Self-Service: uusien käyttäjien luonti, käyttäjätietojen päivitys ja lähtevän käyttäjän tietojen päivitys
IGA use case for receiving personal- and employment information from Self-Service, contains also on-boarding and off-boarding use cases
Self-Service: uusien käyttäjien luonti, käyttäjätietojen päivitys ja lähtevän käyttäjän tietojen päivitys
IGA use case for receiving personal- and employment information from Self-Service, contains also on-boarding and off-boarding use cases
Self-Service: uusien käyttäjien luonti, käyttäjätietojen päivitys ja lähtevän käyttäjän tietojen päivitys
Tämä käyttötapaus kuvaa skenaarioita, joissa loppukäyttäjät voivat lisätä uusia käyttäjiä (perehdyttää), päivittää olemassa olevia käyttäjiä ja hallita lähtevän käyttäjän tietoja (poistaa käytöstä) Efecte Self-Servicen kautta.
On tärkeää erottaa nämä käyttötapaukset käyttäjän elinkaarenhallinta -käyttötapauksista. Näiden kahden ero on siinä, että Self-Service-käyttötapaukset ovat käyttäjän elinkaarenhallinnan käyttötapausten lähtökohta. Self-Service on itse asiassa yksi tavoista, joilla käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot voidaan vastaanottaa IGA-ratkaisuun. Tämä tarkoittaa, että tässä dokumentissa kuvatut käyttötapaukset päättyvät käyttäjän elinkaarenhallinnan käyttötapauksiin.
Termistö
Alta löydät Self-Service-käyttötapaukseen liittyvän termistön koskien käyttäjän luontia, päivityksiä ja lähteviä käyttäjiä. Tarkista myös käyttäjän elinkaarenhallinnan termistö äläkä unohda tarkistaa myös Efecte Glossary.
| Termi | Kuvaus |
| Luo uusi käyttäjä |
Tarkoittaa, että käyttäjä lisää henkilö- ja työsuhdetietoja lähdejärjestelmään/lähdejärjestelmiin, IGA-ratkaisu vastaanottaa tiedot ja käynnistää provisioinnin käyttäjän luomiseksi hakemistoon/hakemistoihin. Uusien käyttäjien luonti on myös palvelu Self-Servicessä. |
| Perehdytä uusi käyttäjä |
Perehdytyksellä on laajempi laajuus kuin käyttäjien luonnilla; IGA-kontekstissa se sisältää myös käyttöoikeuksien pyytäminen -palvelun, ja jos laajuutta laajennetaan, se voi sisältää myös fyysisten tai etuoikeutettujen käyttöoikeuksien pyyntöjä tai muita palveluita. Uusien käyttäjien perehdytys on myös palvelu Self-Servicessä. |
| Päivitä olemassa olevan käyttäjän tiedot |
Tarkoittaa, että käyttäjä tekee henkilö- ja työsuhdetietoihin liittyviä muutoksia lähdejärjestelmään/lähdejärjestelmiin, IGA-ratkaisu vastaanottaa tiedot ja käynnistää provisioinnin käyttäjän päivittämiseksi hakemistoon/hakemistoihin. Käyttäjätietojen päivitys on myös palvelu Self-Servicessä. |
| Päivitä lähtevän käyttäjän tiedot | Tarkoittaa, että käyttäjä lisää työsuhteen päättymispäivän lähdejärjestelmään/lähdejärjestelmiin, IGA-ratkaisu vastaanottaa tiedot ja käynnistää useita eri toimenpiteitä lähtevälle käyttäjälle; prosessi päättyy, kun kaikki liittyvät käyttöoikeudet, auditointivastuut jne. on poistettu käyttäjältä. Lähtevän käyttäjän päivitys käyttää Self-Servicessä samaa palvelua kuin käyttäjätietojen päivitys. |
| Poistuminen | Poistumisella voi olla laajempi laajuus kuin pelkkä käyttäjätilien poistaminen käytöstä ja käyttöoikeuksien poistaminen; esimerkiksi tapauksissa, joissa IGA-ratkaisu hallinnoi fyysisiä kulkuoikeuksia, saattaa olla tarpeen palauttaa avaimet tai muut laitteet. |
Käyttötapauskuvaukset
Käyttötapaus: Uuden käyttäjän luonti (perehdytys)
”Uusien käyttäjien luonti” -palvelu Self-Servicessä voi olla yksittäinen palvelu, tai se voidaan yhdistää käyttöoikeuksien pyytäminen -palveluun, jolloin palvelua kutsutaan yleensä nimellä ”perehdytä uusi käyttäjä”. Jos asiakas käyttää muita olennaisia palveluita Self-Servicessään, ne voidaan yhdistää IGA:n perehdytyspalveluun.
| Kuvaus | |
| Yleiskuvaus | Tässä käyttötapauksessa kuvataan, miten uuden käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot lisätään Self-Serviceen. |
| Toimijat |
|
| Edellytykset | Asiakas on määrittänyt käyttäjän elinkaarenhallinta -käyttötapaukset sekä työjakson ja tilinhallinnan asetukset. Asiakas on myöntänyt Self-Service-käyttöoikeudet niille käyttäjille, joilla on pääsy joko uuden käyttäjän luonti- tai käyttäjän perehdytyspalveluun. |
| Tulos | Uuden käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot vastaanotetaan IGA-ratkaisuun, ja käyttäjän elinkaarenhallinnan prosessit voidaan käynnistää. |
| Uuden käyttäjän luontiprosessi (perehdytys) |
|
| Raportointi |
Raportointi Self-Servicessä riippuu asiakkaan asetuksista ja palveluiden käyttöoikeuksista, mutta loppukäyttäjät ja esimiehet voivat nähdä esimerkiksi:
|
| Valmiit palvelut Self-Servicessä |
|
Käyttötapaus: Käyttäjätietojen päivitys
Loppukäyttäjät ja esimiehet voivat päivittää käyttäjän henkilö- ja/tai työsuhdetietoja Self-Servicestä.
| Kuvaus | |
| Yleiskuvaus | Tämä käyttötapaus kuvaa, miten olemassa olevan käyttäjän henkilö- ja työsuhdetietoja voidaan muuttaa Self-Servicestä. |
| Toimijat |
|
| Edellytykset | Asiakas on määrittänyt käyttäjän elinkaarenhallinta -käyttötapaukset sekä työjakson ja tilinhallinnan asetukset. Asiakas on myöntänyt Self-Service-käyttöoikeudet niille käyttäjille, joilla on pääsy käyttäjätietojen päivityspalveluun. |
| Tulos | Olemassa olevan käyttäjän henkilö- ja työsuhdetietojen muutokset vastaanotetaan IGA-ratkaisuun, ja käyttäjän elinkaarenhallinnan prosessit voidaan käynnistää. |
| Käyttäjätietojen päivitys |
|
| Raportointi |
Raportointi Self-Servicessä riippuu asiakkaan asetuksista ja palveluiden käyttöoikeuksista, mutta loppukäyttäjät ja esimiehet voivat nähdä esimerkiksi
|
| Valmiit palvelut Self-Servicessä | Käyttäjätietojen päivitys |
Käyttötapaus: Lähtevät käyttäjät (poistuminen)
Lähtevien käyttäjien käyttötapaus käyttää Self-Servicessä samaa palvelua kuin käyttäjätietojen päivitys. Ainoa ero on, että kun pyyntöön lisätään päättymispäivä, se käynnistää lähtevän käyttäjän prosessin.
| Kuvaus | |
| Yleiskuvaus | Tämä käyttötapaus kuvaa, miten lähtevän käyttäjän prosessi käynnistetään Self-Servicestä. |
| Toimijat |
|
| Edellytykset | Asiakas on määrittänyt käyttäjän elinkaarenhallinta -käyttötapaukset sekä työjakson ja tilinhallinnan asetukset. Asiakas on myöntänyt Self-Service-käyttöoikeudet niille käyttäjille, joilla on pääsy käyttäjätietojen päivityspalveluun. |
| Tulos | Olemassa olevan käyttäjän henkilö- ja työsuhdetietojen muutokset vastaanotetaan IGA-ratkaisuun, ja käyttäjän elinkaarenhallinnan prosessit voidaan käynnistää. |
| Käyttäjätietojen päivitys |
|
| Raportointi |
Raportointi Self-Servicessä riippuu asiakkaan asetuksista ja palveluiden käyttöoikeuksista, mutta loppukäyttäjät ja esimiehet voivat nähdä esimerkiksi:
|
| Valmiit palvelut Self-Servicessä | Käyttäjätietojen päivitys |
Toimitusohjeet
Määritysohjeet
Suhteet muihin käyttötapauksiin:
- Käyttäjän elinkaarenhallinta
- Tilinhallinta
Valmistelutehtävät,
- Käyttäjän elinkaarenhallinta ja työjaksohallinta -käyttötapaukset on määritettävä IGA-ratkaisussa
- Hakemistotilien luonti ja provisiointi, IGA-tilinhallinta on määritettävä IGA-ratkaisussa.
Määritysohjeet:
- Käytä (julkaise/älä julkaise) tarkoituksenmukaisia lomakkeita asiakkaan kanssa käytyjen määrittelytyöpajojen sopimusten mukaisesti. Vaihtoehdot ovat:
- Perehdytys sisäisille käyttäjille (paketti, sisältää käyttöoikeuksien pyytämisen)
- Perehdytys ulkoisille käyttäjille (paketti, sisältää käyttöoikeuksien pyytämisen)
- Luo uusi sisäinen käyttäjä (yksittäinen palvelu)
- Luo uusi ulkoinen käyttäjä (yksittäinen palvelu)
- Käyttäjätietojen päivitys (yksittäinen palvelu) sekä sisäisille että ulkoisille käyttäjille; samaa palvelua käytetään myös lähteville käyttäjille (poistuminen).
- Jos työskentelet ympäristössä, jossa käyttäjää kohden käytetään vain yhtä työjaksoa, poista seuraavat attribuutit ESS-lomakkeelta/lomakkeilta:
- Käyttäjä on olemassa?
- Käyttäjä
- Olemassa olevalle käyttäjälle luodaan uusi työjakso. Jos
haluat päivittää olemassa olevaa työjaksoa, käytä
Alaisen tietojen päivitys -lomaketta
- Self-Service käyttää OU-polkuja löytääkseen oikeat henkilötietokortit IGA-ratkaisusta ja myöntääkseen käyttöoikeuden oikealle sivustolle, jolla lomakkeet on julkaistu.
- Aseta oikeat organisaatioyksiköt Sivustot-välilehdelle.
- Aseta oikeat organisaatioyksiköt Sivustot-välilehdelle.
- IGA:han liittyvät lomakkeet näytetään Self-Servicen käyttäjille hakemistoryhmien perusteella; valmiit roolit löytyvät Roolit-välilehdeltä, esimerkiksi IGA esimiehille.
- Vaihda baselinessa käytetyt ryhmät toimituksessa määriteltyihin asiakkaan todellisiin hakemistoryhmiin.
- Vaihda baselinessa käytetyt ryhmät toimituksessa määriteltyihin asiakkaan todellisiin hakemistoryhmiin.
- Self-Serviceen lisätty tieto lähetetään nyt IGA-palvelupyyntönä IGA-ratkaisuun.
Järjestelmä- ja hyväksymistestauksen ohjeet
Kun IGA-ratkaisu toimitetaan, suosittelemme käyttämään Efecte Delivery Management -työkalua testitapauksiin, testihavaintoihin ja testivaiheen raportointiin. Nämä ohjeet viittaavat työkalussa oleviin valmiisiin testitapauksiin.
Self-Servicestä luotujen/päivitettyjen/lähteneiden testikäyttäjien testaus:
-
Kirjaudu Self-Serviceen jollakin esimiestyyppisellä testikäyttäjällä
- Luo uusia sisäisiä ja ulkoisia käyttäjiä.
- Päivitä olemassa olevan alaisen tiedot.
- Päivitä henkilötiedot (etunimi, sukunimi jne.).
- Päivitä työsuhdetiedot (titteli, kustannuspaikka, organisaatioyksikkö).
- Luo uusi työjakso olemassa olevalle käyttäjälle (ei koske käyttäjää, jolla on yksi työjakso ja yksi hakemistotili).
- Poista olemassa oleva alainen käytöstä .
- Tarkista, että Self-Service näyttää pyynnön tilan oikein etusivulla.
- Tarkista, että pyyntöhistoria näyttää tiedot oikein Self-Servicessä.
Katso käyttäjän elinkaarenhallinnan -testausohjeet sen tarkistamiseksi, että tiedot vastaanotetaan oikein, ja tilinhallinnan -testausohjeet sen tarkistamiseksi, että tiedot provisioidaan oikein.
Table of Contents