Esimerkkiskenaario

Ohjelmistoyritys on julkaissut uuden tuotteen, ja sen asiakastukitiimi haluaa luoda Knowledge Base -artikkelin, joka auttaa käyttäjiä ratkaisemaan yleisiä ongelmia. Tämän jälkeen nimetty tarkistaja noudattaa Knowledge Base -artikkelien tarkistamisen menettelyä varmistaakseen, että artikkeli on tarkka, hyvin jäsennelty ja helposti ymmärrettävä. Tarkistuksen jälkeen he tekevät tarvittavat korjaukset ja julkaisevat artikkelin, mikä parantaa käyttökokemusta ja vähentää tukipyyntöjä.

Käyttötapauskaavio

Työnkulku

1. Määritä Knowledge Base -artikkelin laajuus ja tarkoitus: Ennen minkään artikkelin tarkistamista on tärkeää ymmärtää artikkelin kohdeyleisö, tarkoitus ja laajuus. Tämä auttaa varmistamaan, että artikkeli täyttää organisaation standardit ja on relevantti yleisölle.
2. Tarkista artikkelin tarkkuus: Varmista, että artikkelissa esitetyt tiedot ovat oikeita, ajantasaisia ja luotettaviin lähteisiin perustuvia. Tee tarvittaessa lisätutkimusta tietojen vahvistamiseksi.
3. Arvioi artikkelin rakenne ja jäsentely: Tarkista, että artikkeli on hyvin jäsennelty ja helppo seurata. Varmista, että artikkeli on jaettu loogisiin osiin ja että sisältö etenee johdonmukaisesti.
4. Tarkista kieli ja sävy: Varmista, että artikkeli on kirjoitettu selkeällä ja ytimekkäällä kielellä, joka on helppo ymmärtää. Varmista, että sävy sopii kohdeyleisölle ja että artikkeli välttää teknistä jargonia tai liian monimutkaista kieltä.
5. Tarkista muotoilu ja visuaalinen ilme: Tarkista, että artikkeli on muotoiltu asianmukaisesti käyttäen otsikoita, luettelomerkkejä ja muita muotoiluelementtejä tehokkaasti. Varmista, että kuvat, kaaviot tai muut visuaaliset elementit ovat selkeitä ja sisältöön liittyviä.
6. Tarkista yhdenmukaisuus: Varmista, että artikkeli on yhdenmukainen Knowledge Basen muiden artikkelien kanssa ja noudattaa vahvistettuja tyylioppaita tai muotoilustandardeja.
7. Varmista, että artikkeli täyttää säädös- tai lakivaatimukset: Organisaatiosta ja toimialasta riippuen artikkelissa voi olla täytettävä tiettyjä säädös- tai lakivaatimuksia. Tarkista, että artikkeli täyttää nämä vaatimukset.
8. Testaa artikkeli: Testaa lopuksi artikkeli varmistaaksesi, että annetut tiedot ovat oikeita ja hyödyllisiä. Tämä voi tarkoittaa tietojen käyttämistä ongelman ratkaisemiseen tai kysymykseen vastaamiseen, tai kollegan tai asiakkaan pyytämistä tarkistamaan artikkeli ja antamaan palautetta.

Tulokset

•  Knowledge Base -artikkeli on tarkistettu ja julkaistu. 

Hyödyt

• Parantunut tarkkuus: Knowledge Base -artikkelien tarkistaminen auttaa varmistamaan, että esitetyt tiedot ovat oikeita, ajantasaisia ja luotettavia. Tämä vähentää riskiä, että käyttäjät kohtaavat virheellistä tai vanhentunutta tietoa, mikä voisi aiheuttaa turhautumista ja hämmennystä.
• Parantunut käytettävyys: Knowledge Base -artikkelien tarkistaminen auttaa varmistamaan, että artikkelit ovat helposti ymmärrettäviä ja seurattavia. 
• Yhdenmukaisuus: Knowledge Base -artikkelien tarkistaminen auttaa varmistamaan, että artikkelit ovat yhdenmukaisia rakenteen, kielen ja muotoilun osalta. Tämä helpottaa tiedon käyttäjiä navigoimaan ja löytämään tarvitsemansa tiedot nopeasti ja tehokkaasti.
• Vaatimustenmukaisuus: Knowledge Base -artikkelien tarkistaminen auttaa varmistamaan, että artikkelit täyttävät niihin liittyvät säädös- tai lakivaatimukset. Tämä vähentää riskiä, että organisaatio kohtaa oikeudellisia tai säädösten mukaisia ongelmia virheellisten tai puutteellisten tietojen vuoksi.
• Jatkuva kehittäminen: Knowledge Base -artikkelien tarkistaminen tarjoaa mahdollisuuden tunnistaa alueita, joilla Knowledge Basea voidaan parantaa. Tämä voi auttaa organisaatiota kehittämään sisältöään jatkuvasti ja tarjoamaan parasta mahdollista tukea tiedon käyttäjilleen.