions avant leur expiration et la libération des licences. Par exemple, les utilisateurs ne peuvent pas accéder à ESM si toutes les licences sont attribuées aux sessions inactives. L'utilisateur root peut accéder aux sessions depuis le menu Maintenance et les fermer.

Il est également possible d'invalider des sessions existantes lors de la connexion. Lors de la connexion, l'utilisateur peut invalider une session via l'écran (voir capture d'écran ci-dessous) lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• Le même utilisateur est connecté depuis un autre poste de travail.
• L'utilisateur a saisi un nom d'utilisateur et un mot de passe corrects.

Cliquer sur le bouton « Terminer » met fin à l'autre session et déconnecte l'autre utilisateur. Les utilisateurs doivent être conscients de la procédure de fermeture de session s'ils utilisent plusieurs postes de travail ou navigateurs pour accéder simultanément à ESM. Un utilisateur peut être en train de modifier une fiche de données. Si la session est invalidée avant que l'utilisateur n'ait enregistré la fiche de données, les informations saisies sont perdues, car l'enregistrement n'est plus autorisé dans la session.

Aucun utilisateur ne peut mettre fin à la session d'un autre utilisateur lors de la connexion.

Si le paramètre de plateforme login.show_session_invalidation_information est défini sur « true », l'utilisateur obtient plus d'informations sur la session sur le point d'être invalidée. Ces informations incluent l'adresse IP du titulaire de la session et la durée d'inactivité de l'utilisateur. La valeur par défaut est « false ».