Innan Pro startar

När kontrakten är undertecknade och levererade till Efecte kan projektet schemaläggas och resurser tilldelas, och vanligtvis kan projektet starta inom 2 till 6 veckor, men detta avtalas alltid separat med kunden.

Kunden kan påbörja förberedelserna inför projektet.

1. Kunden utser en Pro för IGA projektet

• Pro fördelar de resurser som behövs för projektet (se relevant avsnitt för nödvändiga kundresurser).
  
  
• Om kunden behöver organisationsspecifikt projektledningsmaterial kan det förberedas innan IGA -projektet startar och fyllas i med detaljer efter att Pro har kommit överens om tidsplan etc.
  
  
• Ett Efecte IGA leveransprojekt innehåller färdiga generella risklistor för projektet, men kunden kan börja förbereda risklistor för organisationsspecifika risker. Dessa listor kombineras när projektet startas.
  
  
• Lista över beroenden till andra kunders projekt, vilka kan påverka IGA Growth Package-projektet, och till scheman, resurser, Go-Live-scheman, datainnehåll eller integrationer.

2. Kundens AD eller Azure AD specialist

• Kan börja utvärdera datainnehållet och göra nödvändiga ändringar och justeringar av informationen, till exempel ta bort föråldrade konton och grupper, säkerställa att datainnehållet är giltigt och om inte, lista vilka förbättringar som behöver göras.
  
  
• Om provisionering görs mot kunders AD kan det finnas behov av att göra ändringar i OU-strukturen (se relevant avsnitt för eventuella AD ändringar).
  
  
• En testmiljö för katalogen måste vara klar när installationerna påbörjas.
  Om kunden inte kan tillhandahålla en separat testmiljö för AD kan en test-OU skapas för produktionsmiljön, men kunden måste skapa en exakt bild av produktions-OU:n. Det kommer att finnas begränsningar för autentisering och testdata när IGA -lösningen är systemtestad och UAT har godkänts.

3. HR-specialist

• Kan börja utvärdera datainnehållet och göra nödvändiga ändringar och rensningsåtgärder i informationen, till exempel se till att anställningsnumret är unikt för alla användare, att alla användare har obligatorisk information på plats och att det är giltigt och aktuellt etc.
  
  
• Kan börja lista alla undantag i användarnas anställningar, vilket till exempel innebär en lista över användare som finns i HR-systemet men inte behöver några åtkomsträttigheter och som behöver exkluderas i HR-integrationen, eller om det finns några användargrupper vars information kontinuerligt läggs till efter att ändringar gjorts i anställningsavtalet.
  
  
• Om några förändringar i HR-lösningen behövs rekommenderas det starkt att börja planera och resursera dessa förändringar så snart som möjligt.

Kundleveranser

Nödvändig information / åtgärd:

1. Kundernas Efecte-miljöers URL-adress.

Detta behövs för installationen.
Observera att dessa behövs för produktions- och testmiljön.

2. Testmiljöer

Kunden har en separat testmiljö för AD eller Azure AD , och det rekommenderas starkt att använda den för implementering och testning.

Om kunden inte har en separat testmiljö måste de skapa en separat TEST-OU i sin produktions- AD .

En testmiljö för HR-lösning.

3. Värd (IP-adress)

Kundens AD eller Azure AD :s IP-adress, där provisioneringsmotorn är ansluten för provisionering. Observera att dessa behövs för produktions- och testmiljöerna.

4. Portnummer

Vilket portnummer EPE kommer att använda vid anslutning till kundens AD eller Azure AD ? Observera att dessa behövs för produktions- och testmiljöerna.

5. Användarnamn

Kunden behöver skapa ett tekniskt användarkonto och ge nödvändiga åtkomsträttigheter för det (läsa och hantera användar- och gruppanslutningar). Vänligen skicka detta via säker post till den ansvariga Efecte-konsulten.

6. Lösenord

Ett lösenord för det tekniska kontot. Vänligen skicka detta via säker e-post till ansvarig konsult.

7. Efecte Consultants åtkomst till test AD eller Azure AD

Efecte-konsulter behöver läsåtkomst till kundkatalogen, särskilt för testprovisionering. Observera att dessa behövs för både produktions- och testmiljöer.

8. Sökfilter

LDAP-användarbas / LDAP-användarfilter, används för att filtrera användare som läses från AD eller Azure eller varifrån information skrivs.

LDAP groupBase / LDAP userFilter, används för att filtrera grupper som läses från AD eller Azure AD eller varifrån information skrivs.

9. Grupper

Kunden behöver skapa följande grupper i katalogen för åtkomst till IGA lösningar.

Efecte_ IGA _ESS_user
Efecte_ IGA _ESS_manager
Efecte_ IGA _admin
Efecte_ IGA _modul admin
Efecte_ IGA _ägare

Observera att dessa behövs i både produktions- och testmiljöer.

10. Grupper för testning

Kunden behöver också skapa grupper för testning (endast för testmiljön). Rekommendationen är minst 10 testgrupper, och om IGA -affärsroller finns i projektets omfattning är rekommendationen minst 30 grupper.

11. Användare för testning

Kunden behöver skapa användare för testning (endast för testmiljön). Rekommendationen är att minst tre (3) chefsanvändare, med fem (5) underordnade per användare, skapas.

Pro

Pro startar när Efectes Pro kontaktar kundens Pro och de kommer överens om nödvändiga veckomöten, workshops, styrgruppsmöten etc.

Vid det första styrgruppsmötet är medlemmarna överens om att projektet har påbörjats.

Pro kommer överens och schemalägger

• Pro
  
  
• Tidsluckor för definitionsworkshops
  
  
  • Installationer, anslutningar, VPN-tunnlar, brandväggsöppningar etc.
    
    
  • Katalogverkstad
    
    
  • HR-workshops
    
    
  • Workshops om användningsfall

• Tidsluckor för utbildningar
  
  
• Tidsluckor för veckomöten (projektgrupp)
  
  
• Tidsluckor för Pro
  
  
• Tidsluckor för styrgruppsmöten
  
  
• Efecte-miljönamn (test- och produktionsmiljöer)

Definitioner

Det rekommenderas att introduktionsutbildningen för IGA lösningen hålls innan definitioner påbörjas för användningsfallen.

Definitioner görs under och mellan workshops, när det till exempel finns vissa definitioner som kräver kundens interna granskning eller beslutsfattande. Mellan workshops behöver kunden också avsätta tillräckligt med tid för att projektgruppens medlemmar ska kunna granska och kommentera allt material.

1. HR-integration

HR-integration behöver definieras både på process- och teknisk nivå, inklusive vilket HR-system kunden använder och vilken typ av integration som implementeras. Det är bra att vara medveten om att om HR-systemet behöver några förändringar, förbättringar eller utveckling, måste kunden leverera dessa förändringar innan HR-integrationen kan implementeras.

På processnivå behöver vi veta hur HR-specialister och chefer använder HR-systemet. Hur systemet används, hur person- och organisationsdata hanteras, om det sker några kända stora förändringar under det kommande året, vilka attribut som finns tillgängliga för IGA lösningen etc.

Efecte kommer att tillhandahålla dokumentation för integrationsbeskrivningen och attributmappningarna, processrelaterade funktioner beskrivs i användningsfallen.

2. Katalog

I den här workshopen går vi igenom hur kunden använder sin AD eller Azure AD katalog, hur användare och grupper lagras, hur OU-strukturen ser ut och om det finns något behov av att ändra den, vilka attribut behövs för att skapa användare och vilken information som uppdateras vid ändringar i användarnas anställning.

Efecte kommer att tillhandahålla all nödvändig dokumentation för katalogbeskrivningen och attributmappningarna, processrelaterade funktioner beskrivs i användningsfallen.

3. Användningsfall

Efecte IGA innehåller över 20 färdiga och förbeskrivna användningsfall som alla är definierade på en mer detaljerad nivå. Vanligtvis behövs minst två (2) workshops, en för självbetjäning och automatisering och provisionering, och en för styrning och administration.

Efecte tillhandahåller dokumentation för användningsfallen.

4. Arkitektur

I denna workshop bekräftas och överenskomms alla arkitektoniska detaljer, och vid behov levereras beställningar av brandväggsöppningar, VPN-tunnlar etc. till tjänsteleverantörer. Även nödvändiga åtkomster och detaljer för installation överenskomms.

Definition Godkännande

Efter definitionsworkshops behöver kunden godkänna definitionsmaterialet innan implementeringen kan påbörjas. Om det sker några ändringar i definitionsmaterialet kommer Pro att utvärdera behovet av ändringsförfrågningar.

Genomförande

Under implementeringen deltar medlemmarna i kundernas projektgrupp i veckomöten, där demon och öppna frågor gårs igenom.

Under implementeringen är kundens uppgifter huvudsakligen relaterade till projektets framtida faser, såsom UAT-fasen och den funktionella Go-Live-fasen.

Pro följs upp med hjälp av IGA Project Management -datakort och -vyer, och alla projektgruppsmedlemmar har tillgång till projektets uppgiftslista.

Kunduppgifter för UAT-förberedelser

1. Skapa de kundspecifika testfallen som behövs för Customer Efecte-miljön

2. Skapa nödvändiga kundspecifika testdata

3. Börja fördela testgruppens medlemmar

Kunduppgifter för funktionella Go-Live-förberedelser

1. Börja allokera möjliga tekniska och funktionella driftsättningsdatum, utvärdera eventuella begränsningar gällande driftsättningsdatumen.

2. Börja utvärdera vilken typ av kommunikation och utbildning som behövs för slutanvändarna.

Systemtestning

Efecte ansvarar för hela systemtestningen, men vid testning av integrationer behövs kundens HR- och katalogspecialister.

Efecte använder samma IGA Project Management -datakort för testfall och testresultat, så att kunden kan följa testförloppet. När ett testfall har systemtestats görs det klart för kundens testning och kunden kan enkelt använda samma testfall för sin egen testning.

Alla projektmedlemmar som har tillgång till Customer Efectes testmiljö kan när som helst se testfall, testresultat och framsteg.

Om kunden har en testmiljö för HR-lösningen används systemtestning, men om HR-testmiljön inte finns genererar Efecte testdata enligt definitionerna och importerar den till kundens miljö för teständamål.

Testning av användargodkännande

Användargodkännandetestning (UAT) är en av kundens viktigaste uppgifter under IGA projektet och det är en förutsättning för Go-Lives.

UAT-fasen omfattar vanligtvis 3–4 veckor och tar cirka 10–12 arbetsdagar. Om kunden har komplexa arbetsperioder rekommenderas att reservera 10–15 arbetsdagar.

Beroende på hur många medlemmar som finns i testgruppen kan det utföras snabbare. Tidsuppskattningar beräknas som om det fanns 1–1,5 resurser tillgängliga för testningen.

Efecte kommer att tillhandahålla ett liknande schema för UAT-fasen och det överenskomms vid UAT-överlämningsmötet tillsammans med projektgruppen och testgruppens medlemmar.

Testfall

Efecte tillhandahåller testfall enligt leveranserna och det rekommenderas att kunden skapar sina egna specifika testfall för UAT-fasen.

Testfall bör planeras så att det finns tre (3) typer av testfall

1. Funktionell

Testfall enligt definitionsdokumentationen och den överenskomna projektomfattningen.

2. Bräcklig

Testfall behöver också testa hur lösningen hanterar situationer som skapar ett undantag.

3. Titta och gilla

Validera alla termer, attributnamn, informationstexter, logotyper etc. som är inställda enligt organisationens terminologi och utseende.

Testresultat

Under båda testfaserna rapporteras testresultat med hjälp av IGA Project Management -datakort och Pro kan följa testfasens status.

Ett testfynd kan vara,

1. Förebyggande

Testfasen avbryts på grund av fyndet.

2. Kritisk

Testfyndet förhindrar att testet godkänns.

3. Neutral

Resultat från "Look & like"-test, stavfel i kundspecifik konfiguration eller i hjälptexter etc.

4. Mindre

Frågor, stavfel i IGA lösningen etc.

Rapportering av status för testfasen

IGA lösningen tillhandahåller även färdiga vyer och rapporter för Pro så att de kan följa upp testframsteg och rapportera dem till styrgruppen.

Exempel 1.
Rapport för testning av typer.

Exempel 2.
Rapportera testresultat varje vecka efter typ

Exempel 3.
Rapportera för testfynd varje vecka efter status

Godkännande i testfasen

Båda testfaserna är godkända när:

1. Alla överenskomna testfall testas.

2. Alla förebyggande och kritiska testfynd har avslutats.

3. Projektgruppen är enig om att testningen har utförts med hög kvalitet och med omfattande testfall.

UAT-fasavslutning

Project Management kan föreslå UAT en avstängning till styrgruppen, som kommer att fatta ett beslut om uppsägningen.

Uppsägning kan föreslås när

1. Över 50 % av testfallen har misslyckats och förhindrande eller kritiska testfynd har rapporterats.

2. Effektgranskning för att förhindra testfynd tar orimligt lång tid (över 3 arbetsdagar)

Go-Live's

Efecte IGA leveransprojektet innehåller tekniska och funktionella Go-lives, men det är viktigt att erkänna skillnaderna mellan dessa två.

Teknisk driftsättning

Efecte ansvarar för hela den tekniska Go-Live, vilket innebär att konfigurationen från testmiljön överförs till produktionsmiljön.

Under den tekniska driftsättningen bekräftar kunden i produktionsmiljön att allt fungerar enligt definitionen och överenskommelsen.

Teknisk driftsättning innebär inte att kundens slutanvändare börjar använda självbetjäningsportalen eller att etableringen påbörjas. Kunden kan bestämma schemat för dessa åtgärder i den funktionella driftsättningen.

Efter den tekniska driftsättningen kan kunden starta HR-integrationen och provisioneringen mot katalogen. I denna fas tas främst IGA administrationsanvändningsfall i bruk.

Funktionell driftsättning

Kunden ansvarar för att planera och schemalägga den funktionella driftsättningen, vilket även inkluderar all nödvändig kommunikation och utbildning för slutanvändarna.

Efecte stöder kundernas funktionella Go-Live-planering och tillhandahåller till exempel en mall för planeringen, och Efectes självbetjäningsportal tillhandahåller funktioner för slutanvändarnas vanligaste frågor och instruktioner.

Träningens

Ett IGA leveransprojekt innehåller två olika utbildningar för framtida IGA administratörer. Om kunden planerar att utveckla IGA lösningen själv tillhandahåller Efecte även utbildningar för konfigurationen, men dessa ingår inte i IGA projektets omfattning.

Lösningsintroduktion

Lösningsintroduktionen hålls i början av projektet, vanligtvis före definitioner, och den tar cirka 0,5 dagar. I lösningsintroduktionen presenterar Efecte-utbildarna alla grundläggande funktioner i Efecte Service Management-plattformen, såsom rapportering, vyer, dashboards, datakort etc.

IGA administratörsutbildning

IGA Admin-utbildningen innehåller exempel och praktiska uppgifter att testa i utbildningsmiljöerna. Deltagarna behöver avsätta en arbetsdag för utbildningstillfället, helst före UAT-fasen.

Pro

Projektet avslutas när alla leveranser är klara, den funktionella Go-Live har implementerats framgångsrikt och styrgruppen har enats om att projektet ska avslutas.

Innan projektet avslutas validerar och prioriterar projektgruppen ytterligare utvecklingspunkter och dessa presenteras för styrgruppen. Med detta kan kunden planera organisationens IAM- färdplan för de kommande månaderna/åren.

Projektavslutningen innehåller ett överlämningsmöte till supporten, där alla detaljer gällande supporten klargörs för projektgruppens medlemmar och dokumentationen överlämnas till kundens ansvar.

Efecte- Service Desk

Efter att IGA -lösningen har tagits i produktion ingår förlängd support efter en funktionell Go-Live-period på en vecka och därefter startar supporten enligt överenskommelse i kontrakten.

Kundens utbildade Efecte-administratörer kan kontakta Efectes Service Desk . Observera att öppettiderna varierar, till exempel om kunden har ett supportavtal dygnet runt.

servicedesk@efecte.com

Tel. +358 424 724 724

Öppettider 08.00 – 18.00 EET/EEST.

Support finns tillgänglig på finska, engelska, tyska och svenska.

Nödvändiga kundresurser

Ett IGA leveransprojekt kräver att både Efectes och kundens specialister samarbetar och levererar bästa möjliga lösning för kundens IAM- behov. Kundens resurser behövs för att tillhandahålla all information relaterad till kundens interna processer och tekniska detaljer.

1. Kundens Pro

Ansvarar för att organisera nödvändiga resursallokeringar inom kundorganisationen, och vid behov även för att begära konsulthjälp från applikationsleverantörer. Pro ansvarar också för att rapportera IGA Growth-projektens framsteg inom organisationen, eftersom det inte finns någon styrgruppsprocess inkluderad i projektet.

Vanligtvis ansvarar Pro även för att organisera testfasen för kundanvändargodkännande (UAT). Läs mer om UAT-förberedelser och uppgifter i ett eget kapitel.

Pro behöver också organisera funktionell driftsättningsplanering, förberedelser och utbildning för slutanvändarna. Det finns också ett separat kapitel för den funktionella driftsättningen.

2. Katalogspecialist

Kunden behöver göra flera konfigurationer av sin katalog ( AD eller Azure AD ) och även skapa testdata för UAT-fasen. Dessa ändringar görs av kundens katalogspecialist. Specialisten behöver också svara på flera frågor gällande eventuell OU-struktur eller användarfiltrering när data läses eller provisioneras till katalogen.

3. Autentiseringsspecialist

Kunden måste konfigurera katalogen enligt överenskommet autentiseringsprotokoll och instruktioner från Efecte. Autentiseringsspecialisten kan också vara samma som katalogspecialisten, i så fall måste resursallokeringar läggas till katalogspecialistens allokeringsbehov.

4. Framtida IGA administratörer

Kunden behöver tilldela minst en (1), rekommendationen är att tilldela två (2) IGA administratörer.

Under IGA leveransprojektet bekanta sig framtida administratörer med IGA -lösningen och dess funktioner, och de kan också ge detaljerad information som behövs under implementeringen.

5. Nuvarande Efecte-administratörer (befintliga Efecte-kunder)

Om kunden har en befintlig Efecte Cloud -miljö där IGA Growth implementeras, behövs även befintliga Efecte-administratörer under projektets gång. När Efecte IGA -lösningen implementeras i en befintlig miljö kommer det att ske små förändringar i ITSM-processerna.

6. Informationssäkerhetsansvarig

Efecte IGA lösningen behöver teknisk användaråtkomst till kundkatalogen, och behörigheter måste beviljas enligt IGA funktioner (läs-/skrivbehörigheter). Dessa bekräftas vanligtvis av informationssäkerhetsombudet.

Informationssäkerhetsansvarig är vanligtvis också intresserad av IGA lösningarnas rapporterings- och granskningsfunktioner, vilka används till exempel för att rapportera överblivna och oanvända konton, eller senaste inloggningar.

Under IGA leveransprojektet har informationssäkerhetsansvarig rollen som projektägare eller granskare, så den nödvändiga tilldelningen är från 1 timme till 1 dag.

7. Applikationsadministratörer

Med IGA lösningen kan kunden skicka åtkomsträttighetsförfrågningar via e-post eller ärenden till applikationsadministratörerna. Dessa administratörer behöver informeras om det nya arbetssättet.

Under IGA leveransprojektet är applikationsadministratörerna inte en del av projektgruppen, men IGA administratören behöver vanligtvis kommentarer eller hjälp med granskning från dem.

8. Andra nödvändiga deltagare

Särskilt om kundens Efecte-miljö installeras på kundens egna servrar (som ett privat moln) behövs flera tekniska specialister för servrar, nätverk, installationer etc.

Exempel på resursallokeringar

Leveransbar dokumentation

IGA -leveransprojektet innehåller material för projektledning, definitioner, testning, driftsättning och support. Om kunden behöver andra dokument begärs dessa separat från Efecte.

Material Pro projektledning

• Pro
• Material för styrgruppen

Material för definitioner

• Beskrivning av användningsfall
• Katalogbeskrivning
• Beskrivning av källsystemintegration (inte för IGA Starter )
• Attributmappning i Excel

Levererbart material

• Användningsfall, som en del av IGA administratörens instruktioner
• Kundernas IGA lösningsbeskrivning
• Utbildningsmaterial
• Integrationsbeskrivningar
• Attributmappning i Excel

Material tillgängligt i kundens Efecte-miljö

• Pro
• Testfall
• Testresultat
• Vidareutvecklingslista
• Ändringslogg för projektledning
• Risklogg för projektledning
• Visuell analysator - verktyg som visar alla relationer mellan datakort