Yleiskatsaus

Guided Offering on jäsennelty, monivaiheinen ohjattu pyyntölomake itsepalveluportaalissa. Jokainen vaihe viittaa olemassa olevaan lomakkeeseen (Form) — lomakkeen kentät muodostavat kyseisen vaiheen syöttökentät. Portaalin käyttäjät etenevät vaiheiden läpi järjestyksessä ja tarkistavat sitten yhteenvedon ennen lähettämistä. Lähettäminen luo pyyntökokonaisuuden (request bundle) ESM:ään, joka näkyy yhtenä tapauksena kohdassa My cases.

Edellytykset

• ESM Admin -käyttöoikeus, jolla voi hallita Self-Service-asetuksia.
• Self-Service-versio 26.2.0 tai uudempi.
• Lomakkeiden, joita aiot käyttää vaiheina, on jo oltava olemassa General Forms -osiossa.
• Access Groups (käyttöoikeusryhmät) määritettynä, jos haluat rajoittaa näkyvyyttä tiettyihin käyttäjäsegmentteihin.
• Self-Servicen tilausasetusten (order settings) on oltava kelvollisia. Guided Offerings -listanäkymä näyttää varoituksen, jos tilausasetukset puuttuvat tai ovat virheelliset.

Guided Offeringin luominen

Siirry kohtaan Admin Settings → Self-Service tab → Guided Offerings ja napsauta New.

Name — Anna nimi, joka näytetään portaalin käyttäjille. Pakollinen oletuskielellä; lisää käännökset jokaiselle tuetulle kielelle (en, fi, de jne.). Enintään 60 merkkiä.

Keywords (valinnainen) — Lisää kielikohtaisia hakusanoja parantaaksesi löydettävyyttä portaalin haussa tarjonnan nimen lisäksi. Esimerkki: Guided Offering nimeltä New employee setup voisi sisältää hakusanat onboarding, new hire, laptop. Lisää käännökset kullekin kielelle tarpeen mukaan.

Icon — Valitse tarjonnalle kuvake. Käytettävissä on sama kuvakevalikoima kuin lomakkeille (Forms).

Steps — Lisää yksi tai useampi vaihe (enintään 10). Jokainen vaihe viittaa olemassa olevaan lomakkeeseen (Form) — valitse lomake listalta. Lomakkeen kentät muodostavat kyseisen vaiheen syöttökentät.

Step name (valinnainen) — Kukin vaihe käyttää oletuksena lähdelomakkeen nimeä. Jos haluat antaa vaiheelle eri nimen, avaa vaiheen lokalisointiasetukset ja anna mukautettu nimi kullekin kielelle. Nimenmuutos koskee vain tätä Guided Offeringia — lähdelomaketta ei nimetä uudelleen. Enintään 60 merkkiä.

Step order — Määrittää järjestyksen, jossa käyttäjät etenevät. Sijaintien on oltava yksilöllisiä ja peräkkäisiä.

Aseta Guided Offering tilaan Published, kun se on valmis. Julkaisemattomat Guided Offeringit eivät näy portaalissa.

Note: Viitatun lomakkeen ei tarvitse olla julkaistu itsenäisenä portaalikohteena. Portaalin käyttäjät pääsevät lomakkeen kenttiin Guided Offeringin valtuutuksen kautta — ei suoran lomakkeen käytön kautta.

Vaiheet ja kentät

Jokainen vaihe viittaa olemassa olevaan General Form -lomakkeeseen. Lomakkeen kenttämääritykset ovat kyseisessä vaiheessa näytettävät syöttökentät. Vaiheet eivät määrittele omia kenttiään.

Vinkkejä:

• Pidä vaiheiden nimet lyhyinä ja toimintaan kannustavina.
• Vahvistusnäyttö ryhmittelee täytetyt kentät vaiheittain määritetyssä järjestyksessä — selkeät vaiheiden nimet auttavat käyttäjiä tarkistamaan syötteensä ennen lähettämistä.

Lisääminen portaalin etusivulle

Guided Offeringit tuodaan näkyviin etusivun tai kategoriapuun kautta (Category Management → Panels/Panel Groups) — samaa rakennetta käytetään lomakkeille (Forms).

1. Siirry kohtaan Admin Settings → Self-Service → Homepage / Categorization Management.
2. Lisää etusivulle (Homepage) linkki, joka osoittaa Guided Offeringiin
3. Valitse kohdekategoria (tai luo uusi).
4. Lisää Link item, joka osoittaa Guided Offeringiin. Se näkyy muiden linkkikohteiden joukossa käyttäen Guided Offeringin lokalisoitua nimeä ja kuvaketta.

Note: Linkit julkaisemattomiin Guided Offereihin suodatetaan automaattisesti pois portaalista. Linkkikohde säilyy hallintapuussa, mutta sitä ei näytetä käyttäjille ennen kuin Guided Offering on julkaistu.

Käyttöoikeuksien hallinta

Oletuksena julkaistu Guided Offering näkyy kaikille portaalin käyttäjille. Määritä se yhteen tai useampaan Access Groupiin rajoittaaksesi näkyvyyttä.

Kun Guided Offering on määritetty Access Groupeihin:

• Vain vähintään yhden määritetyn ryhmän jäsenet näkevät sen kategoriapuussa.
• Se ei näy portaalin hakutuloksissa ryhmän ulkopuolisille käyttäjille.
• Myös suora linkkipääsy on estetty ryhmän ulkopuolisilta käyttäjiltä.

Access Groupit ja vaiheiden lomakkeet

Käyttäjän pääsy Guided Offeringiin määräytyy Guided Offeringin omien Access Groupien perusteella, ei vaiheina käytettyjen yksittäisten lomakkeiden Access Groupien perusteella. Tämä tarkoittaa:

• Käyttäjä, jolla on pääsy Guided Offeringiin, voi täyttää kunkin vaiheen lomakkeen kentät — vaikka kyseinen lomake olisi rajattu Access Groupien avulla tai sitä ei olisi julkaistu itsenäisenä portaalikohteena.
• Valtuutus kulkee Guided Offering -tasolta alaspäin sen lomakkeisiin. Käyttäjä, joka ei näe lomaketta suoraan portaalissa, voi silti lähettää sen osana Guided Offeringia, johon hänellä on pääsy.
• Tämän ansiosta pääkäyttäjät voivat koota rajoitettuja tai sisäisiä lomakkeita yhdeksi ohjatuksi työnkuluksi paljastamatta lomakkeita yksittäin.

Käyttöoikeuksien hallinta: avaa Admin Settings → Self-Service → Access Groups, avaa kyseinen ryhmä, etsi Guided Offering -linkki kategoriapuusta, ota käyttöoikeus käyttöön ja tallenna.

Note: Portaali käyttää käyttöoikeuksien tarkistuksessa välimuistia (permission cache). Salli lyhyt leviämisviive (tyypillisesti sekunteja) korkean käytettävyyden ympäristöissä.

Haku

Julkaistut Guided Offeringit indeksoidaan automaattisesti ja näkyvät portaalin hakutuloksissa lomakkeiden (Forms) rinnalla. Erillistä määritystä ei tarvita.

• Guided Offering -osumat merkitään hakutuloksissa nimellä Form — johdonmukaisesti muiden jäsenneltyjen pyyntökohteiden kanssa.
• Käyttöoikeussuodatus tapahtuu haun aikana — käyttäjät näkevät vain tarjonnat, joihin heillä on pääsy.
• Indeksointi käynnistyy automaattisesti julkaisun tai päivityksen yhteydessä. Manuaalista uudelleenindeksointia ei tarvita.
• Luonnoksia (julkaisemattomia) ei indeksoida, eivätkä ne näy hakutuloksissa.

Löydettävyyden parantaminen hakusanoilla: Jokainen Guided Offering tukee valinnaisia kielikohtaisia hakusanoja. Ne indeksoidaan tarjonnan nimen ohella ja auttavat käyttäjiä löytämään tarjonnan synonyymeillä tai läheisillä termeillä. Aseta hakusanat Guided Offering -editorissa kielikohtaisesti.

Vianmääritys