Roolikohtaisten näkymien määrittäminen

Oletusarvoisesti kaikki palvelut ovat kaikkien käyttäjien käytettävissä. Jotkin palvelut, kuten "Uusi työntekijä" -tarjous, saattavat kuitenkin olla tarkoitettu vain tietyille ryhmille, kuten esimiehille tai henkilöstöhallinnolle. Näiden tarpeiden täyttämiseksi:

1. Määrittele AD ssä ( Active Directory ) olevien henkilöiden ryhmä.
2. Luo rooli Efecte Self-Servicessä.
3. Määritä, mitkä olemassa olevat palvelutarjonnat tulisi olla näkyvissä tietyille rooleille.

Roolien tarjousten luomisen vaiheet:

1. Siirry 'Roolit'-näkymään ja napsauta 'Uusi rooli' -painiketta.
2. Anna roolille nimi. Huomautus: Tätä nimeä ei näytetä käyttäjille.
3. Ala kirjoittaa AD ryhmän nimeä ja valitse sitten sopiva nimi avattavasta luettelosta.
4. Valitse palvelutarjonta(t), jotka haluat liittää tähän rooliin.

Näiden vaiheiden noudattaminen varmistaa, että valittu tarjous näkyy vain määritetyn AD ryhmän käyttäjille.

Huomaa:

• Kaikki tarjoukset poistetaan Kaikki käyttäjät -näkymästä.
• Tarjonnat voivat olla näkyvissä useille rooleille.
• Roolien poistaminen on mahdollista, mutta ole varovainen. Jos julkistettua palvelua ei ole linkitetty tiettyyn rooliin, se tulee kaikkien käyttäjien saataville. Varmista, että palvelu on linkitetty rooliin tai peruuta palvelun julkaisu ennen roolin poistamista.
• Roolit näkyvät 'Palvelut'-näkymässä, tarkemmin sanottuna palvelutarjonnan 'Näkyvyys'-osiossa.

Ylläpitäjäroolien määrittäminen

Efecte Self Service -ylläpitäjillä on oikeudet muokata kaikkia palveluita ja hallinnollisia asetuksia.

Lisäksi on mahdollista luoda 'Palvelun omistaja' -rooleja, jotka antavat oikeudet muokata pelkästään palveluita. Tämän roolin jäsenyys määritetään AD kautta.

AD määrittelyvaiheet

1. Siirry kohtaan 'Asetukset' > 'Yleiset'.
2. Määritä kohdassa ”Järjestelmäroolit” mikä AD ryhmä edustaa ”Palvelun omistajia” ja mikä ”Ylläpitäjiä”.

Huomaa:

• Tallentamista ei tarvita – muutokset tapahtuvat automaattisesti.
• Muokkaa näitä rooleja vain, jos olet varma niiden vaikutuksista.

Tilaaminen muille

Tilaustila määrittää käyttäjät, joilla on lupa tehdä tilauksia muiden puolesta. Tämä tila koskee kaikkia sivustoja ja palveluita. Löydät tämän tilan asetukset kohdasta 'Asetukset' > 'Yleiset' > 'Järjestelmäroolit'.

Tilaustavalle on kaksi konfiguraatiota:

1. Kaikki käyttäjät voivat tilata palveluita toisilleen.
2. Vain nimetyn AD ryhmän käyttäjillä on oikeus tilata kaikkien puolesta, joten he toimivat käytännössä avainkäyttäjinä.

'Tilaa kohteelle' -kenttä tulee näkyviin tilausvahvistuksen yhteydessä, kun käyttäjällä on oikeudet tilata muiden puolesta.

Kun palveluita on tilattu muille käyttäjille, he voivat käyttää ”Pyynnöt muille” -näkymää.

Hyväksyntäasetukset

Järjestelmä tarjoaa erilaisia asetuksia, joilla voit räätälöidä hyväksyntäprosessit vuokralaisesi erityistarpeisiin. Näin voit optimoida prosessin:

1. Suora hyväksyntä tietyille käyttäjille:

Tilanteissa, joissa tietyt henkilöt eivät tarvitse hyväksyntää tilauksilleen:

• Siirry kohtaan Integraatiot-välilehti > Organisaatio.
• Määrittele asiaankuuluvat AD .

Tämän ryhmän käyttäjät kokevat virtaviivaisemman prosessin. Kun he tekevät pyynnön, vahvistussivulla ilmoitetaan, ettei perustelua tarvita. Näin ollen tilaus siirtyy suoraan kohdejärjestelmään suoritettavaksi.

2. Hyväksymispäätösten kommentointi:

Voit aktivoida ominaisuuden, joka sallii hyväksymispäätösten kommentoinnin samalla sivulla. On tärkeää huomata, että hylkäysten syy on aina pakollinen.

Hyväksyntöjen edelleenlähetys

Hyväksyntöjen välitysmahdollisuus tarjoaa joustavuutta päätöksentekoprosessiin.

• Voit aktivoida tämän ominaisuuden siirtymällä Asetukset-välilehdelle.
• Valitse ruutu, jossa lukee Edelleenlähetyshyväksynnät käytössä.

Kun tämä ominaisuus on käytössä, kaikki vireillä olevat hyväksynnät voidaan välittää organisaation tiedoissa luetelluille henkilöille.