EntityStateMail -handler luo käyttöliittymän sähköpostin katselua ja lähettämistä varten. Tyypillisesti EntityStateMail -handleria käytetään help desk -tapausmalleissa. Sähköpostin muoto voi riippua valitusta sähköpostimallista. Näin voidaan lähettää eri tavoin muotoiltuja sähköposteja vastaanottajan mukaan.

Tämän handlerin määrittäminen poikkeaa muista handlereista. Suurin osa asetuksista määritetään erillisessä määritysnäkymässä, joka avautuu metatietoeditorin painikkeesta. Tällä sähköpostimallin määrityksellä voit määrittää tiedot, jotka EntityStateMail -handler sisällyttää viestiin automaattisesti, kun avataan uusi viesti kirjoitettavaksi tai vastataan vastaanotettuun viestiin. Voit määrittää esimerkiksi oletusaiheen sekä vastaanottaja- ja lähettäjätiedot. Lisäksi voit merkitä attribuutit, joiden arvot haluat sisällyttää pääkortista sähköpostiin.

Seuraava kuva näyttää, miltä attribuutti EntityStateMail -handlerilla näyttää. Toinen kuva havainnollistaa esimerkkiä sähköpostiviestistä, joka perustuu sähköpostimalliin ja sisältää attribuutin metatiedoissa merkityt tiedot.

Attribuutti EntityStateMail -handlerilla:

EntityStateMail-handlerilla luotu sähköposti:

Voit lisätä sähköpostin vastaanottajien osoitteet kirjoittamalla ne 'To'-kenttään. Osoitteet haetaan tietokorteista alustan asetuksien määritysten perusteella.

Seuraavat taulukot sisältävät tietoa EntityStateMail-handlerin attribuuttiasetuksista ja metatietovaatimuksista. Lisäksi taulukko sisältää ehdotuksia mahdollisista metatietoarvoista.

Taulukko 1. Attribuutin asetukset

Taulukko 2. Valinnaiset attribuutin metatiedot

Seuraava kuva kuvaa EntityStateMail -handlerin sähköpostimallin määritysnäyttöä. (Päästäksesi tähän näyttöön valitse metatieto ja napsauta Edit-painiketta):

Ensimmäisellä rivillä voit valita muokattavan sähköpostimallin. Jos Mail templates-attribuutti on käytössä, nimen on vastattava attribuutin arvoja, jotka on määritetty metatiedossa nimeltä Mail templates attribute. Luodaksesi uuden määrityksen, valitse tyhjä paikka kohdasta name. Anna sitten määritykselle nimi. Lopuksi paina Save. Jos haluat muuttaa määrityksen nimeä, valitse ensin haluamasi määritys. Kirjoita sen jälkeen uusi nimi "rename"-kenttään. Lopuksi tallenna määritys. Nyt voit määrittää sähköpostimallin.

Seuraavaksi määrität lähtevän sähköpostin ulkoasun. Voit määrittää arvot seuraaville kentille ja valinnoille:

• From (sähköpostin lähettäjä)
• From field editable (määrittää, voiko From-kentän sisältöä muokata, kun käyttäjä lähettää viestiä)
• To (sähköpostin vastaanottaja(t))
• Cc (sähköpostin kopion vastaanottaja(t))
• Bcc (sähköpostin piilokopion vastaanottaja(t))
• Subject (sähköpostin otsikko)
• Message (sähköpostin sisältö)
• Attachment

Voit valita lähtevään sähköpostiin sisällytettävät liitteet. Voit joko ladata uuden liitettävän tiedoston tai lisätä viitteen tiedostoon, joka on jo ladattu Efecteen. Viitteen on sisällettävä sellaisen tiedoston nimi, joka sijaitsee Efecten latauskansiossa.

• Esimerkki: lisää attribuutti, jossa on FileUpload -handler, samaan luokkaan, jossa on attribuutti EntityStateMail -handlerilla. Aseta attribuutin koodiksi job_attachments. Lisää nyt EntityStateMail -handlerin erityisessä määritysnäytössä liiteviite arvolla $job_attachments$ ja napsauta "Add reference". Tämän jälkeen, kun luot uuden sähköpostin tätä määritystä käyttäen, edellä luodussa FileUpload -handlerissa olevat tiedostot sisällytetään myös sähköpostiin liitteinä.

Normaalisti kun lähetät sähköpostin liitteineen, liitetiedostot poistetaan palvelimelta heti, kun sähköposti on lähetetty. Uploaded attachments attribute -metatiedolla voit valita tallentaa liitteet valitsemaasi attribuuttiin.

• Esimerkki: lisää attribuutti, jossa on FileUpload -handler, samaan luokkaan, jossa on attribuutti EntityStateMail -handlerilla. Aseta Uploaded attachments attribute-attribuutin koodiksi saved_attachments. Tämän jälkeen, kun luot uuden sähköpostin tätä määritystä käyttäen, sähköpostiin nimenomaisesti lisäämäsi tiedostot tallennetaan koodilla saved_attachments varustetun attribuutin arvoiksi.

Kaikki edellä luetellut kentät voivat sisältää kovakoodattua tekstiä sekä tietokortin attribuuttien arvoja. Tietokortin arvot syötetään muodossa $attribute_code$. Kentät voivat sisältää myös arvoja, jotka haetaan viitatusta tietokortista.

• Esimerkki: oletetaan, että mallissa on kenttä $client$. $client$-mallissa on kenttä $email$. Voit hakea asiakkaan sähköpostin käyttämällä arvoa $client:email$. Tai jos $client$-mallissa on viiteattribuutti $contact_user$, voit käyttää arvoa $client:contact_user:email$.

Jos tarvitset joitakin arvoja URL-koodattuina, voit käyttää muotoa $[URL]attribute_code$. URL-koodauksen lisäksi tämä saa staattiset arvot tulostumaan valitun arvon ID-numeroina.

Määritysnäkymän viimeisellä rivillä voit valita, mitä attribuuttia käytetään Tracking -attribuuttina. MailTask käyttää tätä attribuuttia yhdistääkseen saapuvat vastaussähköpostit olemassa oleviin tietokortteihin. Sen jälkeen voit valita, liitetäänkö alkuperäinen viesti/viestit vastaukseen. Ja viimeisellä valinnalla voit valita, onko lähtevän sähköpostin muoto pelkkä teksti vai html. Jos sähköpostimallisi sisältää HTML-tageja, valitse "html". Muussa tapauksessa valitse "plain".

Kun käyttäjä katselee sähköpostia, mahdollinen html-osa näytetään. Jos html-osaa ei löydy, näytetään pelkkä tekstiosa. Seuraava taulukko sisältää tietoa Platform Setting -asetuksesta, joka vaikuttaa sähköpostin katseluun.

Taulukko 3. Alustan asetukset

Voit löytää tietokortteja, jotka sisältävät luettuja tai lukemattomia sähköposteja, käyttämällä tarkennetun haun ehtoja. Lisää hakuehto attribuutille, jossa on EntityStateMail-handler, niin näet vaihtoehdot tietokorttien suodattamiseksi luettujen tai lukemattomien sähköpostien perusteella.