Den här artikeln behandlar skapande och hantering av användarroller, modulbehörigheter och administrativa behörigheter inom ESM.

Skapande och hantering av användarroller

En användarrolls behörigheter för ESM-moduler och ESM-administrativa vyer är indelade i tre huvudkategorier:

• Modulbehörigheter
• Administrativa behörigheter
• Behörigheter för datakort

Inom varje kategori kategoriseras behörigheter ytterligare, som individuella rättigheter för att komma åt olika programobjekt och utföra olika åtgärder. Till exempel hör behörigheter för att använda ESM CMDB, Efecte IT- Pro , Efecte visuella arbetsflöden, Efecte-kontrakt och Efecte HR under modulbehörigheter, och behörigheter till mallar, attribut och mappar hör under datakortbehörigheter.

Du kan ytterligare begränsa behörigheterna för datakort genom att ge rättigheter att skapa, läsa, uppdatera och ta bort.

Du kan kopiera behörigheter till mappar, mallar och attribut från en befintlig användarroll till en annan användarrollsdefinition med hjälp av Datakortsbehörigheter -> Kopiera behörigheter från roll längst ner i vyn. Du kan också ge behörigheter till datakort ett i taget från vyn Mallegenskaper för varje lämplig mall. Från vyn Mappegenskaper kan du också ge användarrollen behörighet att komma åt lämpliga mappar en i taget.

När du skapar en användarroll visas vyn Ny roll när du väljer en mapp och klickar på knappen Ny roll. Om du vill ändra användarrollens behörigheter väljer du rollen och klickar på Redigera roll.

Modulbehörigheter

När du skapar en ny roll ger du den behörighet att komma åt ESM-moduler (dvs. produkter).

Beroende på vilka produktlicenser ditt ESM-system har kan du fritt välja den/de modul(er) du vill ge rollen åtkomsträttigheter till:

• CMBD : Åtkomst till Efecte CMDB.
• Kontrakt : Tillgång till Efecte-kontraktet.
• IT- Pro : Åtkomst till Efectes IT- Pro .
• HR Service Management : Åtkomst till Efecte HR.
• Organisation : Åtkomst till organisation; Behörighet att redigera datakort i mapparna i organisationsvyn.
  • För att se datakorten som lagras i organisationsmapparna måste du ge användarrollen rättigheter till mapparna, mallarna och mallattributen.
• IGA : Tillgång till IGA .
• Gemensamt : Åtkomst till gemensamma IT-processer.
• Efecte Leveranshantering : Åtkomst till Efecte Leveranshantering.
• Efecte-chatt : Åtkomst till Efecte-chatt.
• Visselblåsare : Åtkomst till Efectes visselblåsarfunktion.
• Efecte Project Management : Åtkomst till Efecte Project Management .
• Riskhantering : Tillgång till Efecte Riskhantering.
• Finanstjänsthantering : Åtkomst till Efectes finanstjänsthantering.
• Fastighetshantering: Åtkomst till Efectes fastighetshantering.

Följande licensierbara funktioner listas också:

• Visuellt arbetsflöde : Åtkomst till Efectes visuella arbetsflöde.
• Efecte Web API : Tillgång till Efecte Web API .
• SCCM integration : Åtkomst till Efectes SCCM integration.
• Efectes externa API : Åtkomst till Efectes externa API .

För att se datakorten som lagras i modulmapparna måste du ge användarrollen behörighet till de mappar som användarna med den här rollen behöver åtkomst till. För att se innehållet i mapparna behöver användarna dessutom minst läsbehörighet till mallarna som lagras i mapparna. Om dessa behörigheter saknas ser användarna varken mappen eller mallarna. Om användarrollen inte har åtkomsträttigheter till en mapp kan användare med den rollen inte heller komma åt datakorten som lagras i mappen.

Administrativa behörigheter

När du skapar en ny roll anger du dess rättigheter att utföra administrativa åtgärder.
Beroende på vilka administrativa vyer ditt ESM-system gör tillgängliga kan du ge en roll följande administratörsrättigheter:

• Redigera användare – Behörighet att redigera ESM-användare och användarroller. För att visa datakorten som lagras i användarmapparna måste du ge användarrollen rättigheter till mapparna, mallarna och mallattributen.
• Redigera statiska värden – Behörighet att redigera statiska värden för ett attribut vars datatyp är statisk.
• Redigera mallar – Behörighet att redigera alla mallar i ditt ESM-system. Denna behörighet inkluderar även rättigheter att ändra mallklasser och attribut. Även om en användarroll med denna behörighet kan redigera och se alla mallar i ESM-systemet, kanske användarrollen inte ser alla datakort.
  • För att undvika oavsiktlig dataförlust, gör alltid noggranna planer innan du redigerar en mall som redan används. Om du till exempel tar bort ett attribut raderas inte bara attributet; det raderar även attributvärdena från befintliga datakort. Eftersom behörigheten att redigera mallar är avsevärt bred, bevilja den alltid med försiktighet.
• Redigera mappar – Behörigheten att redigera mappar inkluderar rättigheter att ändra mappar och användarrollbehörigheter i olika ESM-moduler och i mapparna i klientvyn. Mappbehörigheterna för varje enskild mapp begränsar behörigheten. Med andra ord, en roll har behörighet att redigera mappar som den har behörighet att visa.
  • En användare med behörighet att redigera mappar kan skapa nya mappar under de synliga mapparna och ändra och ta bort mappar som är synliga för nämnda användare.
• Importera datakort – Behörighet att importera datakort i XML-format till ESM. Att tillåta import av datakort aktiverar fliken Importera i administrationsgränssnittet för den berörda användarrollen. För mer information om importfunktionen, se kapitel 13.

Som standard har en ny roll ingen behörighet att t.ex. komma åt någon av modulerna eller utföra administrativa åtgärder. När du skapar rollen måste du manuellt välja de rättigheter du vill ge rollen. Om du vill ändra rollens behörigheter efter att du har skapat dem, markerar du rollen i mappträdet och klickar på Redigera roll i visningsmenyn.

Du kan också kopiera behörigheter från en befintlig roll till en ny roll med hjälp av rullgardinsmenyn Kopiera behörighet från roll. Om du kopierar datakortsbehörigheter från en annan roll kopieras även källrollens rättigheter till mallar, attribut och mappar. Således behöver du inte ge den nya rollen behörigheter separat för varje mall, attribut och mapp. Funktionen är användbar när du behöver skapa en ny roll som bara skiljer sig marginellt från en befintlig.

Sök- och användargränssnittsinställningar

Efecte Service Management tillhandahåller ett användargränssnitt där datakort nås med hjälp av sökningar, vyer och/eller mappar. Användargränssnittet kan förenklas för användare som har begränsad åtkomst och/eller uppgifter inom systemet. Administratören kan definiera vilka funktioner som är tillgängliga för användaren genom att använda sök- och användargränssnittsinställningar.

• Bakgrundsdata – När bakgrundsdata är valt kan användare komma åt datakort via de faktiska mappar där de lagrades. Endast de mappar som användaren har behörighet till är tillgängliga.
• Sökbegränsningar – Det finns flera sökfunktioner tillgängliga för att söka i datakort. Som standard kan användare använda alla. Alternativ för sökbegränsning är:
  • Inga begränsningar – Användare kan använda alla sökfunktioner när de söker i datakort.
  • Global sökning av – Användare har inte tillgång till global sökning.
  • Global sökning och grundläggande villkor avstängda – Användare har varken global sökning eller grundläggande villkor tillgängliga.
  • Global sökning, grundläggande och avancerade villkor avaktiverade – Användare har inte tillgång till global sökning, grundläggande villkor eller avancerade villkor.

Om användaren har mer än en roll tillämpas den minst restriktiva. Om målet till exempel är att förhindra att användaren utlöser globala sökningar måste alla hans roller ha begränsningen "Global sökning av".

Planering av tillstånd

Det är värt att noggrant planera vilka behörigheter varje användarroll har. Att noggrant planera din behörighetspolicy i systemimplementeringsfasen kan spara mycket arbete senare. Du kan använda följande metod för att planera de olika rollernas behörigheter:

1. Du kan ange olika rollers visningsrättigheter för olika ESM-objekt via rollrättigheterna – genom att ge en roll rättigheter att använda mallar, statiska värden, användare och så vidare.
   1. Det är lämpligt att skapa rollerna först, eftersom de senare kommer att kräva fler ändringar i befintliga mapp- och mallbehörigheter.
2. Du kan begränsa olika rollers visningsrättigheter till vissa datakort med mapprättigheter . Mapprättigheterna begränsar användningen av datakort baserat på mappstrukturen.
3. Behörighet att komma åt och ändra mallar och attribut är den mest exakta eller specifika begränsningen för användning av datakort och mallar. Med dessa behörigheter kan användarnas rättigheter till vissa typer av mallar eller attribut begränsas oavsett datakortens plats.

När en ny roll skapas har den inga rättigheter till någon av de befintliga mallarna och mapparna. I sådana situationer är det lämpligt att hitta en befintlig roll med liknande rättigheter och kopiera den rollens rättigheter till den nya rollen. Efter att ha kopierat rollrättigheterna, ändra dem för att möta kraven för den nya rollen.

Överlappande behörigheter

Användaren kan ha flera roller som tillsammans utökar en användares rättigheter till viss data (rollrättigheter, mallrättigheter, mapprättigheter och så vidare). I sådana fall ökar antalet rättigheter användaren får om man ger fler roller.

För att kunna se datakorten som lagras i mappar i olika ESM-vyer behöver användarroller rättigheter till de mappar de behöver åtkomst till. För att kunna se innehållet i mapparna behöver användarroller dessutom åtminstone läsbehörighet till de mallar som datakorten som lagras i mapparna är baserade på.

Detsamma gäller tvärtom. En användarroll med behörighet till en viss mall kan inte komma åt några datakort i en mapp som den inte har åtkomsträttigheter till. Följaktligen, för att se ett attribut för en mall, behöver en användarroll behörighet till både mallen och attributet. Om användarrollen tillåter användaren att se en mall (samt datakorten baserade på mallen) men inte tillåter användaren att se några attribut, ser användaren ett datakort utan innehåll.

Det kan finnas överlappningar i rättigheter även om användaren tillhör flera roller. I det här fallet har användaren rollernas kombinerade rättigheter.

Tilldela användare till roller

Om du vill se vilka användare som tillhör en roll och eventuellt redigera användartilldelningen bör du börja från rollvyn.

1. Navigera till den roll du vill se/redigera användartilldelningen för med hjälp av menyn och trädet Behörigheter.
2. Till vänster i rollvyn finns en lista över nuvarande användare av rollen. En användare kan tas bort från rollen genom att klicka på motsvarande ikon.
3. På höger sida finns ett inmatningsfält som du kan använda för att söka efter användare.
   1. Användare som redan är tilldelade rollen är gråmarkerade i listan. Du kan tilldela fler användare till rollen genom att välja en användare med ett musklick och sedan använda vänsterpilen mellan listorna. Att dubbelklicka på en användare fungerar som en genväg.
   2. En användares rolltilldelning kan även ses och redigeras i användarvyn. Gränssnittet är mycket likt: en lista över aktuella roller till vänster och ett sätt att söka efter roller till höger.