Einrichten rollenspezifischer Ansichten

Standardmäßig sind alle Dienste für jeden Benutzer zugänglich. Einige Dienste, wie z. B. das Angebot „Neuer Mitarbeiter“, sind jedoch möglicherweise nur für bestimmte Gruppen wie Manager oder die Personalabteilung bestimmt. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden:

1. Definieren Sie den Personenkreis im AD ( Active Directory ).
2. Erstellen Sie eine Rolle im Efecte Self-Service.
3. Legen Sie fest, welche bereits vorhandenen Serviceangebote für bestimmte Rollen sichtbar sein sollen.

Schritte zum Erstellen von Angeboten für Rollen:

1. Navigieren Sie zur Ansicht „Rollen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rolle“.
2. Geben Sie einen Namen für die Rolle ein. Hinweis: Dieser Name wird Benutzern nicht angezeigt.
3. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der AD -Gruppe und wählen Sie dann den entsprechenden Namen aus der Dropdown-Liste aus.
4. Wählen Sie das/die Serviceangebot(e) aus, das/die Sie dieser Rolle zuweisen möchten.

Wenn Sie diese Schritte ausführen, wird sichergestellt, dass das ausgewählte Angebot nur Benutzern innerhalb der angegebenen AD Gruppe angezeigt wird.

Bitte beachten Sie:

• Alle Angebote werden aus der Ansicht „Alle Benutzer“ entfernt.
• Angebote können für mehrere Rollen sichtbar sein.
• Das Löschen von Rollen ist möglich, aber seien Sie vorsichtig. Wenn ein veröffentlichter Dienst nicht mit einer bestimmten Rolle verknüpft ist, steht er allen Benutzern zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass der Dienst mit einer Rolle verknüpft ist, oder heben Sie die Veröffentlichung des Dienstes auf, bevor Sie eine Rolle entfernen.
• Rollen sind in der Ansicht „Dienste“ sichtbar, insbesondere im Abschnitt „Sichtbarkeit“ des Dienstangebots.

Definieren von Administratorrollen

Efecte Self-Service-Administratoren verfügen über die Rechte, alle Dienste und Verwaltungskonfigurationen zu ändern.

Darüber hinaus ist es möglich, Service Owner-Rollen einzurichten, die ausschließlich das Recht zur Änderung von Diensten gewähren. Die Mitgliedschaft in dieser Rolle wird über das AD festgelegt.

Schritte zum Definieren AD Gruppen

1. Navigieren Sie zu „Einstellungen“ > „Allgemein“.
2. Geben Sie unter „Systemrollen“ an, welche AD Gruppe „Dienstbesitzer“ und welche „Administratoren“ darstellt.

Bitte beachten Sie:

• Sie müssen nicht speichern – die Änderungen erfolgen automatisch.
• Ändern Sie diese Rollen nur, wenn Sie sich über die Auswirkungen im Klaren sind.

Bestellung für andere

Der Bestellmodus kennzeichnet die Benutzer, die im Namen anderer bestellen dürfen. Dieser Modus gilt für alle Sites und Dienste. Die Einstellungen für diesen Modus finden Sie unter „Einstellungen“ > „Allgemein“ > „Systemrollen“.

Für den Bestellmodus gibt es zwei Konfigurationen:

1. Alle Benutzer können füreinander Dienste bestellen.
2. Nur Benutzer innerhalb einer bestimmten AD Gruppe haben die Berechtigung, für alle zu bestellen und fungieren effektiv als „Schlüsselbenutzer“.

Das Feld „Bestellung für“ wird während der Auftragsbestätigung sichtbar, wenn ein Benutzer die Berechtigung hat, für andere zu bestellen.

Nachdem Dienste für andere Benutzer bestellt wurden, können diese auf die Ansicht „Anfragen für andere“ zugreifen.

Genehmigungseinstellungen

Das System bietet eine Vielzahl von Einstellungen, um die Genehmigungsabläufe an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Mandanten anzupassen. So können Sie den Prozess optimieren:

1. Direkte Genehmigung für bestimmte Benutzer:

Für Szenarien, in denen bestimmte Personen keine Genehmigung für ihre Bestellungen benötigen:

• Navigieren Sie zur Registerkarte „Integrationen“ > „Organisation“.
• Definieren Sie die relevanten AD Gruppen.

Benutzer dieser Gruppe profitieren von einem optimierten Prozess. Wenn sie eine Anfrage stellen, wird auf der Bestätigungsseite angezeigt, dass keine Begründung erforderlich ist. Die Bestellung wird dann direkt an das Zielsystem zur Ausführung weitergeleitet.

2. Kommentieren von Genehmigungsentscheidungen:

Sie können die Funktion aktivieren, um Kommentare zu Genehmigungsentscheidungen auf derselben Seite zuzulassen. Wichtig ist, dass bei jeder Ablehnung immer eine Begründung erforderlich ist.

Weiterleitungsgenehmigungen

Die Möglichkeit, Genehmigungen weiterzuleiten, bietet Flexibilität im Entscheidungsprozess.

• Um diese Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zur Registerkarte „Einstellungen“.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weiterleitungsgenehmigungen aktiviert.

Sobald diese Funktion aktiviert ist, kann jede ausstehende Genehmigung an jede in den Daten der Organisation aufgeführte Person weitergeleitet werden.