Hinzufügen einer Notiz

Verwenden Sie die Schaltfläche „Notiz hinzufügen“, um Ihren Benutzernamen und das aktuelle Datum in ein Feld einzufügen. Dies erleichtert das Hinzufügen von Kontext oder Kommentaren. Die Funktionalität ist in Agent und der klassischen Benutzeroberfläche ähnlich.

Arbeiten mit Rich-Text-Feldern

Rich-Text-Felder bieten Bearbeitungstools zur Verbesserung der Lesbarkeit und Formatierung:

• Überschriften, Ausrichtung, Inline-Styling
• Fettgedruckter Text, Schriftfarben
• Aufzählungspunkte, nummerierte Listen
• Hyperlinks
• Bildeinfügung
• Kopieren und Einfügen von formatiertem Text und Bildern (empfohlene Formate: JPG, PNG, GIF)

Hinweis: Bilder können nicht an das Self-Service-Portal gesendet werden.

Die Funktionalität ist in Agent und der klassischen Benutzeroberfläche ähnlich.

Bearbeiten mehrerer Datenkarten

Sie können mehrere Datenkarten gleichzeitig bearbeiten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie die gewünschten Datenkarten aus der Listenansicht aus.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und wählen Sie „Ausgewählte Datenkarten bearbeiten“ aus dem Dropdown-Menü.

Im angezeigten Dialog haben Sie die Möglichkeit, das zu bearbeitende Feld und den neuen Wert anzugeben, der darauf angewendet werden soll.

Tipps für effizientes Bearbeiten:

• Um allen ausgewählten Datenkarten einen neuen Wert hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+). Dadurch wird der Wert auf das angegebene Feld aller ausgewählten Karten angewendet.
• Um einen Wert aus den ausgewählten Datenkarten zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche X. Dadurch wird das angegebene Feld auf allen ausgewählten Karten gelöscht.
  

Speichern Ihrer Änderungen:

• Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen auf die ausgewählten Datenkarten anzuwenden. Sie können die Datenkarten anschließend bei Bedarf weiter bearbeiten.
• Verwenden Sie die Schaltfläche „Speichern & Schließen“, um Ihre Änderungen zu speichern und den Mehrfachbearbeitungsdialog zu schließen. Beachten Sie, dass die Datenkarten auch nach dem Schließen des Dialogs in der Listenansicht ausgewählt bleiben.

Transformieren von Datenkarten

Die Funktion „Transformieren“ ist besonders nützlich, wenn die Lösung eines Service Desk Vorfalls in der Knowledge Base dokumentiert werden muss. So verwenden Sie den Befehl „In xxx transformieren“, der im Menü „Bearbeiten“ verfügbar ist, wenn die Datenkarte geöffnet ist und die Vorlage für die Transformation eingerichtet ist.

Schritte zur Transformation:

1. Navigieren Sie zu der Datenkarte, die Sie transformieren möchten, und öffnen Sie sie.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr“ und wählen Sie „In xxx umwandeln“. Wenn das System mehrere Vorlagenoptionen als Umwandlungsziel anbietet, müssen Sie die entsprechende auswählen.
   1. Während des Transformationsprozesses werden vordefinierte Felder aus der ursprünglichen Datenkarte automatisch auf die neue Datenkarte kopiert.
3. Sobald der Inhalt kopiert ist, geben Sie alle weiteren erforderlichen Informationen in die Felder der neuen Datenkarte ein. Speichern Sie anschließend die neue Datenkarte. Die ursprüngliche (Quell-)Datenkarte bleibt unverändert. Je nach Konfiguration können die ursprüngliche und die neue Datenkarte nach der Transformation verknüpft werden.
   

Wichtige Überlegung:

Der Transformationsprozess kann nicht abgeschlossen werden, wenn in den erforderlichen Feldern der Datenkarte Werte fehlen. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, bevor Sie versuchen, eine Datenkarte zu transformieren.

Kopieren von Datenkarten

Um vorhandene Datenkarten zu replizieren, können Sie die Kopierfunktion direkt aus der Listenansicht nutzen. So kopieren Sie ausgewählte Datenkarten:

1. Aktivieren Sie in der Listenansicht die Kontrollkästchen neben den Datenkarten, die Sie kopieren möchten.
2. Navigieren Sie zum Menü „Bearbeiten“ und wählen Sie „Ausgewählte Datenkarten kopieren“ aus.

Hinweis: Die Option zum Kopieren von Datenkarten muss in den Vorlageneinstellungen aktiviert sein, damit der Kopierbefehl verfügbar ist.

Beim Kopieren von Datenkarten erstellt das System ein identisches Duplikat jeder ausgewählten Karte. Die einzigen Unterschiede sind:

• Der Name jeder kopierten Datenkarte enthält das Suffix „_copy“, um sie vom Original zu unterscheiden.
• Der Erstellungszeitpunkt der kopierten Datenkarten wird auf den Zeitpunkt der Kopieraktion gesetzt und spiegelt somit den tatsächlichen Zeitpunkt der Duplizierung wider.

Verschieben von Datenkarten

Um Datenkarten durch Verschieben in andere Ordner neu zu organisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktivieren Sie in der Listenansicht die Kontrollkästchen neben den Datenkarten, die Sie verschieben möchten.
2. Klicken Sie auf das Menü „Bearbeiten“ und wählen Sie „Ausgewählte Datenkarten verschieben“.
3. Es erscheint ein Dropdown-Menü. Wählen Sie den gewünschten neuen Ordner aus dieser Liste aus.
4. Bestätigen Sie den Umzug mit einem Klick auf „OK“.

Wichtiger Hinweis: Es gibt Fälle, in denen Datenkarten basierend auf dem Wert eines bestimmten Felds automatisch in bestimmte Ordner sortiert werden. In diesem Fall können Sie den Ordner einer Datenkarte ändern, indem Sie den Wert in diesem Feld ändern.

Löschen von Datenkarten

Das Löschen von Datenkarten dient in der Regel der Bereinigung redundanter oder fehlerhafter Einträge, da die meisten Systeme Datensätze lieber zu Referenzzwecken oder zur Analyse historischer Daten aufbewahren. So löschen Sie Datenkarten, wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

Standard- Pro :

1. Wählen Sie in der Listenansicht die Datenkarten aus, die Sie löschen möchten, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und wählen Sie „Ausgewählte Datenkarten löschen“.
3. Es erscheint eine Bestätigungsaufforderung. Bestätigen Sie Ihre Aktion, um die Datenkarten in den Papierkorb zu verschieben.

Löschen aus dem Ansichtsmodus:

1. Wenn Sie eine einzelne Datenkarte anzeigen, können Sie diese löschen, indem Sie auf „Mehr“ klicken und „Datenkarte löschen“ auswählen.
2. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung zum Löschen der Datenkarte verfügen, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Löschen von Datenkarten in der neuen Agent -Benutzeroberfläche

Öffnen Sie in der Agent -Benutzeroberfläche die Datenkarte und klicken Sie auf das Menü „Mehr“. Klicken Sie anschließend auf „Datenkarte löschen“:

Mülleimer-Management

Der Papierkorb ist ein temporärer Speicherort für alle gelöschten Datenkarten. Benutzer können nur die Karten sehen, für die sie Zugriffsberechtigungen haben.

Wiederherstellung: Wenn Sie über Löschberechtigungen verfügen, können Sie Datenkarten auch aus dem Papierkorb in ihren ursprünglichen Ordnern wiederherstellen.

Dauerhafte Löschung: Ebenso können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Datenkarten dauerhaft aus dem Papierkorb löschen.

Denken Sie daran, dass Löschvorgänge in der Regel unwiderruflich sind, insbesondere wenn eine Datenkarte dauerhaft gelöscht wurde. Stellen Sie daher sicher, dass die gelöschten Daten nicht mehr benötigt werden oder dass Sie bei Bedarf ein Backup erstellen.