Ajout de références aux cartes de données

Les références dans les cartes de données servent à établir des liens avec des éléments connexes, par exemple pour associer un incident à un composant matériel ou logiciel spécifique du système. Voici comment ajouter des références :

1. Dans la fiche de données que vous modifiez, accédez au champ de référence. Saisissez un mot-clé associé à la fiche de données que vous souhaitez référencer.
2. Au fur et à mesure que vous tapez, un menu déroulant apparaîtra avec des suggestions correspondant à votre terme de recherche.
3. Si disponible, passez la souris sur un élément dans le menu déroulant. Une fenêtre contextuelle devrait apparaître avec plus de détails sur cette suggestion, vous permettant de confirmer qu'il s'agit de la bonne référence.
4. Si vous ne trouvez pas la carte de données que vous souhaitez référencer et que vous disposez des autorisations de création, vous pouvez sélectionner l'option « Créer », généralement située en haut du menu déroulant. Cela vous permettra de créer une nouvelle carte de données à référencer.
   1. Cette option n'est pas disponible dans l'interface utilisateur Agent .

Gérer les champs à valeurs multiples :

Si le champ de référence autorise plusieurs valeurs, celles déjà sélectionnées seront listées sous le menu déroulant. Vous pouvez ajouter plusieurs références selon vos besoins en répétant la recherche et la sélection pour chaque nouvelle référence.

Remarque : La possibilité d'afficher des informations plus détaillées dans des fenêtres contextuelles (comme à l'étape 2) et de créer de nouvelles fiches de données (comme à l'étape 3) est conçue pour améliorer l'efficacité des utilisateurs. Elle permet une vérification rapide et l'ajout de nouvelles informations pertinentes sans avoir à quitter le flux de travail en cours.

Il est important de s'assurer que les références sont exactes et à jour afin de préserver l'intégrité des données dans le système. Si vous devez souvent ajouter de nouvelles fiches de données qui ne sont pas encore enregistrées dans le système, il peut être judicieux d'envisager une révision du processus de saisie et de gestion des données afin de déterminer s'il existe des moyens de rationaliser et d'améliorer ce flux de travail.

Références dans la nouvelle interface utilisateur Agent

Dans l'interface Agent , la disposition graphique a été légèrement mise à jour :

Ajout d'une entrée de journal de travail

Pour ajouter une nouvelle entrée au journal de travail :

1. Cliquez sur le bouton désigné qui ouvre le champ du journal de travail.
2. Tapez votre nouvelle entrée dans ce champ.
3. Une fois votre saisie terminée, cliquez sur le bouton « Publier » pour l'ajouter au journal. Votre nom d'utilisateur et la date du jour seront automatiquement enregistrés avec la nouvelle saisie.

Mise en surbrillance d'une entrée du journal de travail :

Après avoir publié votre entrée, cliquez sur l'icône étoile pour la mettre en surbrillance. Elle sera ainsi mise en évidence dans la liste, indiquant son importance ou son intérêt.

Remarque : une entrée de journal de travail n'est pas modifiable après sa publication, ce qui garantit que l'historique du travail reste inchangé.
L'icône en forme d'étoile est utilisée pour mettre en évidence les entrées dans la vue de liste pour une identification facile.
L'utilisation de ces fonctions permet un enregistrement clair et concis des activités, des mises à jour et des notes importantes qui peuvent être facilement référencées par les utilisateurs ayant accès au journal de travail de la carte de données.

Entrée du journal de travail dans la nouvelle interface utilisateur Agent

Dans l'interface utilisateur Agent , le journal de travail a été renommé « Commentaires internes » et la mise en surbrillance de l'entrée du journal de travail fonctionne désormais en la rendant non lue (le commentaire d'Albrecht Peter ci-dessous n'est pas lu et la même icône est affichée à côté de l'en-tête Commentaires internes) :

Sinon, la fonctionnalité reste la même dans l’interface utilisateur Agent .

Gestion des e-mails dans une carte de données

Envoi et réception d'e-mails :

Les e-mails relatifs à un problème particulier peuvent être gérés directement depuis la fiche de données. Les e-mails entrants sont indiqués par une enveloppe dans la liste.

La section e-mail d'une carte de données peut être développée dans une fenêtre séparée en cliquant sur l'icône dans le coin supérieur droit.

Gestion du statut lu/non lu :

Lorsque vous ouvrez un e-mail, l'icône d'enveloppe disparaît dans la liste et une étoile jaune change de couleur. Pour marquer un e-mail comme non lu, cliquez sur l'étoile.

Lorsqu'un e-mail non lu est cliqué et ouvert en vue détaillée, il est mis à jour comme lu. Ceci fonctionne également lors de la suppression d'un e-mail.

Rédaction d'un nouvel e-mail :

Cliquez sur « Nouveau message » pour rédiger un nouvel e-mail concernant le problème. Si plusieurs modèles d'e-mail sont disponibles, sélectionnez le plus approprié dans le menu déroulant « Nouveau message ».

Par défaut, l'adresse e-mail du client est renseignée dans le champ « À ». Vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires ou en supprimer. Pour des options d'en-tête supplémentaires comme « Cc » et « Cci », ou pour modifier l'objet, cliquez sur « Afficher tous les champs d'en-tête ». Notez que le défilement est possible si le carnet d'adresses contient beaucoup de valeurs lors de la saisie dans les champs « De », « À », « Cc » ou « Cci ».

Utilisez le bouton « Ajouter un fichier à cet e-mail » pour joindre des fichiers. Vous pouvez également faire glisser des fichiers dans la zone « Glisser-déposer ici » pour les joindre à l'e-mail. Vous pouvez ajouter des images à un e-mail en les copiant et en les collant directement depuis le presse-papiers de votre ordinateur. Les pièces jointes s'affichent dans la section « Pièces jointes » de l'éditeur d'e-mails.

E-mails dans la nouvelle interface utilisateur Agent

Dans l'interface Agent , la disposition graphique a été légèrement mise à jour :

Pièces jointes dans les cartes de données

La section Pièces jointes permet de regrouper tous les fichiers associés, y compris ceux reçus par courriel. Vous pouvez importer des fichiers supplémentaires en cliquant sur le bouton « Sélectionner un fichier à importer » ou en utilisant la fonction glisser-déposer.

S'il y a des fichiers qui ne sont pas nécessaires, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le « X » à côté de l'entrée du fichier.

Pièces jointes dans la nouvelle interface utilisateur Agent

Dans l'interface Agent , la disposition graphique a été légèrement mise à jour :